Dieser Artikel enthält im Anschluß an die deutsche Fassung eine englische Übersetzung. / This article includes an English translation following the German version.
Das Orchester der Transaktion
Eine hochwertige Immobilieninvestition in Deutschland ist kein Solostück. Sie ist ein Ensemble, bei dem verschiedene Spezialisten zusammenwirken müssen, damit am Ende alles stimmt. Internationale Investoren, die zum ersten Mal auf dem deutschen Markt aktiv werden, unterschätzen regelmäßig zwei Dinge: erstens, wie viele verschiedene Berater sie tatsächlich brauchen, und zweitens, wie wichtig das Timing bei der Einschaltung dieser Berater ist.
Der Reflex vieler Investoren ist verständlich: Sie haben in ihrem Heimatmarkt einen vertrauten Anwalt oder Berater, der alles koordiniert. Warum sollte das in Deutschland anders sein? Die Antwort liegt in der Spezialisierung des deutschen Beratungsmarktes und in den besonderen Anforderungen, die das deutsche Rechtssystem an Immobilientransaktionen stellt. Wer das Orchester richtig zusammenstellt und jeden Musiker zur richtigen Zeit einsetzt, spart Zeit, Geld und Nerven.
Der Steuerberater: Ihr erster Anruf
Wenn ich internationalen Investoren einen einzigen Rat geben dürfte, wäre es dieser: Sprechen Sie mit einem deutschen Steuerberater, bevor Sie irgendetwas anderes tun. Nicht nachdem Sie ein Objekt gefunden haben. Nicht während der Due Diligence. Vorher.
Die Gründe sind handfest. Die Frage, wie Sie eine Immobilie in Deutschland erwerben – direkt als natürliche Person, über Ihre bestehende ausländische Gesellschaft, über eine neu zu gründende deutsche GmbH, über eine vermögensverwaltende Personengesellschaft – hat weitreichende steuerliche Konsequenzen. Diese Konsequenzen betreffen nicht nur die Erwerbsphase (Grunderwerbsteuer, die je nach Bundesland zwischen 3,5% und 6,5% liegt), sondern auch die Haltephase (laufende Besteuerung der Mieteinnahmen) und die Exit-Phase (Besteuerung von Veräußerungsgewinnen).
Ein erfahrener Steuerberater wird mit Ihnen Fragen durchgehen, an die Sie vermutlich noch nicht gedacht haben: Besteht ein Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und Ihrem Heimatland? Wie wirkt sich die gewählte Struktur auf Ihre persönliche Steuersituation aus? Gibt es Haltefristen, die Sie bei der Exit-Planung berücksichtigen müssen? Ist ein Share Deal steuerlich vorteilhafter als ein Asset Deal – und wenn ja, um welchen Preis auf der rechtlichen Seite?
Die steuerliche Strukturierung im Nachhinein zu ändern ist teuer, manchmal unmöglich. Die Strukturierung im Vorhinein richtig zu machen kostet vergleichsweise wenig. Das ist keine Beratung, an der man spart.
Was der Steuerberater nicht tut: Er führt keine rechtliche Due Diligence durch, er verhandelt nicht den Kaufvertrag, er kümmert sich nicht um Grundbuchfragen. Er ist ein Spezialist für Steuern – nicht mehr, aber auch nicht weniger.
Der Rechtsanwalt: Ihr Verhandlungspartner und Prüfer
Die Rolle des Rechtsanwalts bei einer deutschen Immobilientransaktion wird von internationalen Investoren oft mißverstanden. In angelsächsischen Ländern erstellt der Anwalt des Käufers den Kaufvertrag, verhandelt ihn mit dem Anwalt der Gegenseite, und beide Seiten kämpfen um jeden Punkt. In Deutschland erstellt der Notar den Vertrag. Was bleibt da für den Anwalt?
Sehr viel, wenn man es richtig macht.
Due Diligence: Die rechtliche Prüfung des Kaufgegenstands ist klassische Anwaltsarbeit. Der Rechtsanwalt analysiert die Mietverträge, prüft Dienstbarkeiten und Baulasten, untersucht öffentlich-rechtliche Genehmigungen, bewertet Haftungsrisiken. Bei Share Deals kommt die gesellschaftsrechtliche Prüfung hinzu – Satzung, Gesellschafterbeschlüsse, Arbeitsverhältnisse, schwebende Rechtsstreitigkeiten. Diese Arbeit erfordert juristische Expertise und Erfahrung mit deutschen Rechtsverhältnissen.
