Erbnachweis für ausländische Erben im deutschen Grundbuchverfahren

Dieser Artikel enthält im Anschluß an die deutsche Fassung eine englische Übersetzung. / This article includes an English translation following the German version.

Wenn Erben aus dem Ausland vor dem Grundbuchamt stehen

Ein Brite stirbt und hinterläßt ein Mehrfamilienhaus in Berlin. Seine Kinder leben in London. Eine Amerikanerin verstirbt, und ihr Sohn in Kalifornien erbt ihr Grundstück in München. Ein Schweizer Unternehmer vererbt Immobilien in Frankfurt an seine Familie in Zürich. Fälle wie diese erreichen deutsche Notariate und Grundbuchämter regelmäßig. Die Ausgangslage ist dabei stets dieselbe: Jemand ist Erbe geworden, das geerbte Grundstück liegt in Deutschland, der Erbe selbst aber lebt im Ausland – und verfügt über Dokumente, die nach dem Recht seines Heimatlandes die Erbfolge belegen. Ob das deutsche Grundbuchamt diese Dokumente akzeptiert, ist die zentrale Frage, um die sich alles dreht.

Denn das Grundbuchamt verlangt einen förmlichen Nachweis der Erbfolge, bevor es den neuen Eigentümer einträgt. Und dieser Nachweis muß den Anforderungen des deutschen Grundbuchrechts genügen – unabhängig davon, was in London, New York oder Zürich als ausreichend gilt.

Warum ein englischer Grant of Probate kein deutscher Erbschein ist

Die Schwierigkeit liegt im Detail: Jede Rechtsordnung hat eigene Instrumente entwickelt, um die Rechtsnachfolge von Todes wegen zu dokumentieren. In Deutschland ist das der Erbschein – ein vom Nachlaßgericht ausgestelltes öffentliches Zeugnis, das die Erbfolge mit sogenanntem öffentlichem Glauben dokumentiert. Wer im Rechtsverkehr auf die Richtigkeit eines Erbscheins vertraut, wird in seinem guten Glauben geschützt, selbst wenn sich der Erbschein später als unrichtig herausstellt. Dieses Instrument ist im deutschen Rechtsverkehr fest verankert und dem Grundbuchamt vertraut.

In England und Wales gibt es nichts Vergleichbares. Der Grant of Probate, den der High Court ausstellt, erfüllt eine andere Funktion: Er bestätigt die Gültigkeit des Testaments und ernennt den Executor – also denjenigen, der den Nachlaß abwickeln soll. Der Executor ist dabei nicht notwendigerweise der Erbe im wirtschaftlichen Sinne. Das englische Recht kennt die Figur des Erben, wie das deutsche Recht sie versteht – als unmittelbaren Gesamtrechtsnachfolger des Verstorbenen –, gar nicht in dieser Form. Stattdessen geht der Nachlaß zunächst auf den Personal Representative über, der ihn verwaltet, Schulden begleicht und das verbleibende Vermögen an die Begünstigten (beneficiaries) verteilt. Für ein deutsches Grundbuchamt, das wissen will, wer Eigentümer des Grundstücks geworden ist, ergibt sich daraus ein strukturelles Problem.

In den Vereinigten Staaten ist die Lage noch unübersichtlicher, weil das Erbrecht dort Sache der einzelnen Bundesstaaten ist. Kalifornien, New York und Texas etwa haben jeweils eigene probate-Verfahren mit unterschiedlichen Dokumenten und Rechtswirkungen. Der vom Gericht ernannte Personal Representative – in manchen Staaten auch Executor oder Administrator genannt – verwaltet den Nachlaß treuhänderisch. Ob und wann das Eigentum an einem bestimmten Vermögensgegenstand auf den Begünstigten übergeht, hängt vom jeweiligen Einzelstaatenrecht ab und läßt sich aus den probate-Dokumenten allein oft nicht eindeutig ablesen. Auch die Schweizer Erbbescheinigung, obwohl dem deutschen System deutlich näher, ist nicht ohne weiteres ein tauglicher Grundbuchnachweis in Deutschland.

