Besonderheiten beim Kauf bzw. Verkauf eines Mehrfamilienhauses

Dieser Artikel enthält im Anschluß an die deutsche Fassung eine englische Übersetzung. / This article includes an English translation following the German version.

Kein Vertrag aus der Schublade

Allgemein herrscht das Bild vor, der Notar habe für jeden Anlaß ein Vertragsmuster und brauche es nur aus der Schublade zu ziehen. Für gewisse Grundelemente eines Kaufvertrags mag das zutreffen: Die Vertragsmechanik, also die technische Abwicklung im Anschluß an die Beurkundung – Grundbucheintragungen, Löschungsbewilligungen, Fälligkeitsmitteilung –, folgt bewährten Strukturen und wird sich von Vertrag zu Vertrag nicht grundlegend unterscheiden. Im übrigen aber sind Kaufverträge über Mehrfamilienhäuser juristische Handarbeit. Jedes Objekt hat seine eigene Geschichte, seine baulichen Eigenarten, eine gewachsene Mieterstruktur, und auf beiden Seiten des Vertrags bringen die Beteiligten Vorstellungen mit, die sich nur selten vollständig mit dem letzten Vertrag decken, den ich beurkundet habe.

Gerade das macht diese Mandate reizvoll. Es gibt immer etwas zu klären, abzuwägen, zu strukturieren. Der Notar ist hier nicht bloßer Urkundsverfasser, sondern gestaltet mit, so daß das Ergebnis den tatsächlichen Interessen beider Seiten gerecht wird.

Wer kauft und wie der Erwerb strukturiert wird

Privatpersonen als Käufer von Mietshäusern sind in Berlin gegenwärtig eher selten anzutreffen; im Brandenburger Umland kommt das noch häufiger vor. In der Regel treten professionelle Erwerber auf, die den Ankauf nicht privat tätigen, sondern über eine eigens gegründete Objektgesellschaft in der Rechtsform einer GmbH. Hinter dieser GmbH steht oft eine Holdinggesellschaft als Allein- oder Mehrheitsgesellschafterin. Diese Struktur hat steuerliche und haftungsrechtliche Gründe: Die Immobilie wird isoliert in einer eigenen Gesellschaft gehalten, und bei einem späteren Weiterverkauf kann unter bestimmten Voraussetzungen auch ein Anteilskauf (sog. Share Deal) erwogen werden, statt die Immobilie selbst zu veräußern.

Die Gründung der Objektgesellschaft fällt dabei ebenfalls in den Aufgabenbereich des Notariats, denn der Gesellschaftsvertrag einer GmbH bedarf der notariellen Beurkundung. Häufig wird die GmbH erst kurz vor dem geplanten Ankauf gegründet, mitunter parallel zu den laufenden Kaufvertragsverhandlungen. Es entsteht so ein Geflecht aus mehreren Urkunden: die Gesellschaftsgründung, der Kaufvertrag selbst, gegebenenfalls ein Anteilskauf- oder Beteiligungsvertrag mit einem Kreditgeber oder Investor, begleitende Vereinbarungen wie Treuhandverträge, Satzungsänderungen oder die Handelsregisteranmeldung eines weiteren Geschäftsführers. Nicht alles davon ist zwingend beurkundungsbedürftig, aber die Parteien wünschen die notarielle Form gleichwohl häufig aus Gründen der Rechtssicherheit und Beweiskraft. Schließlich folgen die Grundschuldbestellungen, sobald der Bankkredit unterzeichnet ist.

Die Finanzierung des Kaufpreises steht bei Beurkundung nicht immer schon fest. Professionelle Erwerber beginnen die Bankgespräche mitunter erst nach Abschluß des Kaufvertrags, weil die finanzierende Bank einen beurkundeten Vertrag als Grundlage für ihre Kreditentscheidung sehen will. Das führt zu dem Wunsch nach einer längeren Kaufpreisfälligkeitsfrist – sechs Wochen, bisweilen drei Monate –, um die Bearbeitungszeit der Bank aufzufangen. In der Zwischenzeit wird gelegentlich auch Mezzaninkapital eingeworben, also Fremdmittel von privaten Geldgebern, die als nachrangige Darlehen an die Käufergesellschaft fließen oder als Beteiligung an der GmbH strukturiert werden. Beide Varianten kommen vor, manchmal auch in Kombination.