Verhandlung der wirtschaftlichen Terms: Bevor der Notar einen Vertragsentwurf erstellt, müssen sich Käufer und Verkäufer auf die wesentlichen Punkte einigen. Welche Gewährleistungen gibt der Verkäufer? Welche Haftungsbeschränkungen sind akzeptabel? Wie werden Risiken, die in der Due Diligence identifiziert wurden, im Kaufpreis oder in den Vertragsbedingungen abgebildet? Diese Verhandlung ist Anwaltssache – der Notar ist neutral und kann keine Parteiinteressen vertreten.
Strukturberatung: Gemeinsam mit dem Steuerberater entwickelt der Rechtsanwalt die optimale Transaktionsstruktur. Er beurteilt die rechtlichen Vor- und Nachteile verschiedener Optionen, identifiziert Risiken und schlägt Gestaltungen vor, die diese Risiken minimieren.
Kommentierung des Vertragsentwurfs: Wenn der Notar den Vertragsentwurf vorlegt, prüft der Anwalt ihn aus Sicht seines Mandanten. Er identifiziert Passagen, die geändert werden sollten, schlägt alternative Formulierungen vor und verhandelt diese mit der Gegenseite oder deren Anwälten.
Was der Anwalt nicht tut: Er erstellt und beurkundet nicht den Kaufvertrag – das ist Sache des Notars. Er gibt keine Steuerberatung – das ist Sache des Steuerberaters. Die Abgrenzung der Rollen ist in Deutschland klarer als in manchen anderen Ländern, und das hat Vorteile für die Qualität der Beratung.
Der Notar: Ihr neutraler Strukturierer und Urkunds"beamter"
Über die Rolle des Notars habe ich an anderer Stelle ausführlich geschrieben. Hier nur das Wesentliche im Kontext des Beraternetzwerks:
Der Notar ist kein Parteivertreter. Er ist ein neutraler Amtsträger, der beiden Seiten gleichermaßen verpflichtet ist. Seine Aufgaben umfassen die Erstellung des Kaufvertrags, die Beurkundung, die rechtliche Belehrung beider Parteien und den Vollzug der Transaktion (Grundbuchanträge, Einholung von Genehmigungen, Überwachung der Kaufpreiszahlung).
Die Stärke des Notars liegt in der Strukturierung und der prozessualen Abwicklung. Er kennt die Anforderungen des Grundbuchamts, die Fallstricke bei der Formulierung von Fälligkeitsvoraussetzungen, die Feinheiten der Zahlungsabwicklung. Er sorgt dafür, daß die wirtschaftliche Einigung der Parteien in eine rechtlich wasserdichte Form gegossen wird.
Was der Notar nicht tut: Er vertritt nicht Ihre Interessen gegen die Gegenseite – dafür haben Sie Ihren Anwalt. Er berät nicht zu steuerlichen Fragen – dafür haben Sie Ihren Steuerberater. Er bewertet nicht, ob der Kaufpreis angemessen ist oder die Investition wirtschaftlich sinnvoll – das ist Ihre unternehmerische Entscheidung.
Wann ist der Notar der richtige erste Kontakt?
Es gibt Situationen, in denen es sinnvoll ist, den Notar bereits in einem frühen Stadium zu kontaktieren – noch bevor die anderen Berater eingeschaltet werden:
Wenn Sie den deutschen Markt noch nicht kennen und einen ersten Orientierungspunkt brauchen, kann ein erfahrener Notar Ihnen einen Überblick über den typischen Ablauf einer Transaktion geben und Sie an geeignete Spezialisten verweisen. Viele Notare haben über Jahre Netzwerke aufgebaut und können Steuerberater, Anwälte und andere Berater empfehlen, die Erfahrung mit internationalen Mandanten haben.