Das Europäische Nachlasszeugnis als Brücke innerhalb der EU

Für Erbfälle mit Bezug zu EU-Mitgliedstaaten hat die Europäische Erbrechtsverordnung (Verordnung EU Nr. 650/2012, kurz: EU-ErbVO) seit dem 17. August 2015 eine wesentliche Erleichterung geschaffen: das Europäische Nachlasszeugnis, abgekürzt ENZ. Dieses standardisierte Dokument wird von der zuständigen Behörde oder dem Notar eines Mitgliedstaates ausgestellt und in allen anderen Mitgliedstaaten unmittelbar anerkannt, ohne daß es einer Apostille oder sonstigen Förmlichkeit bedürfte.

Das ENZ weist verbindlich aus, wer Erbe ist, zu welchen Quoten die Erbschaft verteilt wird, ob Vermächtnisse oder eine Testamentsvollstreckung bestehen und welches nationale Recht auf die Erbfolge anwendbar ist. Wenn etwa ein in Paris lebender deutscher Staatsangehöriger verstirbt und Grundbesitz in Berlin hinterläßt, kann ein von einem französischen Notar ausgestelltes ENZ unmittelbar beim Grundbuchamt Berlin-Schöneberg vorgelegt werden. Das Grundbuchamt hat das ENZ zu akzeptieren, ohne eigene Prüfung des französischen Erbrechts.

Allerdings muß seit dem Brexit ausdrücklich darauf hingewiesen werden: Das Vereinigte Königreich ist seit dem 1. Februar 2020 kein Mitglied der Europäischen Union mehr. Die EU-Erbrechtsverordnung findet auf britische Erbfälle keine Anwendung. Ein englischer Grant of Probate ist folglich kein europäisches Nachlasszeugnis und genießt nicht dessen vereinfachte Anerkennung. Für Erben aus dem Vereinigten Königreich gelten damit dieselben Regeln wie für Erben aus den USA, der Schweiz oder anderen Drittstaaten.

Der steinige Weg für Erben aus Drittstaaten

Erben, die ihren Erbnachweis nicht über ein Europäisches Nachlasszeugnis führen können, stehen vor der Frage, wie sie das deutsche Grundbuchamt von ihrer Erbenstellung überzeugen. Die Grundbuchordnung verlangt in § 35 GBO den Nachweis der Erbfolge durch Erbschein oder – bei testamentarischer Erbfolge – durch Vorlage des Testaments nebst Eröffnungsprotokoll. Ausländische Dokumente passen in dieses Schema nicht ohne weiteres hinein.

Grundsätzlich bestehen zwei Wege.

Der erste Weg: Vorlage des ausländischen Dokuments beim Grundbuchamt. Es ist nicht ausgeschlossen, daß ein Grundbuchamt einen ausländischen Erbnachweis akzeptiert – etwa einen Grant of Probate oder ein amerikanisches probate-Dokument. Das setzt allerdings voraus, daß das Dokument mit einer Apostille nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 versehen ist (sofern der Ausstellungsstaat dem Übereinkommen beigetreten ist), daß eine beglaubigte Übersetzung durch einen in Deutschland vereidigten Übersetzer vorliegt und daß das Grundbuchamt nach eigener Prüfung zu der Überzeugung gelangt, daß das Dokument die Erbfolge in einer Weise belegt, die den Anforderungen des § 35 GBO genügt.

In der Praxis scheitert dieser Weg häufig. Ein Grant of Probate etwa weist den Executor als Nachlassabwickler aus, sagt aber nichts darüber, wem das Grundstück im wirtschaftlichen Ergebnis zusteht. Das Grundbuchamt wird regelmäßig Nachfragen stellen, ergänzende Unterlagen verlangen – das Testament selbst, anwaltliche Stellungnahmen zum englischen Erbrecht, Erklärungen der Beteiligten – und am Ende gleichwohl zu dem Ergebnis kommen können, daß die vorgelegten Dokumente für eine Grundbucheintragung nicht ausreichen. Das Verfahren kann sich über viele Monate hinziehen, ohne daß am Ende ein Ergebnis steht.

Der zweite Weg: Beantragung eines deutschen Erbscheins. Auch wenn der Erblasser im Ausland gelebt hat und nach ausländischem Recht beerbt wird, kann in Deutschland ein Erbschein beantragt werden, sofern inländisches Vermögen – namentlich Grundbesitz – vorhanden ist. Die internationale Zuständigkeit der deutschen Nachlaßgerichte ergibt sich in solchen Fällen aus Art. 10 Abs. 2 EU-ErbVO, der eine subsidiäre Zuständigkeit für in Deutschland belegenes Nachlassvermögen vorsieht, unabhängig davon, wo der Erblasser zuletzt gelebt hat.

