Verwalterzustimmung

1. Warum muß der WEG-Verwalter zustimmen?

In manchen Eigentümergemeinschaften ist für den Eigentumswechsel die Zustimmung des Verwalters der Gemeinschaft erforderlich. Das gilt immer dann, wenn das im Grundbuch - im sog. Bestandsverzeichnis - vorgesehen ist. Dieses Zustimmungserfordernis beruht auf einer entsprechenden Regelung in der Teilungserklärung der Gemeinschaft. Hintergrund ist, daß der WEG-Verwalter häufig nur hierdurch verlässlich von Eigentumswechseln erfährt, so daß er z.B. immer die aktuellen Eigentümer zur Versammlung einladen kann und keine gerichtlichen Beschlußanfechtungen produziert werden, nur weil jemand falsches eingeladen und der richtige nicht eingeladen wurde. Des weiteren kann der Verwalter unerwünschte Erwerber - zum Beispiel finanziell nicht verlässliche Käufer oder ihm bekannte Straftäter - durch Verweigerung seiner Zustimmung aus der Gemeinschaft heraushalten.

Ist eine Verwalterzustimmung vorgesehen, enthalten unsere Kaufverträge idR. eine Zwangsvollstreckungsunterwerfung des Käufers für das Wohngeld, um den Einwand der potentiellen finanziellen Unzuverlässigkeit zu entschärfen. Liegt dem Verwalter eine solche von allen Wohnungseigentümern vor, sichert das die Liquidität der Gemeinschaft, ist also zum Vorteil für alle Eigentümer, da bei Wohngeldrückständen nicht erst zeitraubende Prozesse geführt werden müssen, sondern sofort und ggf. vor allen anderen Gläubigern vollstreckt werden kann.

Nicht alle Teilungserklärungen sehen eine Verwalterzustimmung bei Verkauf vor. Des weiteren kann eine solche Regelung durch Beschluß aufgehoben werden, § 12 Abs. 4 WEG.

2. Abwicklung beim Wohnungskauf

Wenn eine Verwalterzustimmung erforderlich ist, holen wir als Notariat diese beim Verwalter ein. Dazu schreiben wir den Verwalter nach der Beurkundung des Verkaufs an, informieren ihn über den stattgefundenen Verkauf und übersenden ihm eine Abschrift des Vertrags sowie einen Entwurf seiner Zustimmungserklärung mit einer Erläuterung, was wir von ihm brauchen. Diese muß der Verwalter bei einem Notar unterzeichnen und uns zurücksenden. Wir müssen sie dann dem Grundbuchamt einreichen, wenn wir die Eigentumsumschreibung beantragen.

Eine notarielle Unterzeichnung ist erforderlich, weil dem Grundbuchamt sämtliche relevanten Erklärungen „in öffentlicher oder öffentlich beglaubigter Form“ vorgelegt werden müssen, § 29 GBO. Die Unterschrift des Verwalters unter die Zustimmungserklärung muß deshalb vor einem Notar geleistet werden, welcher sie unterschriftsbeglaubigt und mit seinem Siegel versieht.

3. mögliche Problemquellen

Die Verwalterzustimmung besteht aus zwei Elementen: (1) der (notariell unterschriftsbeglaubigten) Zustimmungserklärung des Verwalters und (2) dem (in öffentlich beglaubigter Form geführten) Nachweis, daß der Verwalter auch tatsächlich der Verwalter ist. Bei beidem kann es zu Problemen kommen.

(1) Probleme bei der Zustimmungserklärung selbst

Damit wir den Verwalter anschreiben können, muß der Verkäufer uns mitteilen, wer aktuell der Verwalter ist, da es darüber kein öffentliches Register gibt.

Hier ist eine exakte Bezeichnung erforderlich. Wenn uns mitgeteilt wird, daß Herr X Verwalter ist und wir von Herrn X dann eine Zustimmung einholen, sich später aber herausstellt, daß nicht Herr X selbst, sondern die X GmbH Verwalter ist, ist die von Herrn X unterzeichnete Erklärung nicht verwendbar. Das gleiche gilt, wenn uns mitgeteilt wird, daß die „X Hausverwaltung GmbH“ Verwalter sei, die Firma aber „X Haus- und Grundstücksverwaltung GmbH“ heißt. Wir bitten die Verkäufer daher, uns die exakte Bezeichnung mitzuteilen, und nehmen diese wenn möglich auch in den Kaufvertrag mit auf.