Wenn Sie eine komplexe Strukturfrage haben – etwa die Kombination von Immobilienerwerb mit Gesellschaftsgründung, Erbfolgeregelungen oder Finanzierungsstrukturen – kann der Notar frühzeitig eingebunden werden, um die notarielle Machbarkeit zu prüfen und den Prozeß effizient zu planen.
Wenn die Transaktion zeitkritisch ist und Sie sicherstellen wollen, daß der Beurkundungstermin zeitnah stattfinden kann, ist eine frühe Kontaktaufnahme sinnvoll. Gute Notare sind ausgelastet; wer erst anruft, wenn der Vertrag unterschriftsreif ist, riskiert Verzögerungen.
Die Bank: Ihr Finanzierungspartner
Wenn Sie die Investition ganz oder teilweise fremdfinanzieren wollen, ist die Bank ein zentraler Akteur. Deutsche Banken haben bei der Finanzierung von Gewerbeimmobilien eigene Anforderungen, die sich von denen in anderen Märkten unterscheiden können.
Frühzeitige Einbindung: Die Bank sollte früh im Prozeß kontaktiert werden – idealerweise parallel zur steuerlichen Strukturierung. Die grundsätzliche Finanzierbarkeit des Vorhabens zu klären, bevor Sie in intensive Verhandlungen mit dem Verkäufer eintreten, schützt vor bösen Überraschungen.
Dokumentationsanforderungen: Deutsche Banken verlangen umfangreiche Unterlagen: Bonitätsnachweise, Geschäftspläne, Bewertungsgutachten, Mieterlisten, Grundbuchauszüge. Für internationale Investoren kann die Beschaffung dieser Unterlagen in der geforderten Form Zeit kosten. Ein erfahrener Bankberater wird Ihnen frühzeitig mitteilen, was er braucht.
Koordination mit dem Notar: Die Bestellung der Grundschuld, die als Sicherheit für das Darlehen dient, erfolgt regelmäßig im Rahmen der Kaufvertragsbeurkundung oder kurz danach. Die Bank wird dem Notar eine Grundschuldbestellungsurkunde übersenden, die dieser in den Ablauf integriert. Die Abstimmung zwischen Bank und Notar ist Routine – beide Seiten wissen, was zu tun ist.
Valutierung und Auszahlung: Die Auszahlung des Darlehens muß mit der Kaufpreisfälligkeit koordiniert werden. Der Käufer erhält vom Notar eine Fälligkeitsmitteilung, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind; die Bank muß dann zeitnah valutieren. Diese Koordination funktioniert in der Praxis gut, erfordert aber, daß alle Beteiligten ihre Hausaufgaben gemacht haben.
Was die Bank nicht tut: Sie berät nicht zu rechtlichen oder steuerlichen Fragen. Sie vertritt nicht Ihre Interessen in Verhandlungen mit dem Verkäufer. Sie bewertet nicht, ob die Investition strategisch sinnvoll ist – nur ob sie finanzierbar ist.
Der Makler: Ihr Objektfinder
Bei vielen Transaktionen steht am Anfang ein Makler – entweder weil der Käufer einen Makler mit der Suche beauftragt hat oder weil der Verkäufer das Objekt über einen Makler vermarktet.
Marktkenntnis: Ein guter Makler kennt den lokalen Markt, die Preisstrukturen, die relevanten Akteure. Er weiß, welche Objekte gerade oder demnächst verfügbar sind, oft bevor sie öffentlich angeboten werden. Für internationale Investoren, die den deutschen Markt nicht im Detail kennen, ist diese Marktkenntnis wertvoll.
Deal Sourcing: Viele attraktive Objekte werden off-market gehandelt, also ohne öffentliche Vermarktung. Der Zugang zu diesen Deals erfordert Netzwerke, die sich über Jahre aufbauen. Ein etablierter Makler kann diesen Zugang bieten.
Erste Filterung: Der Makler kann eine erste Einschätzung geben, ob ein Objekt zu den Kriterien des Käufers paßt, und offensichtlich ungeeignete Angebote aussortieren, bevor Zeit in intensive Prüfungen investiert wird.
Koordination in der Frühphase: In der Phase zwischen erstem Interesse und Letter of Intent koordiniert oft der Makler die Kommunikation zwischen Käufer und Verkäufer. Er organisiert Besichtigungen, sammelt erste Informationen und moderiert die Preisfindung.