In der Praxis ist dieser zweite Weg oft der zuverlässigere, auch wenn er mit höherem Aufwand verbunden ist. Denn das Ergebnis ist ein deutsches Dokument, das das Grundbuchamt ohne weitere Rückfragen akzeptiert.

Der gegenständlich beschränkte Erbschein

Ein besonders praxisrelevantes Instrument für internationale Erbfälle ist der gegenständlich beschränkte Erbschein nach § 352c FamFG. Dieser Erbschein bezieht sich nicht auf den gesamten Nachlaß, sondern ausschließlich auf bestimmtes in Deutschland belegenes Vermögen – typischerweise ein Grundstück.

Die praktische Bedeutung liegt auf der Hand: Wenn ein amerikanischer Staatsbürger in Florida verstirbt und neben seinem umfangreichen amerikanischen Vermögen ein Grundstück in Berlin hinterläßt, führen die amerikanischen Gerichte das probate-Verfahren für das US-Vermögen durch. Das deutsche Grundstück bleibt dabei außen vor. Für dieses Grundstück können die Erben beim Amtsgericht Berlin – das als Nachlaßgericht zuständig ist, in dessen Bezirk das Grundstück liegt – einen Erbschein beantragen, der sich ausschließlich auf das Berliner Grundstück bezieht.

Das deutsche Nachlaßgericht wendet dabei nicht etwa deutsches Erbrecht an, sondern prüft zunächst, welches Recht nach den Kollisionsnormen der EU-Erbrechtsverordnung auf die Erbfolge anwendbar ist. Das ist grundsätzlich das Recht des Staates, in dem der Erblasser zum Zeitpunkt seines Todes seinen gewöhnlichen Aufenthalt hatte – im genannten Beispiel also das Recht des Staates Florida. Das Gericht ermittelt dann, wer nach diesem Recht Erbe geworden ist, und stellt den Erbschein entsprechend aus. Um das ausländische Recht beurteilen zu können, zieht das Gericht regelmäßig Gutachten oder Rechtsauskünfte heran, etwa über das Max-Planck-Institut für ausländisches und internationales Privatrecht in Hamburg oder über spezialisierte Rechtsanwälte.

Das Antragsverfahren erfordert typischerweise die Vorlage der Sterbeurkunde mit Apostille und beglaubigter Übersetzung, des Testaments (sofern vorhanden) ebenfalls mit Apostille und Übersetzung, gegebenenfalls der probate-Dokumente aus dem Ausland sowie eidesstattlicher Versicherungen der Antragsteller über die ihnen bekannten Umstände der Erbfolge. Die Antragstellung kann durch einen in Deutschland ansässigen Notar oder Rechtsanwalt erfolgen, was sich schon deshalb empfiehlt, weil das Verfahren die Kenntnis sowohl des deutschen Verfahrensrechts als auch der internationalen Bezüge voraussetzt.

Ablauf am Beispiel eines englischen Erbfalls

Ein britischer Staatsbürger verstirbt 2024 in London. Er hinterläßt neben Vermögen in England ein Mehrfamilienhaus in Berlin. Seine beiden Kinder, die in London leben, sind nach englischem Recht seine Erben. Wie gelangen sie ins deutsche Grundbuch?

Zunächst werden die Kinder in England das probate-Verfahren betreiben und beim High Court einen Grant of Probate beantragen. Dieses Verfahren richtet sich nach englischem Recht und betrifft den gesamten Nachlaß einschließlich des deutschen Grundstücks – jedenfalls aus englischer Sicht. Aus deutscher Sicht ist der Grant of Probate für das deutsche Grundbuch jedoch nicht ohne weiteres verwendbar.

Für das Berliner Grundstück eröffnen sich dann die beiden beschriebenen Wege. Die Erben können versuchen, den Grant of Probate beim Grundbuchamt einzureichen. Dazu muß das Dokument zunächst beim Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) in London mit einer Apostille versehen und anschließend von einem in Deutschland vereidigten Übersetzer ins Deutsche übersetzt werden. Beide Dokumente – Original mit Apostille und beglaubigte Übersetzung – werden beim Grundbuchamt eingereicht. Erfahrungsgemäß wird das Grundbuchamt allerdings nachfragen: Es wird das Testament selbst sehen wollen, Erläuterungen zum englischen Erbrecht verlangen und insbesondere wissen wollen, ob die im Grant of Probate benannten Executors zugleich diejenigen sind, denen das Grundstück wirtschaftlich zusteht. Dieser Weg kann funktionieren, erfordert aber Geduld und die Bereitschaft, auf die Nachfragen des Grundbuchamts jeweils zeitnah und vollständig zu reagieren.