Für das Notariat bedeutet das eine entsprechend dichte Abfolge von Entwürfen und Terminen. Wenn ein Ankauf in der skizzierten Weise strukturiert ist, liegen zwischen dem ersten Entwurf des Kaufvertrags und der letzten Grundschuldbestellung unter Umständen nur wenige Wochen – und in diesem Zeitfenster müssen sämtliche Urkunden erstellt, abgestimmt, beurkundet und zur Eintragung gebracht werden.

Anzahlungen und Notaranderkonto

Bei einer frisch gegründeten GmbH ohne nennenswertes Eigenkapital fragt sich der Verkäufer naturgemäß, wie belastbar die Zusage auf Käuferseite ist. In solchen Fällen wird gelegentlich eine substantielle Anzahlung vereinbart, die der Käufer auf ein Notaranderkonto leistet – manchmal bereits vor der Beurkundung, meist innerhalb einer kurzen Frist danach. Die Anzahlung erfüllt eine Sicherungsfunktion: Sie dokumentiert die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und den ernsthaften Erwerbswillen des Käufers. Vertraglich wird sie zumeist so ausgestaltet, daß sie als pauschaler Schadensersatz verfällt, wenn der Kaufvertrag rückabgewickelt werden muß, weil der Käufer den Kaufpreis nicht fristgerecht entrichtet. Diese Konstruktion setzt voraus, daß der Vertrag eine schlüssige Rücktrittsregelung enthält und das Notaranderkonto korrekt eingerichtet und die Treuhandabrede sauber formuliert ist.

Wenn der Käufer aufteilen will

Was der Erwerber mit dem Objekt vorhat, beeinflußt den Kaufvertrag und die begleitenden Urkunden erheblich. Soll das Mehrfamilienhaus nach dem Erwerb in Wohnungseigentum aufgeteilt und die einzelnen Einheiten anschließend weiterveräußert werden, wird die finanzierende Bank darauf gegebenenfalls Rücksicht nehmen wollen. Es kommt vor, daß die Bank vor Unterzeichnung des Kreditvertrags zumindest den Entwurf einer Teilungserklärung nach § 8 WEG sehen möchte, weil sich der Kreditrahmen und die Tilgungsstruktur an den erwarteten Einzelverkaufserlösen orientieren. Liegt vom Voreigentümer bereits ein älterer Aufteilungsplan vor, der seinerzeit nicht umgesetzt wurde, kann dieser als Ausgangsbasis für die Teilungserklärung dienen. Freilich muß er in aller Regel an die aktuellen baulichen Gegebenheiten und die geltende Fassung des WEG angepaßt werden. Die Erstellung der Teilungserklärung – mit Gemeinschaftsordnung, Zuordnung von Sondernutzungsrechten und Kostenverteilungsschlüsseln – ist dann Teil des notariellen Gesamtauftrags.

Wenn der Verkäufer im Haus wohnen bleibt

Gehört das Mehrfamilienhaus einer Privatperson, ist es nicht ungewöhnlich, daß der Verkäufer selbst eine Wohnung im Objekt bewohnt oder daß Familienangehörige dort leben. In meiner Praxis kam es auch schon vor, daß der Eigennutzungswunsch erst für die Zukunft bestand – etwa weil ein Familienmitglied demnächst ein Studium in Berlin aufnehmen und dann in eine der Wohnungen einziehen wollte. Das sind Konstellationen, in denen der Kaufvertrag nicht nur den Eigentumswechsel regeln muß, sondern auch das künftige Nutzungsverhältnis.