Was der Makler nicht tut: Er ersetzt nicht die professionelle Due Diligence durch Anwälte und Steuerberater. Er berät nicht zu rechtlichen oder steuerlichen Fragen. Er beurkundet keine Verträge. Und seine Loyalität kann geteilt sein – bei vielen Transaktionen wird der Makler vom Verkäufer bezahlt, auch wenn er dem Käufer gegenüber freundlich auftritt.
Der Property Manager: Ihr Verwalter nach dem Kauf
Die Transaktion endet nicht mit der Eigentumsumschreibung. Eine Immobilie muß verwaltet werden – Mieter betreut, Instandhaltung organisiert, Abrechnungen erstellt, behördliche Anforderungen erfüllt. Für internationale Investoren, die nicht selbst vor Ort präsent sind, ist ein professioneller Property Manager unverzichtbar.
WEG-Verwaltung vs. Mietverwaltung: Bei Eigentumswohnungen gibt es die Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG-Verwaltung), die das Gemeinschaftseigentum betrifft, und die Sondereigentumsverwaltung, die Ihre einzelne Einheit betrifft. Bei ganzen Gebäuden oder Gewerbeobjekten gibt es nur die Hausverwaltung. Die Strukturen unterscheiden sich, und internationale Investoren brauchen manchmal Erklärungen.
Kaufmännische und technische Verwaltung: Die kaufmännische Verwaltung umfaßt Mietinkasso, Betriebskostenabrechnungen, Kommunikation mit Mietern. Die technische Verwaltung kümmert sich um Instandhaltung, Reparaturen, Modernisierungen. Manchmal werden beide Funktionen von einer Firma übernommen, manchmal getrennt.
Berichtswesen: Ein guter Property Manager liefert regelmäßige Berichte über Einnahmen und Ausgaben, Mietentwicklung, anstehende Maßnahmen. Für internationale Investoren ist ein klares, professionelles Reporting unverzichtbar, um die Investition aus der Ferne zu überwachen.
Einbindung vor dem Kauf: Es kann sinnvoll sein, den künftigen Property Manager bereits während der Due Diligence einzubeziehen. Er kann die bestehenden Mietverhältnisse, den Zustand des Objekts und die laufenden Verwaltungsverträge aus praktischer Sicht beurteilen.
Wie die Akteure zusammenarbeiten
In einer idealen Transaktion arbeiten alle Berater koordiniert zusammen. Das setzt voraus, daß jemand den Überblick behält und die Fäden zusammenführt. Bei größeren Transaktionen übernimmt oft der Rechtsanwalt diese Koordinationsfunktion; bei kleineren Transaktionen kann es auch der Käufer selbst sein, wenn er entsprechende Erfahrung mitbringt.
Typischer Ablauf einer Transaktion:
1. Steuerliche Strukturierung (Steuerberater, ggf. mit Rechtsanwalt): Festlegung der Erwerbsstruktur vor Beginn konkreter Verhandlungen.
2. Objektsuche und erste Prüfung (Makler, ggf. Käufer selbst): Identifikation geeigneter Objekte, erste Besichtigungen, Sammlung von Informationen.
3. Finanzierungsgrundlagen (Bank): Klärung der grundsätzlichen Finanzierbarkeit, erste Gespräche über Konditionen.
4. Letter of Intent und Exklusivität (Rechtsanwalt, ggf. Makler): Festlegung der wesentlichen Eckpunkte, Vereinbarung einer Exklusivitätsperiode.
5. Due Diligence (Rechtsanwalt für rechtliche DD, Steuerberater für steuerliche DD, technische Berater für technische DD): Umfassende Prüfung des Kaufgegenstands.
6. Verhandlung der Deal Terms (Rechtsanwalt): Verhandlung von Gewährleistungen, Haftungsregelungen, Kaufpreisanpassungen basierend auf DD-Ergebnissen.