Der alternative Weg führt über das Amtsgericht. Die Erben beauftragen einen deutschen Notar oder Rechtsanwalt mit der Beantragung eines gegenständlich beschränkten Erbscheins für das Berliner Grundstück. Das Amtsgericht prüft sodann das englische Erbrecht – gegebenenfalls unter Einholung eines Sachverständigengutachtens – und stellt fest, daß die beiden Kinder nach englischem Recht Erben geworden sind. Der daraufhin erteilte Erbschein wird vom Grundbuchamt anstandslos akzeptiert.

In den meisten Fällen, die mir in der Praxis begegnen, ist der zweite Weg der empfehlenswertere. Er ist zwar mit höheren Kosten und einem längeren Verfahren verbunden, führt aber zu einem eindeutigen Ergebnis, das keine weiteren Fragen aufwirft.

Amerikanische Erbfälle und ihre besonderen Tücken

Erbfälle mit Bezug zu den Vereinigten Staaten werfen zusätzliche Fragen auf, die über die Schwierigkeiten britischer Erbfälle noch hinausgehen. Das liegt zum einen daran, daß das Erbrecht in den USA föderalistisch organisiert ist – jeder der fünfzig Bundesstaaten hat sein eigenes Erbrecht mit eigenen Besonderheiten. Ein probate-Verfahren in New York folgt anderen Regeln als eines in Texas oder Kalifornien. Die vom Gericht ausgestellten Dokumente tragen unterschiedliche Bezeichnungen (Letters Testamentary, Letters of Administration, Order of Distribution) und haben unterschiedliche Rechtswirkungen.

Zum anderen unterscheidet das amerikanische Recht – ähnlich wie das englische – nicht in der Weise zwischen Erbe und Nachlassabwickler, wie das deutsche Recht es tut. Der vom Gericht ernannte Personal Representative (oder Executor, oder Administrator – die Terminologie variiert) ist nicht Erbe im Sinne einer Gesamtrechtsnachfolge, sondern Treuhänder, der den Nachlaß ordnungsgemäß abzuwickeln hat. Er begleicht Schulden, erfüllt Vermächtnisse und überträgt das verbleibende Vermögen an die Begünstigten. Erst mit dieser Übertragung gelangt das Eigentum an den Berechtigten – ein Gedanke, der dem deutschen Recht, in dem der Erbe mit dem Tod des Erblassers unmittelbar Eigentümer wird (§ 1922 BGB), fremd ist.

Für das deutsche Grundbuchamt muß daher im amerikanischen Fall besonders sorgfältig dargelegt werden, wer der wirtschaftlich Berechtigte (beneficial owner) des deutschen Grundstücks ist und ob die Übertragung im Rahmen des probate-Verfahrens bereits stattgefunden hat oder noch aussteht. Diese Fragen lassen sich in aller Regel nur mit einem Gutachten zum Recht des betreffenden US-Bundesstaates klären. Der gegenständlich beschränkte deutsche Erbschein bietet auch hier den sichereren Weg.

Was das Verfahren kostet

Die Kosten für einen deutschen Erbschein richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) und hängen vom Wert des Nachlasses ab – bei einem gegenständlich beschränkten Erbschein vom Wert des deutschen Vermögens. Bei einem Mehrfamilienhaus mit einem Verkehrswert von 3 Millionen Euro liegen die Gerichtsgebühren für die Erteilung des Erbscheins bei 4.935 Euro (doppelte Gebühr nach KV Nr. 12210 GNotKG). Die Notarkosten für die Beurkundung des Erbscheinantrags belaufen sich auf rund 5.900 Euro (1,0-Gebühr nach KV Nr. 23200 GNotKG aus dem Geschäftswert gemäß § 40 GNotKG, zuzüglich Auslagen und Umsatzsteuer). Hinzu kommen Kosten für Übersetzungen (erfahrungsgemäß 200 bis 500 Euro je nach Umfang der Dokumente) sowie für Apostillen (in der Regel 50 bis 100 Euro pro Dokument).