Dafür kommen verschiedene Instrumente in Frage. Am einfachsten ist ein gewöhnlicher Mietvertrag, gegebenenfalls ergänzt um einen Ausschluß der Eigenbedarfskündigung, damit der Verkäufer dauerhaft gesichert ist, solange er die Wohnung nutzen möchte. Wer weitergehende Absicherung sucht, kann ein dingliches Wohnungsrecht oder ein Nießbrauchsrecht eintragen lassen, das auch gegenüber jedem späteren Erwerber der Immobilie Bestand hat. Soll der Verkäufer zudem die Möglichkeit behalten, die von ihm genutzte Wohnung bei einer späteren Aufteilung des Hauses selbst zu erwerben, läßt sich das über ein Ankaufs- oder Vorkaufsrecht absichern – so daß er nicht Gefahr läuft, seine Wohnung an einen Dritten verkauft zu sehen.

Jede dieser Gestaltungen hat wirtschaftliche Auswirkungen auf den Kaufpreis. Ein lebenslanges unentgeltliches Wohnungsrecht in einer 100-Quadratmeter-Wohnung ist für den Käufer ein spürbarer Abzugsposten, weil die Wohnung dem Ertrag des Hauses auf unbestimmte Zeit entzogen wird. Das gleiche gilt für unter dem Marktniveau liegende Mieten, die dem Verkäufer zugesichert werden. Diese Aspekte sind indes kein Grund, von einem Vertragsschluß Abstand zu nehmen – sie gehören schlicht zu den Parametern, über die sich die Parteien im Rahmen der Kaufpreisverhandlung verständigen.

Bauliche und grundstücksbezogene Fragen

Zur Beschaffenheit des Objekts nehme ich die Informationen auf, die mir die Parteien mitteilen, und weise darauf hin, daß verkäuferseits bauliche Umstände offenzulegen sind, die für die Kaufentscheidung von Bedeutung sein können – insbesondere wenn sie nicht ohne weiteres erkennbar sind. Das betrifft etwa fehlende Baugenehmigungen für Umbauten, Altlasten im Boden, nicht genehmigte Nutzungsänderungen oder Denkmalschutzauflagen, die mit laufenden Instandhaltungspflichten verbunden sind. Professionelle Käufer führen ohnehin eine eingehende technische und rechtliche Prüfung des Objekts durch (Due Diligence) und fordern sämtliche Unterlagen an, die der Verkäufer zum Objekt vorhält. Der Notar hat hier keine eigene Prüfungspflicht hinsichtlich der tatsächlichen Objektbeschaffenheit, sorgt aber dafür, daß der Vertrag hinsichtlich Offenlegungspflichten und Gewährleistungsregelungen klar und interessengerecht formuliert ist.

Ein Punkt, der regelmäßig aufkommt, sind Wohnflächenangaben. Da der Kaufpreis bei Mehrfamilienhäusern üblicherweise auf Basis eines Quadratmeterpreises kalkuliert wird, hat die tatsächliche Wohnfläche unmittelbaren Einfluß auf die wirtschaftliche Grundlage des Geschäfts. Gerade bei Altbauten sind die vorliegenden Flächenangaben allerdings nicht selten ungesichert: Alte Flächenermittlungen oder Schätzungen wurden über Jahrzehnte in neue Mietverträge fortgeschrieben, ohne daß jemals ein aktuelles Aufmaß erstellt worden wäre. Hinzu kommt, daß sich die Berechnungsvorschriften im Lauf der Zeit geändert haben – was nach früherer Wohnflächenberechnung eine bestimmte Quadratmeterzahl ergab, kann nach heutiger Berechnungsgrundlage abweichen.