Es kann sein, daß der Verwalter einfach nicht zum Notar geht. Vielleicht ist er krank. Vielleicht ist seine Firma gerade in Schwierigkeiten. Vielleicht fehlen ihm Mitarbeiter, so daß er mit der Postbearbeitung nicht hinterherkommt und gerade nicht alles schafft. Vielleicht sind andere Dinge in der Prioritätenskala gerade weiter oben, etwa die Koordination eines Wasserschadens oder einer Baustelle in einem anderen Haus oder gerichtliche Prozesse. Vielleicht gibt es eine persönliche oder wirtschaftliche Vorgeschichte zwischen dem Verwalter und dem Verkäufer der betreffenden Einheit. Es kann viele Gründe haben, warum ein Verwalter nicht zeitnah zu einem Notar geht und seine Unterschrift leistet.

Darauf haben wir als Notariat keinen Einfluß. Wir haben mit dem Verwalter keine Rechtsbeziehung und keinerlei prozessuale oder andere Mittel, ihn zur Abgabe einer Zustimmungserklärung zu zwingen. Es hilft daher nicht, bei uns anzurufen und uns zu drängen, daß wir den Verwalter beschleunigen. Mitunter rufen uns sowohl der Makler als auch der Verkäufer als auch der Käufer am gleichen Tag an, und dann am nächsten Tag wieder, um zu fragen, was wir getan haben, um dafür zu sorgen, daß der Verwalter seine Zustimmungserklärung nun abgibt. Der Erfolg dessen ist lediglich, daß unsere Sekretariatskapazitäten für diese Telefonate und nicht für andere Dinge in Anspruch genommen werden, wir also auch langsamer werden. Das hilft niemandem.

Einfluß nehmen kann hingegen der Verkäufer. Denn dieser hat als Mitglied der Eigentümergemeinschaft, welche Auftraggeber und Vertragspartner des WEG-Verwalter ist, eine Rechtsbeziehung zu diesem und mglw. auch Anspruch auf Ersatz von Verzögerungsschäden, wenn durch die ausbleibende Verwalterzustimmung Mehrkosten oder Schäden entstehen. Daher kann der Verkäufer auf den Verwalter Einfluß nehmen. Sollte es also dazu kommen, daß die Verwalterzustimmung zu lange ausbleibt, können sich der Makler und der Käufer an den Verkäufer und dieser wiederum an den Verwalter wenden und dort anregen, den Vorgang zu beschleunigen.

(2) Probleme beim Nachweis der Verwaltereigenschaft

Die Verwaltereigenschaft muß dem Grundbuchamt ebenfalls durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden.

Daß der Verwalter aktuell - d.h. zum Zeitpunkt seiner Zustimmungserklärung - Verwalter der betreffenden Eigentümergemeinschaft ist, wird durch den Beschluß nachgewiesen, mit dem er bestellt wurde. Dieser Beschluß wird idR. auf einer Eigentümerversammlung gefasst. Über diese Versammlung gibt es ein Protokoll. Nach § 26 Abs. 4 iVm. § 24 Abs. 6 WEG genügt die Vorlage einer Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, bei der die Unterschriften des Vorsitzenden der Versammlung und eines Wohnungseigentümers und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter öffentlich beglaubigt sind.

In der Praxis bedeutet das, daß der WEG-Verwalter (der in der Regel den Versammlungsvorsitz inne hatte) und der unterzeichnende Wohnungseigentümer nebst unterzeichnendem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats zum Notar gehen und dort ihre Unterschriften unter das Versammlungsprotokoll, mit dem der Verwalter zum Verwalter dieser WEG bestellt wurde, beglaubigen lassen müssen. Das Original dieses Protokolls müssen wir als das Notariat, das den Kaufvertrag abwickelt, dem Grundbuchamt vorlegen, zusammen mit der Verwalterzustimmung, um dem Grundbuchamt nachzuweisen, daß der Zustimmungs-Erklärende auch Verwalter der WEG ist/war, als er die Zustimmung erklärte. Der WEG-Verwalter muß uns also dieses Protokoll geben.