Ob sich der kostengünstigere Weg über die unmittelbare Vorlage des ausländischen Dokuments beim Grundbuchamt lohnt, hängt wesentlich davon ab, wie die Erfolgsaussichten im konkreten Fall eingeschätzt werden. Scheitert der Versuch, entstehen durch den anschließend doch erforderlichen Erbscheinantrag Mehrkosten und ein erheblicher Zeitverlust. Eine vorherige Beratung, welcher Weg im Einzelfall sinnvoll ist, kann diese Doppelbelastung vermeiden.

Was Erben im Ausland beachten sollten

Wer als Erbe im Ausland lebt und Grundbesitz in Deutschland geerbt hat, sollte frühzeitig einen in Deutschland ansässigen Notar oder Rechtsanwalt einschalten. Die Entscheidung zwischen der Vorlage ausländischer Dokumente und der Beantragung eines deutschen Erbscheins hat erhebliche Auswirkungen auf Dauer und Kosten des Verfahrens, und sie sollte auf der Grundlage einer fachkundigen Einschätzung getroffen werden – nicht auf der Grundlage einer Google-Suche.

Sämtliche Dokumente, die im Ausland ausgestellt wurden – Sterbeurkunden, Testamente, probate-Dokumente –, sollten so früh wie möglich mit einer Apostille versehen werden. In manchen Ländern kann die Apostillierung mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Übersetzungen dürfen in Deutschland nur von vereidigten Übersetzern angefertigt werden; eine im Ausland angefertigte Übersetzung wird vom Grundbuchamt in der Regel nicht akzeptiert.

Mitunter lohnt sich eine Vorabanfrage beim zuständigen Grundbuchamt, welche Dokumente es für die konkrete Grundbuchumschreibung akzeptieren wird. Die Praxis einzelner Grundbuchämter weicht durchaus voneinander ab, und eine frühzeitige Klärung erspart unnötige Zwischenschritte.

Internationale Erbfälle erfordern insgesamt Geduld. Zwischen dem Erbfall und der Eintragung des neuen Eigentümers im Grundbuch vergehen regelmäßig mehrere Monate, in komplexen Fällen auch deutlich länger.

Der Erbnachweis ist kein unüberwindbares Hindernis

Die Legitimation ausländischer Erben vor dem deutschen Grundbuchamt ist aufwendig, aber sie läßt sich bewältigen. Das Europäische Nachlasszeugnis hat die Lage für Erbfälle innerhalb der EU wesentlich vereinfacht. Für Drittstaaten – namentlich die USA und das Vereinigte Königreich seit dem Brexit – bleibt der Erbnachweis anspruchsvoller.

Der gegenständlich beschränkte deutsche Erbschein hat sich in der Praxis als das zuverlässigste Instrument erwiesen. Er verlangt zwar ein Verfahren vor einem deutschen Nachlaßgericht, liefert aber ein Ergebnis, mit dem die Grundbuchumschreibung reibungslos vollzogen werden kann. Mit sachkundiger Begleitung und rechtzeitiger Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen steht der Eintragung der ausländischen Erben im deutschen Grundbuch nichts im Wege.

Tobias Scheidacker
Notar in Berlin

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English Version

When Foreign Heirs Face the German Land Registry

A Brit dies and leaves behind an apartment building in Berlin. His children live in London. An American woman passes away, and her son in California inherits her property in Munich. A Swiss entrepreneur bequeaths real estate in Frankfurt to his family in Zurich. Cases like these regularly reach German notaries and land registries. The starting position is always the same: someone has become an heir, the inherited property is located in Germany, but the heir lives abroad—and holds documents that prove the succession under the law of their home country. Whether the German land registry will accept these documents is the central question around which everything revolves.

The land registry requires formal proof of succession before it will register the new owner. And this proof must satisfy the requirements of German land registry law—regardless of what passes as sufficient in London, New York, or Zurich.

Why an English Grant of Probate Is Not a German Erbschein

The difficulty lies in the detail: every legal system has developed its own instruments for documenting succession upon death. In Germany, this is the Erbschein—a public certificate issued by the probate court that documents the succession with so-called public faith (öffentlicher Glaube). Anyone who relies on the correctness of an Erbschein in legal dealings is protected in their good faith, even if the Erbschein later turns out to be incorrect. This instrument is firmly established in German legal practice and familiar to every land registry.