Käuferseitig wird daher gelegentlich eine Preisanpassungsklausel gewünscht, die den Kaufpreis bei Flächenabweichungen über einem bestimmten Schwellenwert nachträglich korrigiert. Bei Bauträgerverträgen, die dem Verbraucherschutzrecht unterliegen, erkennt die Rechtsprechung Flächentoleranzen von zwei bis drei Prozent ohne Kaufpreisrelevanz an. Bei Bestandsimmobilien, die zwischen Unternehmern gehandelt werden, gibt es keine vergleichbar festen Vorgaben. Im Mietrecht hatte der Bundesgerichtshof lange die Linie vertreten, daß Flächenabweichungen von bis zu zehn Prozent noch keinen Mangel darstellen; im Kaufrecht gelten andere Maßstäbe. Den passenden Schwellenwert zu definieren, ist also eine Frage der Verhandlung zwischen den Parteien. Meine Aufgabe als Notar beschränkt sich darauf, das Ergebnis dieser Verhandlung vertraglich sauber abzubilden und beide Seiten auf die rechtlichen Implikationen hinzuweisen.

Mietverträge und laufende Mietverhältnisse

Die bestehenden Mietverhältnisse gehen kraft Gesetzes auf den Käufer über (§ 566 BGB), sodaß es insoweit keiner besonderen vertraglichen Regelung bedarf. Im Kaufvertrag finden sich gleichwohl regelmäßig Bestimmungen zum Umgang mit der Mieterschaft: Vollmachten an den Käufer, bereits vor dem Eigentumsübergang Mieterhöhungsverlangen vorzubereiten oder Instandhaltungsmaßnahmen einzuleiten, Regelungen zum Umgang mit säumigen Mietern, bei denen Kündigungs- oder Räumungsverfahren bereits laufen oder absehbar sind, sowie Behördenvollmachten für die Übergangszeit. Bei vermieteten Gewerbeeinheiten im Objekt kommt hinzu, daß gewerbliche Mietverträge individueller gestaltet sind als Wohnraummietverträge und etwa Verlängerungsoptionen, Konkurrenzschutzklauseln oder Sonderkündigungsrechte enthalten können, die bei der Kaufpreiskalkulation und der vertraglichen Risikoverteilung zu berücksichtigen sind.

Beauftragung und Zeitplan

Sobald sich die Parteien über die wesentlichen Eckpunkte verständigt haben, können Sie mir über das Formularcenter hier auf der Webseite sämtliche erforderlichen Angaben zu den Vertragsparteien, dem Objekt und den Vertragskonditionen übermitteln und damit den Beurkundungsauftrag auslösen. Die so strukturiert bereitgestellten Daten lassen sich unmittelbar in unsere Kanzleisoftware übernehmen, sodaß ein erster Vertragsentwurf in der Regel noch am selben Tag oder am Folgetag versandfertig ist. Den Beurkundungstermin stimme ich zeitlich auf die Bedürfnisse der Parteien ab. Zu beachten ist, daß bei Verträgen zwischen einem Unternehmer und einem Verbraucher gemäß § 17 Abs. 2a BeurkG zwischen dem Versand des Vertragsentwurfs und dem Beurkundungstermin eine Wartefrist von mindestens zwei Wochen einzuhalten ist, damit der Verbraucher ausreichend Gelegenheit zur Prüfung erhält.

Tobias Scheidacker
Notar

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English version

No contract off the shelf

There is a common perception that a notary keeps a standard contract template and simply pulls it from a drawer when needed. For certain basic elements of a purchase agreement – the transactional mechanics, particularly the post-notarisation settlement process involving land register entries, deletion consents, and due date notifications – that may hold true. Beyond those elements, however, purchase agreements for multi-family residential buildings are bespoke legal work. Each property carries its own history, its structural particularities, an established tenant base, and both parties bring expectations that rarely match the last contract I notarised in every detail.

That is precisely what makes these mandates professionally engaging. There is always something to clarify, to weigh, to structure. The notary here is not merely drafting the deed but actively shaping the transaction – for instance, by proposing an acquisition structure that is sustainable from both a tax and corporate law perspective, or by crafting a contractual clause that genuinely reflects the interests of both sides.