7. Vertragsentwurf und Beurkundung (Notar): Erstellung des Kaufvertrags, Beurkundung, rechtliche Belehrung.
8. Finanzierung finalisieren (Bank, Notar): Grundschuldbestellung, Auszahlungsvoraussetzungen, Valutierung.
9. Vollzug (Notar): Grundbuchanträge, Einholung von Genehmigungen, Überwachung der Kaufpreiszahlung, Eigentumsumschreibung.
10. Übergabe und laufende Verwaltung (Property Manager): Übernahme der Verwaltung, Einarbeitung in die Mietverhältnisse.
Die Kosten im Blick
Internationale Investoren fragen oft, was all diese Berater kosten. Die Antwort hängt von der Komplexität der Transaktion ab, aber einige Orientierungswerte:
Notargebühren: Gesetzlich geregelt, abhängig vom Geschäftswert. Für einen Kaufvertrag über 5 Millionen Euro etwa 30.000 Euro brutto, für 10 Millionen Euro etwa 40.000 Euro brutto. Diese Gebühren sind nicht verhandelbar.
Rechtsanwaltsgebühren: Frei verhandelbar, typischerweise Stundensätze zwischen 250 und 500 Euro für erfahrene Immobilienanwälte, bei großen Kanzleien auch mehr. Für eine mittelgroße Transaktion (Due Diligence, Vertragsverhandlung, Begleitung bis zum Closing) sollten 15.000-50.000 Euro eingeplant werden, je nach Komplexität.
Steuerberatergebühren: Ebenfalls abhängig vom Aufwand. Für die initiale Strukturberatung und laufende Begleitung einer Transaktion typischerweise 5.000-20.000 Euro, bei komplexen internationalen Strukturen auch mehr.
Maklergebühren: In Deutschland trägt traditionell der Käufer die Maklerprovision. Üblich sind 3-6% des Kaufpreises zuzüglich Mehrwertsteuer. Bei Gewerbeimmobilien gibt es keine gesetzliche Regelung; hier wird individuell verhandelt.
Property Management: Laufende Kosten, typischerweise 3-6% der Jahresnettomiete für die kaufmännische Verwaltung, zuzüglich technischer Verwaltung und Sonderleistungen.
Diese Kosten mögen auf den ersten Blick erheblich erscheinen. Im Verhältnis zum Transaktionsvolumen und zu den Risiken, die durch professionelle Beratung vermieden werden, sind sie jedoch moderat. Eine einzige übersehene Steuergestaltung oder ein einziges nicht identifiziertes rechtliches Risiko kann Kosten verursachen, die ein Vielfaches der Beraterkosten betragen.
Ein Wort zur Auswahl der Berater
Nicht jeder Berater ist für internationale Mandanten geeignet. Achten Sie auf:
Sprachkenntnisse: Können die Berater in Ihrer Sprache kommunizieren – nicht nur oberflächlich, sondern auch bei komplexen Sachverhalten?
Internationale Erfahrung: Kennen die Berater die Besonderheiten, die sich aus Ihrer Herkunftsjurisdiktion ergeben? Ein Steuerberater, der noch nie mit dem Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und Ihrem Heimatland gearbeitet hat, wird länger brauchen als einer, der diese Fragen routiniert behandelt.
Erreichbarkeit: Berücksichtigen die Berater Zeitzonenunterschiede? Sind sie bereit, Termine zu ungewöhnlichen Zeiten zu halten, wenn Ihre Geschäftszeiten nicht mit den deutschen übereinstimmen?
Netzwerk: Haben die Berater Kontakte zu anderen Spezialisten, die Sie möglicherweise brauchen? Ein gut vernetzter Berater kann Ihnen Zeit bei der Suche nach weiteren Experten sparen.
Schlußbemerkung
Das Beraternetzwerk für eine deutsche Immobilientransaktion mag komplex erscheinen, aber es folgt einer klaren Logik. Jeder Akteur hat seine spezifische Rolle, seine spezifische Expertise, seine spezifischen Grenzen. Die Kunst liegt darin, die richtigen Berater zum richtigen Zeitpunkt einzuschalten und ihre Arbeit zu koordinieren.
