Dieser Artikel enthält im Anschluß an die deutsche Fassung eine englische Übersetzung. / This article includes an English translation following the German version.

Einleitung

„Können Sie mir bitte ein Organigramm schicken?" – diese Bitte klingt nach Bürokratie. Ist sie aber nicht. Sie ist der Schlüssel zu einer reibungslosen Transaktion.

Wenn eine Gesellschaft an einer Beurkundung beteiligt ist, muß ich verstehen, wer dahintersteht. Bei einer einfachen GmbH mit zwei Gesellschaftern ist das überschaubar. Bei einer mehrstufigen Holdingstruktur mit Gesellschaften in verschiedenen Ländern wird es komplex. Und genau dann brauche ich eine klare Darstellung.

Was ich unter Beteiligungsstruktur verstehe

Die Beteiligungsstruktur zeigt, wem eine Gesellschaft gehört – und wem die Eigentümer gehören. Bei einer mehrstufigen Struktur ergibt sich eine Kette:

Die natürliche Person A hält 100 % an der Holding B. Die Holding B hält 80 % an der Zwischengesellschaft C. Die Zwischengesellschaft C hält 100 % an der operativen Gesellschaft D, die das Grundstück kauft.

Ich muß diese Kette nachvollziehen können. Nicht weil ich neugierig bin, sondern weil das Geldwäschegesetz es verlangt. Ich muß die wirtschaftlich Berechtigten identifizieren – die natürlichen Personen am Ende der Kette.

Das Organigramm: Ihr Kompaß durch die Struktur

Ein Beteiligungsdiagramm – oft Organigramm genannt – zeigt mir auf einen Blick:

Welche Gesellschaften sind beteiligt? Mit vollständigem Namen und Sitzland.

Wer hält welche Anteile? In Prozent, bei jeder Ebene.

Wo sind die natürlichen Personen? Die wirtschaftlich Berechtigten an der Spitze der Struktur.

Ein gutes Organigramm muß nicht schön sein. Es muß klar sein. Eine einfache Skizze mit Kästen und Pfeilen reicht völlig aus. Wichtig ist, daß ich die Beteiligungsverhältnisse verstehe.

Die Kettennachweise: Belege für jede Ebene

Das Organigramm zeigt mir die Struktur. Die Kettennachweise belegen sie. Für jede Ebene der Struktur brauche ich Dokumente:

Handelsregisterauszüge: Wer ist als Gesellschafter eingetragen? Bei deutschen Gesellschaften aus dem Handelsregister, bei ausländischen Gesellschaften aus dem jeweiligen nationalen Register.

Gesellschafterlisten: Bei der deutschen GmbH zeigt die Gesellschafterliste die aktuellen Anteilseigner.

Gesellschaftsverträge: Wer hält welche Anteile? Gibt es besondere Regelungen zur Stimmrechtsverteilung?

Transparenzregisterauszüge: Wer ist als wirtschaftlich Berechtigter gemeldet?

Die Dokumente müssen zur Struktur passen. Wenn das Organigramm zeigt, daß Gesellschaft A 60 % an Gesellschaft B hält, muß der Handelsregisterauszug oder die Gesellschafterliste das bestätigen.

Warum die Vollständigkeit entscheidend ist

Ich kann nur beurkunden, wenn ich die Struktur vollständig nachvollziehen kann. Fehlt ein Glied in der Kette, fehlt mir die Grundlage.

Ein Beispiel: Eine luxemburgische Holding kauft ein Grundstück in Berlin. Die Holding gehört zu 100 % einer niederländischen BV. Die BV gehört einem Trust auf Jersey. Wer sind die Begünstigten des Trusts?

Ich muß bis zu den natürlichen Personen durchdringen. Wenn ich nicht weiß, wer letztlich dahintersteht, kann ich nicht beurkunden. Das ist keine Willkür – das ist geltendes Recht.

Komplexe Strukturen: Kein Problem, aber Aufwand

Je komplexer die Struktur, desto mehr Dokumente brauche ich. Das ist aufwendig, aber machbar. Wichtig ist, daß wir früh beginnen.

Mehrstufige Holdings: Für jede Ebene brauche ich Nachweise. Bei einer dreistufigen Struktur sind das mindestens drei Sätze von Dokumenten.

Verschiedene Jurisdiktionen: Dokumente aus verschiedenen Ländern haben verschiedene Formen. Ein luxemburgischer Handelsregisterauszug sieht anders aus als ein amerikanisches Certificate of Formation.

Trusts und Stiftungen: Bei diesen Strukturen gibt es keine Gesellschafter im klassischen Sinn. Hier muß ich die Begünstigten und die Kontrollpersonen ermitteln.

Nominee-Strukturen: Wenn ein Nominee die Anteile hält, muß ich wissen, wer der wirtschaftlich Berechtigte dahinter ist.

Was ein gutes Organigramm enthält

Wenn Sie mir ein Beteiligungsdiagramm schicken, sollte es folgendes zeigen:

Alle Gesellschaften: Vollständiger Name, Rechtsform, Sitzland, Registernummer (falls bekannt).

Alle Beteiligungsquoten: In Prozent, für jede Verbindung.

Die natürlichen Personen: Name, Staatsangehörigkeit, Wohnsitzland.

Das Datum: Strukturen können sich ändern. Ich muß wissen, auf welchen Zeitpunkt sich das Diagramm bezieht.

Mein Angebot: Unterstützung bei der Dokumentation

Die Zusammenstellung der Kettennachweise kann aufwendig sein. Ich unterstütze Sie dabei:

Checkliste: Ich sage Ihnen genau, welche Dokumente ich für welche Gesellschaft brauche.