Das kann er nur, wenn es dieses Protokoll gibt. Das kann aus verschiedenen Gründen scheitern. Zum Beispiel kann es sein, daß der Versammlungsvorsitz von einem Verwalter geführt wurde, der auf dieser Versammlung abgewählt wurde, so daß dieser anschließend keine Lust mehr hatte, sein Abwahlprotokoll mit der Bestellung von jemand anderem auch noch bei einem Notar zu beglaubigen. Als Vorsitzender der betreffenden Versammlung ist seine Unterschriftsbeglaubigung aber eben erforderlich. Andere mögliche Gründe sind, daß der Wohnungseigentümer oder Verwaltungsbeiratsvorsitzende den Weg zum Notar nicht finden, wegen Urlaubs oder Krankheit oder Tod oder einfach weil niemand daran denkt, daß man das vielleicht machen sollte, und es erst auffällt, wenn der erste Wohnungsverkauf nach der Verwalterwahl ansteht und der Notar anfragt. Wenn dann der Beiratsvorsitzende mittlerweile beerbt wurde, also nicht mehr unterschreiben kann, kann man nur eine außerplanmäßige Wiederholungswahl durchführen (auf der zugleich ein neuer Beiratsvorsitzender bestellt werden muß); hierzu muß erst einmal eine Versammlung einberufen werden. Und so weiter.

Darüber hinaus kann es vorkommen, daß das Protokoll schon bei einem früheren Vorgang einem Notar übersandt wurde und dieser es nicht zurückgereicht hat. Wenn man sich nicht erinnert, bei wem das war, ist es weg. Oder es wurde beim Grundbuchamt hinterlegt, aber nicht notiert, zu welcher Akte (d.h. welchem Wohnungsgrundbuch), so daß man nicht mitteilen kann, wo es zu finden ist.

Auch darauf haben wir als Notariat keinen Einfluß. Wir können das Protokoll nicht herstellen und Kopien oder frühere Scans des Originals sind nur Kopien bzw. Scans, aber keine öffentlich beglaubigte Form. Diese ist nur das Original oder eine notariell beglaubigte Abschrift des Originals.

Manchmal teilen uns Verwaltungen mit, daß das Protokoll zu einer bestimmten Blattnummer beim Grundbuchamt hinterlegt ist. Dann können wir dort nachfragen und uns das bestätigen lassen. Die Bestätigung muß sich darauf beziehen, daß a) das Protokoll dort hinterlegt ist und b) daß es enthält, daß der betreffende Verwalter für den aktuellen Zeitraum bestellt ist. Auch hier haben wir schon Überraschungen erlebt, unter anderem daß die Bestellung gemäß hinterlegtem Protokoll zum Ende des vorangegangenen Kalenderjahres abgelaufen ist, also gerade kein aktuell gültiger Nachweis mehr vorliegt. Manchmal versuchen Verwalter, das nicht mitzuteilen, um nicht darauf aufmerksam zu machen, daß sie vergessen haben, bei der letzten Versammlung ihre Wiederwahl auf die Tagesordnung zu setzen. Das kann ja mal vorkommen. Ein Verwalternachweis liegt aber nur dann vor, wenn er auch aktuell noch gültig ist.

Schließlich haben wir auch schon erlebt, daß ein Verwalter nicht auf einer Versammlung, sondern mit einem sog. Umlaufbeschluß bestellt wurde, was mitunter in kleineren Eigentümergemeinschaften vorkommt. Das ist ein Beschluß, der reihum geht und den alle Eigentümer unterzeichnen. Er ist dann zustande gekommen, wenn alle Eigentümer ihn unterzeichnet haben. Hier gibt es keinen Versammlungsvorsitzenden, so daß der Gesetzestext nicht direkt einschlägig ist. Die Praxis behilft sich dann damit, daß sämtliche Eigentümer ihre Unterschrift notariell beglaubigen lassen müssen, um dem Protokoll seine Nachweisqualität zu verschaffen. Damit wird ein Umlaufbeschluß über die Bestellung des Verwalters deutlich aufwendiger als eine einfache Versammlung und ist hierfür deshalb eher weniger geeignet. Wird es dennoch so gemacht, kann es sein, daß dann, wenn die Verwaltereigenschaft nachgewiesen werden muß, mindestens einer der Eigentümer gerade auf Weltreise ist und erst nächstes Jahr wiederkommt, d.h. erst dann seine Unterschriftsbeglaubigung nachholen wird. Solange muß man dann eben warten.

4. Was passiert, wenn die Verwalterzustimmung und/oder der Verwalternachweis fehlen?

Wir können den Kaufpreis erst dann fällig stellen, wenn sichergestellt ist, daß der Käufer auch wirklich Eigentümer wird (wenn er den Kaufpreis zahlt). Denn ohne Verwalterzustimmung und -nachweis wird das Eigentum im Grundbuch nicht umgeschrieben. Solange nicht beides formgültig bei uns vorliegt (bzw. nicht zum einen die Verwalterzustimmung vorliegt und zum anderen die Bestätigung des Grundbuchamtes, daß dort ein gültiger Verwalternachweis hinterlegt ist), können wir den Kaufpreis deshalb nicht fällig stellen.