Who buys and how acquisitions are structured

Private individuals purchasing apartment buildings are currently rather uncommon in Berlin; this still occurs more frequently in the surrounding Brandenburg area. As a rule, the buyers are professional investors who do not acquire the property in their own name but through a newly established special purpose vehicle, typically a GmbH (the German limited liability company). Behind that GmbH, there is often a holding company as the sole or majority shareholder. This structure serves tax and liability purposes: the property is ring-fenced within its own entity, and a subsequent disposal can, under certain conditions, be structured as a share deal rather than a direct property sale.

Establishing the special purpose company likewise falls within the notary's remit, since the articles of association of a GmbH require notarial authentication. The GmbH is frequently incorporated only shortly before the planned acquisition, sometimes in parallel with the ongoing contract negotiations. This gives rise to a cluster of interrelated deeds: the company formation, the purchase agreement itself, potentially a share purchase or participation agreement with a lender or investor, ancillary agreements such as escrow arrangements, amendments to the articles of association, or the commercial register filing for an additional managing director. Not all of these instruments strictly require notarisation, yet the parties frequently opt for notarial form for reasons of legal certainty and evidentiary value. Finally, the mortgage charges (Grundschulden) are created once the bank loan agreement has been signed.

Purchase price financing is not always in place at the time of notarisation. Professional buyers sometimes initiate bank discussions only after the purchase agreement has been concluded, since the lending bank may require a notarised contract as the basis for its credit decision. This leads to a request for an extended payment period – six weeks, sometimes three months – to accommodate the bank's processing time. In the interim, mezzanine capital is occasionally raised as well: private funding provided as subordinated loans to the purchasing company or structured as equity participations in the GmbH. Both variants occur in practice, sometimes in combination.

For the notary's office, this translates into a correspondingly dense sequence of drafts and appointments. When an acquisition is structured in the manner described, only a few weeks may separate the first draft of the purchase agreement from the final mortgage charge – and within that window, all deeds must be prepared, coordinated, notarised, and submitted for registration.

Deposits and notary escrow accounts

Where a newly formed GmbH has no significant equity of its own, the seller will naturally question the reliability of the buyer's commitment. In such cases, a substantial deposit is sometimes agreed, which the buyer pays into a notary escrow account – occasionally even before notarisation, more commonly within a short period thereafter. The deposit serves a security function: it demonstrates the buyer's financial capacity and genuine intent to acquire. Contractually, it is usually structured as liquidated damages that are forfeited if the purchase agreement must be unwound because the buyer fails to pay the purchase price on time. This requires a coherent contractual rescission mechanism and a properly established escrow account with clearly drafted fiduciary terms.

When the buyer intends to subdivide

The buyer's plans for the property have a considerable influence on the purchase agreement and the accompanying instruments. If the apartment building is to be converted into individual condominium units following the acquisition, with those units then sold separately, the financing bank may wish to take this into account. It is not unusual for the bank to request at least a draft of the declaration of division (Teilungserklärung) pursuant to Section 8 of the German Condominium Act (WEG) before signing the loan agreement, since the credit facility and repayment structure may be calibrated to expected individual unit sale proceeds. If a previous owner prepared a subdivision plan that was never implemented, it can serve as a starting point for the declaration of division – though it will generally need to be adapted to the current physical layout of the building and the applicable provisions of the WEG. Preparing the declaration of division – including the community rules, allocation of exclusive use rights, and cost distribution keys – then becomes part of the overall notarial mandate.

When the seller remains in the building

Where the apartment building belongs to a private individual, it is not unusual for the seller to occupy one of the units personally or for family members to reside there. In my practice, there have also been cases where the personal use requirement lay in the future – for example, because a family member was about to begin university studies in Berlin and intended to move into one of the apartments. These are constellations in which the purchase agreement must address not only the transfer of ownership but also the future occupancy arrangement.