Formprüfung: Ich prüfe, ob die Dokumente den deutschen Anforderungen genügen – oder ob etwa eine Apostille fehlt.

Lückenanalyse: Wenn etwas fehlt, sage ich Ihnen, was genau – und wie Sie es beschaffen können.

Strukturberatung: Manchmal läßt sich eine Struktur vereinfachen. Wenn das die Transaktion erleichtert, zeige ich Optionen auf.

Der praktische Ablauf

So arbeite ich bei komplexen Strukturen:

1. Sie schicken mir ein vorläufiges Organigramm – auch als Skizze.

2. Ich prüfe die Struktur und erstelle eine Liste der benötigten Dokumente.

3. Sie beschaffen die Dokumente; ich stehe für Fragen zur Verfügung.

4. Ich prüfe die eingegangenen Dokumente auf Vollständigkeit und Konsistenz.

5. Wenn alles vorliegt, können wir beurkunden.

Je früher wir beginnen, desto mehr Zeit bleibt für die Dokumentenbeschaffung. Bei internationalen Strukturen sollten Sie mindestens vier Wochen einplanen.

Mein Versprechen

Komplexe Beteiligungsstrukturen sind kein Hindernis – sie sind Alltag im internationalen Geschäft. Ich habe Erfahrung mit Holdings, Trusts und mehrstufigen Strukturen aus vielen Ländern.

Schicken Sie mir Ihre Struktur. Ich sage Ihnen, was ich brauche. Gemeinsam machen wir die Transaktion möglich.

Tobias Scheidacker
Notar in Berlin

English Version

"Could you please send me an organizational chart?"—this request sounds like bureaucracy. But it isn't. It's the key to a smooth transaction.

When a company is involved in a notarization, I need to understand who stands behind it. For a simple GmbH with two shareholders, this is manageable. For a multi-level holding structure with companies in different countries, it becomes complex. And that's exactly when I need a clear presentation.

What I Mean by Ownership Structure

The ownership structure shows who owns a company—and who owns the owners. In a multi-level structure, this creates a chain:

Natural person A holds 100% of Holding B. Holding B holds 80% of intermediate company C. Intermediate company C holds 100% of operating company D, which is buying the property.

I must be able to trace this chain. Not because I'm curious, but because the Money Laundering Act requires it. I must identify the beneficial owners—the natural persons at the end of the chain.

The Organizational Chart: Your Compass Through the Structure

An ownership diagram—often called an org chart—shows me at a glance:

Which companies are involved? With full name and country of incorporation.

Who holds what shares? In percentages, at each level.

Where are the natural persons? The beneficial owners at the top of the structure.

A good org chart doesn't have to be beautiful. It has to be clear. A simple sketch with boxes and arrows is perfectly sufficient. What matters is that I understand the ownership relationships.

Chain of Title: Evidence for Each Level

The org chart shows me the structure. The chain of title documents prove it. For each level of the structure, I need documents:

Commercial register extracts: Who is registered as shareholder? For German companies from the commercial register, for foreign companies from the respective national register.

Shareholder lists: For German GmbHs, the shareholder list shows the current shareholders.

Articles of association: Who holds what shares? Are there special provisions for voting rights?

Transparency register extracts: Who is reported as beneficial owner?

The documents must match the structure. If the org chart shows that Company A holds 60% of Company B, the commercial register extract or shareholder list must confirm this.

Why Completeness Is Crucial

I can only notarize if I can fully trace the structure. If a link in the chain is missing, I lack the foundation.

An example: A Luxembourg holding is buying a property in Berlin. The holding is 100% owned by a Dutch BV. The BV is owned by a trust in Jersey. Who are the beneficiaries of the trust?

I must get through to the natural persons. If I don't know who ultimately stands behind it, I cannot notarize. This is not arbitrary—this is applicable law.

Complex Structures: No Problem, but Effort

The more complex the structure, the more documents I need. This is laborious but manageable. The important thing is that we start early.

Multi-level holdings: For each level, I need evidence. For a three-tier structure, that means at least three sets of documents.

Different jurisdictions: Documents from different countries have different forms. A Luxembourg commercial register extract looks different from an American Certificate of Formation.

Trusts and foundations: With these structures, there are no shareholders in the classic sense. Here I must determine the beneficiaries and the controlling persons.

Nominee structures: If a nominee holds the shares, I must know who the beneficial owner behind them is.

What a Good Org Chart Contains

When you send me an ownership diagram, it should show:

All companies: Full name, legal form, country of incorporation, registration number (if known).

All ownership percentages: In percent, for each connection.

The natural persons: Name, nationality, country of residence.

The date: Structures can change. I need to know what point in time the diagram refers to.

My Offer: Support with Documentation

Compiling the chain of title documents can be laborious. I support you with:

Checklist: I tell you exactly which documents I need for which company.

Form review: I check whether the documents meet German requirements—or whether an apostille is missing, for example.

Gap analysis: If something is missing, I tell you exactly what—and how you can obtain it.

Structure advisory: Sometimes a structure can be simplified. If that facilitates the transaction, I show options.

The Practical Process

This is how I work with complex structures:

1. You send me a preliminary org chart—even as a sketch.

2. I review the structure and create a list of required documents.

3. You obtain the documents; I'm available for questions.

4. I review the received documents for completeness and consistency.

5. When everything is in place, we can notarize.

The earlier we start, the more time remains for document procurement. For international structures, you should plan at least four weeks.

My Promise

Complex ownership structures are not an obstacle—they are everyday business in international transactions. I have experience with holdings, trusts, and multi-level structures from many countries.

Send me your structure. I'll tell you what I need. Together, we make the transaction possible.

Tobias Scheidacker
Notary in Berlin

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