Daß der Kaufpreis gezahlt werden kann, ist häufig sowohl im Käufer- wie auch im Verkäuferinteresse. Der Käufer hat es mitunter eiliger, nämlich wenn er einziehen möchte und (wie regelmäßig) vereinbart ist, daß der Besitzwechsel erst nach seiner Zahlung stattfindet. Solange er nicht zahlt, kann er nicht einziehen, und zahlen kann er erst, wenn wir den Kaufpreis fällig stellen, was wir erst dann tun, wenn die Verwalterzustimmung nebst -nachweis im Original notariell unterschriftsbeglaubigt bei uns vorliegen.

Es kommt vor, daß Käufer regelrecht verärgert darüber sind, daß wir auf so einer Formalie wie dem Vorliegen des Verwalternachweises in der korrekten Form bestehen. Das liegt doch per email längst vor und das reicht doch, wieso sollte sowas denn gefälscht sein!? und so weiter. Das ist aber nicht der Punkt. Das Grundbuchamt schreibt das Eigentum nicht um, wenn es nicht im Original, sondern nur per email vorliegt. Der Käufer bekommt also kein Eigentum. Möchte er wirklich den Kaufpreis zahlen mit dem Risiko, daß er nicht Eigentümer wird? Wenn wir das so erörtern, wird es meistens verstanden, aber die Diskussionen können sehr langwierig sein, das Verständnis für Formfragen ist außerhalb der Grundbuchämter und des Notariats nicht immer sehr ausgeprägt.

Also, es ist ganz einfach: solange die formgerechte Verwalterzustimmung oder der formgerechte Verwalternachweis fehlen, stellen wir den Kaufpreis nicht fällig.

5. mögliche Lösung

Zeichnet sich ab, daß es mit den Unterlagen noch etwas länger dauert, besteht immer die Möglichkeit, von der im Vertrag idR. vorgesehenen Direktzahlung des Kaufpreises auf eine Abwicklung über Notaranderkonto umzustellen. Wir eröffnen für den betreffenden Vorgang dann ein Bankkonto als Fremdgeldkonto, das auf den Namen des Notars läuft, der das Geld treuhänderisch für die Vertragsparteien verwahrt. Der Käufer kann den Kaufpreis dann auf dieses Anderkonto zahlen und der Verkäufer kann ihm den Besitz an der Wohnung übergeben. Der Verkäufer ist hier sicher, daß der Kaufpreis an ihn ausgezahlt wird, sobald alle Voraussetzungen vorliegen, und der Käufer kann sicher sein, daß der Kaufpreis nicht ausgezahlt wird, solange das nicht der Fall ist, sondern erst, wenn sichergestellt ist, daß er auch Eigentümer wird.

Für diese Umstellung benötigen wir eine von allen Vertragsparteien unterzeichnete Hinterlegungsanweisung. Diese muß nicht notariell sein, es reicht einfache Schriftform. Sie erhalten von uns per email einen Entwurf, der nur unterzeichnet und an uns zurückgereicht werden muß. Die Kontoeröffnung dauert idR. einen Werktag, nachdem uns die unterzeichnete Hinterlegungsanweisung von allen Beteiligten vorliegt.

Der Nachteil für Sie ist, daß mit der Abwicklung über Notaranderkonto zusätzliche Kosten verbunden sind, da eine Verwahrgebühr anfällt, die unseren zusätzlichen Aufwand nebst Haftung abdeckt.

Consent of the Property Manager

1. Why is the property manager’s consent required?

In certain condominium owners’ associations, the transfer of ownership requires the consent of the property manager. This applies whenever it is provided for in the land register – specifically in the so-called “inventory” section. Such a requirement is typically based on a provision in the community’s declaration of division.

The underlying reason is that, in practice, the property manager often only becomes reliably aware of ownership changes through this consent process. This ensures, for example, that current owners are properly invited to owners’ meetings, avoiding the risk of invalid resolutions due to incorrect or incomplete invitations. Moreover, the manager may withhold consent to prevent undesirable purchasers from joining the association – such as financially unreliable buyers or persons with a criminal background.