In England and Wales, there is nothing comparable. The Grant of Probate issued by the High Court serves a different function: it confirms the validity of the will and appoints the Executor—the person who is to administer the estate. The Executor is not necessarily the heir in the economic sense. English law does not recognize the concept of the heir as German law understands it—as the immediate universal successor to the deceased. Instead, the estate first passes to the Personal Representative, who administers it, settles debts, and distributes the remaining assets to the beneficiaries. For a German land registry that wants to know who has become the owner of the property, this creates a structural problem.

In the United States, the situation is even more opaque, because inheritance law is a matter for the individual states. California, New York, and Texas each have their own probate procedures with different documents and legal effects. The court-appointed Personal Representative—in some states also called Executor or Administrator—administers the estate in a fiduciary capacity. Whether and when ownership of a particular asset passes to the beneficiary depends on the law of the relevant state and often cannot be clearly determined from the probate documents alone. The Swiss inheritance certificate (Erbbescheinigung), although considerably closer to the German system, is likewise not readily accepted as proof for the German land registry.

The European Certificate of Succession as a Bridge Within the EU

For inheritance cases involving EU member states, the European Succession Regulation (Regulation EU No. 650/2012, commonly referred to as EU-ErbVO) has created a significant simplification since 17 August 2015: the European Certificate of Succession, abbreviated ECS. This standardized document is issued by the competent authority or notary of a member state and is directly recognized in all other member states, without requiring an apostille or any other formality.

The ECS authoritatively certifies who is an heir, in what proportions the inheritance is distributed, whether legacies or an executorship exist, and which national law applies to the succession. If, for example, a German national living in Paris dies and leaves property in Berlin, an ECS issued by a French notary can be presented directly to the land registry in Berlin-Schöneberg. The land registry must accept the ECS without conducting its own examination of French inheritance law.

However, since Brexit it must be expressly noted: the United Kingdom has not been a member of the European Union since 1 February 2020. The EU Succession Regulation does not apply to British inheritance cases. An English Grant of Probate is therefore not a European Certificate of Succession and does not enjoy its simplified recognition. For heirs from the United Kingdom, the same rules apply as for heirs from the USA, Switzerland, or other third countries.

The Rocky Road for Heirs From Third Countries

Heirs who cannot rely on a European Certificate of Succession face the question of how to convince the German land registry of their status as heirs. Section 35 of the German Land Registry Code (GBO) requires proof of succession by means of an Erbschein or—in the case of testamentary succession—by submission of the will together with the probate court's opening protocol. Foreign documents do not fit neatly into this framework.

In principle, two paths are available.

The first path: submission of the foreign document to the land registry. It is not impossible for a land registry to accept a foreign certificate of succession—such as a Grant of Probate or an American probate document. This presupposes, however, that the document bears an apostille under the Hague Convention of 5 October 1961 (provided the issuing state is a party to the convention), that a certified translation by a translator sworn in Germany is available, and that the land registry, after its own examination, is satisfied that the document proves the succession in a manner that meets the requirements of Section 35 GBO.

In practice, this path frequently fails. A Grant of Probate identifies the Executor as estate administrator but says nothing about who is entitled to the property in economic terms. The land registry will regularly pose follow-up questions, request supplementary documents—the will itself, legal opinions on English inheritance law, declarations from the parties involved—and may ultimately conclude that the submitted documents are insufficient for a land registry entry. The process can drag on for many months without producing a result.

The second path: applying for a German Erbschein. Even if the deceased lived abroad and is inherited under foreign law, an Erbschein can be applied for in Germany, provided domestic assets—specifically real estate—are present. The international jurisdiction of the German probate courts in such cases derives from Article 10(2) of the EU Succession Regulation, which provides for subsidiary jurisdiction regarding estate assets located in Germany, regardless of where the deceased last lived.

In practice, this second path is often the more reliable one, even though it involves greater effort. The result is a German document that the land registry accepts without further inquiry.

The Limited Certificate of Inheritance

A particularly relevant instrument for international inheritance cases is the limited certificate of inheritance (gegenständlich beschränkter Erbschein) under Section 352c of the German Act on Proceedings in Family Matters (FamFG). This certificate does not relate to the entire estate but exclusively to specific assets located in Germany—typically a property.