Als Notar sehe ich mich als einen Teil dieses Netzwerks – nicht als dessen Mittelpunkt, aber als einen wichtigen Knotenpunkt, an dem viele Fäden zusammenlaufen. Ich bin gern bereit, internationale Investoren in diesem Netzwerk zu orientieren und bei Bedarf an geeignete Spezialisten zu vermitteln. Denn am Ende dient ein funktionierendes Beraternetzwerk nicht nur dem Erfolg der einzelnen Transaktion, sondern dem Vertrauen internationaler Investoren in den deutschen Markt insgesamt.
Tobias Scheidacker
Notar in Berlin
English Version
The Orchestra of the Transaction
A high-value real estate investment in Germany is not a solo performance. It is an ensemble where various specialists must work together for everything to come together properly in the end. International investors becoming active in the German market for the first time regularly underestimate two things: first, how many different advisors they actually need, and second, how important the timing is when engaging these advisors.
The reflex of many investors is understandable: they have a trusted lawyer or advisor in their home market who coordinates everything. Why should Germany be different? The answer lies in the specialization of the German advisory market and in the particular requirements that the German legal system places on real estate transactions. Those who assemble the orchestra correctly and deploy each musician at the right time save time, money, and nerves.
The Tax Advisor: Your First Call
If I could give international investors a single piece of advice, it would be this: speak with a German tax advisor before you do anything else. Not after you have found a property. Not during due diligence. Before.
The reasons are concrete. The question of how you acquire a property in Germany--directly as a natural person, through your existing foreign company, through a newly founded German GmbH, through an asset-managing partnership--has far-reaching tax consequences. These consequences affect not only the acquisition phase (real estate transfer tax, which ranges from 3.5% to 6.5% depending on the federal state), but also the holding phase (ongoing taxation of rental income) and the exit phase (taxation of capital gains).
An experienced tax advisor will go through questions with you that you probably have not yet considered: Is there a double taxation agreement between Germany and your home country? How does the chosen structure affect your personal tax situation? Are there holding periods you must consider in exit planning? Is a share deal more tax-advantageous than an asset deal--and if so, at what cost on the legal side?
Changing tax structuring after the fact is expensive, sometimes impossible. Getting the structuring right beforehand costs comparatively little. This is not advice to economize on.
What the tax advisor does not do: conduct legal due diligence, negotiate the purchase contract, or handle land register matters. The tax advisor is a specialist for taxes--no more, but also no less.
The Lawyer: Your Negotiation Partner and Examiner
The role of the lawyer in a German real estate transaction is often misunderstood by international investors. In common law countries, the buyer's lawyer drafts the purchase contract, negotiates it with the opposing party's lawyer, and both sides fight over every point. In Germany, the notary drafts the contract. What remains for the lawyer?
Quite a lot, if done correctly.
Due diligence: Legal examination of the purchase object is classic legal work. The lawyer analyzes lease agreements, examines easements and building encumbrances, investigates public law permits, evaluates liability risks. For share deals, corporate law examination is added--articles of association, shareholder resolutions, employment relationships, pending litigation. This work requires legal expertise and experience with German legal circumstances.
Negotiation of economic terms: Before the notary prepares a contract draft, buyer and seller must agree on the essential points. What warranties does the seller give? What liability limitations are acceptable? How are risks identified in due diligence reflected in the purchase price or contract terms? This negotiation is legal work--the notary is neutral and cannot represent party interests.
Structuring advice: Together with the tax advisor, the lawyer develops the optimal transaction structure. The lawyer assesses the legal advantages and disadvantages of various options, identifies risks, and proposes arrangements that minimize these risks.
Commentary on the contract draft: When the notary presents the contract draft, the lawyer reviews it from the client's perspective. The lawyer identifies passages that should be changed, proposes alternative formulations, and negotiates these with the other side or their lawyers.
What the lawyer does not do: draft and notarize the purchase contract--that is the notary's role. The lawyer does not provide tax advice--that is the tax advisor's role. The demarcation of roles is clearer in Germany than in some other countries, and this has advantages for advisory quality.
The Notary: Your Neutral Structurer and Recording Official
I have written extensively about the notary's role elsewhere. Here only the essentials in the context of the advisor network:
The notary is not a party representative. The notary is a neutral public official equally obligated to both sides. Duties include drafting the purchase contract, notarization, legal instruction of both parties, and execution of the transaction (land register applications, obtaining approvals, monitoring purchase price payment).