Where manager consent is required, our contracts usually include the purchaser’s submission to immediate enforcement with respect to payment of the condominium charges. This helps counter any concerns regarding financial unreliability. If the manager holds such enforceable undertakings from all unit owners, this safeguards the liquidity of the community and benefits all owners. In the event of arrears, enforcement may then be initiated immediately – even with priority over other creditors – without lengthy court proceedings.

Not all declarations of division require manager consent. In addition, such a requirement can be removed by resolution pursuant to Section 12 (4) WEG (German Condominium Act).

2. Procedure in a condominium sale

If manager consent is required, we as the notary’s office will obtain it. After notarisation of the sale, we write to the property manager, notify him of the sale, and send him a copy of the contract together with a draft consent declaration and an explanation of what is required. The manager must sign this declaration before a notary and return it to us. We must then submit it to the land registry as part of the application for registration of ownership.

Notarial certification is mandatory, as all declarations relevant for the land register must be presented “in public or publicly certified form” (Section 29 GBO – German Land Register Code). The manager’s signature must therefore be certified by a notary, who affixes his seal.

3. Potential problem areas

Manager consent consists of two elements:

(1) the manager’s declaration of consent, certified by a notary; and

(2) evidence, in publicly certified form, that the person giving consent is in fact the duly appointed manager.

(1) Issues with the consent declaration

To contact the manager, the seller must inform us who the current manager is, since there is no public register of managers. The designation must be exact. For example, if we are told that Mr X is the manager and obtain his consent, but it later transpires that the actual manager is X GmbH, the declaration is invalid. Likewise, “X Hausverwaltung GmbH” is not the same entity as “X Haus- und Grundstücksverwaltung GmbH.” We therefore require sellers to provide the exact designation and, if possible, include it in the purchase agreement.

Another issue is that the manager may simply fail to attend a notary appointment. Reasons may include illness, lack of staff, competing priorities (e.g. handling water damage or litigation), or even strained relations with the seller. We as notaries have no legal relationship with the manager and no means of compelling him to act. Pressuring our office will not help; only the seller, as member of the association and contractual partner of the manager, may exert influence or potentially claim damages for delays.

(2) Issues with evidence of the manager’s appointment

The land registry requires evidence that the consenting person is indeed the current manager. This is usually proven by the resolution of the owners’ meeting appointing the manager, documented in the meeting minutes. Pursuant to Section 26 (4) in conjunction with Section 24 (6) WEG, it suffices to submit a certified record of the resolution, signed by the meeting chair, one unit owner, and (if a supervisory board exists) its chair or deputy – all signatures being notarially certified.

In practice, this means that the manager (as meeting chair), a unit owner, and the chair of the supervisory board must attend a notary and have their signatures certified on the minutes of the resolution appointing the manager. The original minutes must then be submitted to the land registry together with the consent declaration. If such minutes are missing, incomplete, or lost, the manager cannot provide valid proof. Numerous complications may arise, including unavailable signatories, deceased or replaced board members, forgotten re-elections, or missing originals. Copies or scans do not suffice.

In rare cases, managers are appointed by unanimous written resolution (“circular resolution”). In such instances, all owners’ signatures must be notarially certified – which can be considerably more burdensome than an appointment at a meeting.

4. What happens if manager consent or proof of appointment is missing?

We may only declare the purchase price due once it is ensured that the buyer will acquire ownership upon payment. Without valid manager consent and proof, ownership cannot be registered in the land register. Consequently, until both documents are available in due form, we cannot render the purchase price due.

Buyers and sellers often have a strong interest in timely payment. The buyer typically cannot take possession until payment, while the seller depends on receiving the purchase price. Nonetheless, formal requirements must be met; electronic copies or emails do not suffice for the land register.

5. Possible solution

If delays in obtaining the documents are foreseeable, it is possible to switch from direct payment (as usually agreed in the contract) to settlement via a notarial escrow account. In this case, we open a trustee account in the notary’s name, into which the buyer pays the purchase price. The notary releases the funds to the seller only once all conditions for ownership transfer are met.

This ensures protection for both parties: the seller is guaranteed payment, and the buyer is protected against premature release of funds.

For this change, we require a joint escrow instruction signed by all parties. Simple written form suffices; notarisation is not required. The escrow account is typically opened within one working day after receipt of the signed instruction.

The disadvantage of this route is the additional cost: a custodial fee is charged, covering the notary’s additional effort and liability.

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Tobias Scheidacker
Notar

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