Several instruments are available for this purpose. The simplest is an ordinary lease agreement, if appropriate supplemented by an exclusion of the landlord's right to terminate for personal use, so that the seller is secured for as long as he or she wishes to remain. Those seeking more robust protection may have a heritable right of residence (Wohnungsrecht) or a usufruct (Nießbrauch) entered in the land register, which is binding on any subsequent acquirer of the property. If the seller should additionally retain the option to purchase the unit he or she occupies in the event of a future subdivision, this can be secured through a pre-emption right or an option to purchase – ensuring that the seller does not risk seeing his or her apartment sold to a third party.

Each of these arrangements has economic implications for the purchase price. A lifelong gratuitous right of residence in a 100-square-metre apartment represents a tangible deduction for the buyer, since that unit is withdrawn from the building's income stream for an indefinite period. The same applies to below-market rents guaranteed to the seller. These aspects are, however, no reason to abandon the transaction – they are simply among the parameters that the parties negotiate as part of the purchase price discussion.

Structural and site-related matters

Regarding the condition of the property, I record the information that the parties provide and draw attention to the seller's obligation to disclose circumstances material to the purchase decision – particularly where they are not readily apparent. This includes, for example, missing building permits for conversions, soil contamination, unauthorised changes of use, or heritage protection requirements linked to ongoing maintenance obligations. Professional buyers in any event conduct thorough technical and legal due diligence and request all documentation the seller holds in relation to the property. The notary has no independent duty to verify the actual physical condition of the property but ensures that the contract is clearly and fairly drafted with respect to disclosure obligations and warranty provisions.

An issue that arises regularly is the stated floor area. Since the purchase price for apartment buildings is typically calculated on a price-per-square-metre basis, the actual living area has a direct bearing on the economic foundation of the transaction. In older buildings in particular, the available area figures are often unreliable: historical measurements or estimates have been carried forward into successive lease agreements over decades without any current survey ever being commissioned. Moreover, the applicable measurement standards have changed over time – a figure arrived at under previous calculation rules may differ from one produced under current standards.

Buyers therefore sometimes request a price adjustment clause that retrospectively corrects the purchase price where the area deviation exceeds a defined threshold. In developer contracts subject to consumer protection law, case law recognises area tolerances of two to three per cent without purchase price consequences. For existing buildings traded between commercial parties, no comparably firm benchmarks exist. In tenancy law, the Federal Court of Justice long held that area deviations of up to ten per cent did not of themselves constitute a defect; different standards apply in purchase law. Defining the appropriate threshold is thus a matter of negotiation between the parties. My role as notary is confined to giving that negotiated result a legally sound contractual form and advising both sides of the legal implications.

Leases and ongoing tenancies

Existing residential tenancies pass to the buyer by operation of law (Section 566 of the German Civil Code), so no special contractual provision is required in that regard. The purchase agreement nonetheless regularly contains provisions relating to tenant management: powers of attorney authorising the buyer to prepare rent increase notices or initiate maintenance works prior to the transfer of ownership, provisions addressing tenants in arrears where eviction or termination proceedings are already pending or foreseeable, and administrative powers of attorney for the transitional period. Where the property also contains commercial units, the individually negotiated nature of commercial leases – which may include renewal options, non-compete clauses, or special termination rights – adds a further layer that must be reflected in the purchase price calculation and the contractual allocation of risk.

Instruction and timeline

Once the parties have agreed on the essential terms, you may submit all required information regarding the contracting parties, the property, and the contract terms via the form centre on this website, thereby placing the notarisation instruction. The data provided in this structured format can be imported directly into our office software, so that a first contract draft is typically ready for dispatch on the same day or the following day. I coordinate the notarisation appointment to suit the parties' scheduling requirements. It should be noted that where a contract is concluded between a business and a consumer, Section 17(2a) of the German Notarisation Act (BeurkG) requires a waiting period of at least two weeks between dispatch of the draft and the notarisation appointment, to afford the consumer sufficient opportunity for review.

Tobias Scheidacker
Notary