The notary's strength lies in structuring and procedural execution. The notary knows the land registry's requirements, the pitfalls in formulating payment prerequisites, the subtleties of payment processing. The notary ensures that the parties' economic agreement is cast into a legally watertight form.
What the notary does not do: represent your interests against the other side--you have your lawyer for that. The notary does not advise on tax questions--you have your tax advisor for that. The notary does not assess whether the purchase price is appropriate or the investment economically sensible--that is your entrepreneurial decision.
When is the notary the right first contact?
There are situations where it makes sense to contact the notary at an early stage--even before engaging other advisors:
If you do not yet know the German market and need an initial orientation point, an experienced notary can give you an overview of the typical transaction process and refer you to suitable specialists. Many notaries have built networks over years and can recommend tax advisors, lawyers, and other advisors with experience serving international clients.
If you have a complex structural question--for example, combining property acquisition with company formation, succession arrangements, or financing structures--the notary can be involved early to verify notarial feasibility and plan the process efficiently.
If the transaction is time-critical and you want to ensure that the notarization appointment can take place promptly, early contact is advisable. Good notaries are busy; those who call only when the contract is ready for signature risk delays.
The Bank: Your Financing Partner
If you want to finance the investment wholly or partly with debt, the bank is a central actor. German banks have their own requirements for commercial real estate financing that may differ from those in other markets.
Early involvement: The bank should be contacted early in the process--ideally parallel to tax structuring. Clarifying the basic financiability of the project before you enter intensive negotiations with the seller protects against unpleasant surprises.
Documentation requirements: German banks require extensive documentation: creditworthiness evidence, business plans, valuation reports, tenant lists, land register extracts. For international investors, obtaining these documents in the required form can take time. An experienced bank advisor will tell you early what is needed.
Coordination with the notary: The creation of the land charge (Grundschuld) that serves as security for the loan regularly occurs as part of the purchase contract notarization or shortly thereafter. The bank will send the notary a land charge creation deed, which the notary integrates into the process. Coordination between bank and notary is routine--both sides know what to do.
Disbursement: Loan disbursement must be coordinated with purchase price maturity. The buyer receives a payment notice from the notary when all prerequisites are met; the bank must then disburse promptly. This coordination works well in practice but requires all participants to have done their homework.
What the bank does not do: advise on legal or tax questions. The bank does not represent your interests in negotiations with the seller. The bank does not assess whether the investment is strategically sensible--only whether it is financeable.
The Broker: Your Property Finder
In many transactions, a broker stands at the beginning--either because the buyer engaged a broker for the search or because the seller is marketing the property through a broker.
Market knowledge: A good broker knows the local market, price structures, and relevant actors. The broker knows which properties are currently or will soon be available, often before public offering. For international investors unfamiliar with the German market in detail, this market knowledge is valuable.
Deal sourcing: Many attractive properties are traded off-market, meaning without public marketing. Access to these deals requires networks built over years. An established broker can provide this access.
Initial filtering: The broker can give an initial assessment of whether a property fits the buyer's criteria and filter out obviously unsuitable offers before time is invested in intensive examination.
Coordination in the early phase: In the phase between initial interest and letter of intent, the broker often coordinates communication between buyer and seller. The broker organizes viewings, gathers initial information, and moderates price discovery.
What the broker does not do: replace professional due diligence by lawyers and tax advisors. The broker does not advise on legal or tax questions. The broker does not notarize contracts. And broker loyalty may be divided--in many transactions, the broker is paid by the seller, even if appearing friendly toward the buyer.
The Property Manager: Your Administrator After Purchase
The transaction does not end with ownership registration. A property must be managed--tenants served, maintenance organized, accounts prepared, regulatory requirements fulfilled. For international investors not personally present on site, a professional property manager is indispensable.
WEG administration vs. rental management: For condominiums, there is administration of the owners' association (WEG-Verwaltung), concerning common property, and special property administration, concerning your individual unit. For entire buildings or commercial properties, there is only building management. The structures differ, and international investors sometimes need explanations.
Commercial and technical management: Commercial management comprises rent collection, operating cost accounting, tenant communication. Technical management handles maintenance, repairs, modernizations. Sometimes both functions are performed by one firm, sometimes separately.
Reporting: A good property manager delivers regular reports on income and expenses, rent development, upcoming measures. For international investors, clear, professional reporting is indispensable for monitoring the investment from afar.
Involvement before purchase: It can be sensible to involve the future property manager during due diligence. The manager can assess existing tenancies, property condition, and ongoing management contracts from a practical perspective.
How the Actors Work Together
In an ideal transaction, all advisors work in coordination. This requires someone to maintain overview and bring threads together. In larger transactions, the lawyer often assumes this coordination function; in smaller transactions, it may be the buyer if sufficiently experienced.
Typical transaction sequence:
1. **Tax structuring** (tax advisor, possibly with lawyer): Determination of acquisition structure before concrete negotiations begin.
2. **Property search and initial review** (broker, possibly buyer): Identification of suitable properties, initial viewings, information gathering.
3. **Financing fundamentals** (bank): Clarification of basic financiability, initial discussions about terms.
4. **Letter of intent and exclusivity** (lawyer, possibly broker): Determination of essential parameters, agreement on exclusivity period.
5. **Due diligence** (lawyer for legal DD, tax advisor for tax DD, technical advisors for technical DD): Comprehensive examination of the purchase object.
6. **Negotiation of deal terms** (lawyer): Negotiation of warranties, liability provisions, purchase price adjustments based on DD results.
7. **Contract draft and notarization** (notary): Preparation of purchase contract, notarization, legal instruction.
8. **Finalize financing** (bank, notary): Land charge creation, disbursement prerequisites, disbursement.
9. **Execution** (notary): Land register applications, obtaining approvals, monitoring purchase price payment, ownership registration.
10. **Handover and ongoing management** (property manager): Takeover of management, familiarization with tenancies.
Keeping Costs in View
International investors often ask what all these advisors cost. The answer depends on transaction complexity, but some orientation values:
Notary fees: Legally regulated, dependent on transaction value. For a purchase contract of 5 million euros, approximately 30,000 euros incl. VAT; for 10 million euros, approximately 40,000 euros incl. VAT. These fees are not negotiable.
Legal fees: Freely negotiable, typically hourly rates between 250 and 500 euros for experienced real estate lawyers, more at large firms. For a medium-sized transaction (due diligence, contract negotiation, accompaniment to closing), 15,000-50,000 euros should be budgeted, depending on complexity.
Tax advisor fees: Also dependent on effort. For initial structuring advice and ongoing transaction support, typically 5,000-20,000 euros, more for complex international structures.
Broker fees: In Germany, the buyer traditionally pays the broker commission. Customary rates are 3-6% of purchase price plus VAT. For commercial properties, there is no legal regulation; individual negotiation applies.
Property management: Ongoing costs, typically 3-6% of annual net rent for commercial management, plus technical management and special services.
These costs may seem substantial at first glance. In relation to transaction volume and risks avoided through professional advice, however, they are moderate. A single overlooked tax structure or a single unidentified legal risk can cause costs that are multiples of advisor costs.
A Word on Selecting Advisors
Not every advisor is suitable for international clients. Pay attention to:
Language skills: Can the advisors communicate in your language--not just superficially, but also on complex matters?
International experience: Do the advisors know the particularities arising from your home jurisdiction? A tax advisor who has never worked with the double taxation agreement between Germany and your home country will take longer than one who handles these questions routinely.
Availability: Do the advisors accommodate time zone differences? Are they willing to hold appointments at unusual times if your business hours do not align with German ones?
Network: Do the advisors have contacts to other specialists you might need? A well-networked advisor can save you time searching for further experts.
Concluding Remarks
The advisor network for a German real estate transaction may seem complex, but it follows a clear logic. Each actor has a specific role, specific expertise, specific limits. The art lies in engaging the right advisors at the right time and coordinating their work.
As a notary, I see myself as part of this network--not as its center, but as an important node where many threads converge. I am happy to help international investors orient themselves in this network and, if needed, connect them with suitable specialists. For ultimately, a functioning advisor network serves not only the success of the individual transaction but the trust of international investors in the German market as a whole.
Tobias Scheidacker
Notar in Berlin