The practical significance is evident: if an American citizen dies in Florida and leaves, alongside extensive American assets, a property in Berlin, the American courts conduct probate proceedings for the US assets. The German property remains outside those proceedings. For this property, the heirs can apply to the Local Court (Amtsgericht) in Berlin—the probate court with jurisdiction where the property is situated—for an Erbschein relating exclusively to the Berlin property.

The German probate court does not apply German inheritance law but first examines which law is applicable to the succession under the conflict-of-laws rules of the EU Succession Regulation. This is generally the law of the state in which the deceased had their habitual residence at the time of death—in the example given, the law of the State of Florida. The court then determines who has become an heir under that law and issues the Erbschein accordingly. To assess the foreign law, the court regularly obtains expert opinions or legal information, for instance through the Max Planck Institute for Comparative and International Private Law in Hamburg or through specialized attorneys.

The application procedure typically requires submission of the death certificate with apostille and certified translation, the will (if any) likewise with apostille and translation, any probate documents from abroad, and affidavits from the applicants regarding the circumstances of the succession known to them. The application can be filed through a notary or attorney based in Germany, which is advisable since the procedure requires knowledge of both German procedural law and the international dimensions of the case.

The Practical Process Using an English Case as Example

A British citizen dies in 2024 in London. In addition to assets in England, he leaves an apartment building in Berlin. His two children, who live in London, are his heirs under English law. How do they get entered in the German land registry?

First, the children will conduct probate proceedings in England and apply to the High Court for a Grant of Probate. These proceedings are governed by English law and concern the entire estate including the German property—at least from the English perspective. From the German perspective, however, the Grant of Probate is not readily usable for the German land registry.

For the Berlin property, the two paths described above then become available. The heirs may attempt to submit the Grant of Probate to the land registry. To do so, the document must first be apostilled by the Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) in London and then translated into German by a translator sworn in Germany. Both documents—the original with apostille and the certified translation—are submitted to the land registry. Experience shows, however, that the land registry will raise questions: it will want to see the will itself, require explanations of English inheritance law, and in particular want to know whether the Executors named in the Grant of Probate are also those who are economically entitled to the property. This path can work but requires patience and the willingness to respond promptly and thoroughly to the land registry's inquiries.

The alternative path leads through the Local Court. The heirs engage a German notary or attorney to apply for a limited certificate of inheritance for the Berlin property. The Local Court then examines English inheritance law—if necessary by obtaining an expert opinion—and determines that the two children have become heirs under English law. The resulting Erbschein is accepted by the land registry without objection.

In most cases that arise in practice, the second path is the preferable one. It involves higher costs and a longer procedure, but it produces an unambiguous result that raises no further questions.

American Inheritance Cases and Their Particular Complications

Inheritance cases involving the United States raise additional questions that go beyond the difficulties of British cases. This is partly because inheritance law in the USA is organized on a federal basis—each of the fifty states has its own inheritance law with its own particularities. Probate proceedings in New York follow different rules than those in Texas or California. The documents issued by the court bear different titles (Letters Testamentary, Letters of Administration, Order of Distribution) and have different legal effects.

Additionally, American law—similar to English law—does not distinguish between heir and estate administrator in the way German law does. The court-appointed Personal Representative (or Executor, or Administrator—the terminology varies) is not an heir in the sense of universal succession but a fiduciary charged with properly administering the estate. They settle debts, fulfil legacies, and transfer the remaining assets to the beneficiaries. Only with this transfer does ownership reach the person entitled—a concept that is foreign to German law, where the heir becomes the owner immediately upon the death of the deceased (Section 1922 of the German Civil Code).

For the German land registry, it must therefore be demonstrated with particular care in American cases who the beneficial owner of the German property is and whether the transfer as part of probate proceedings has already taken place or is still pending. These questions can generally only be resolved with an expert opinion on the law of the relevant US state. The limited German Erbschein offers the more secure path here as well.

What the Procedure Costs

The costs for a German Erbschein are governed by the Court and Notary Costs Act (GNotKG) and depend on the value of the estate—for a limited Erbschein, on the value of the German assets. For an apartment building with a market value of 3 million euros, the court fees for issuing the Erbschein amount to EUR 4,935 (double fee under Schedule No. 12210 GNotKG). The notary fees for certifying the Erbschein application come to approximately EUR 5,900 (1.0 fee under Schedule No. 23200 GNotKG based on the transaction value pursuant to Section 40 GNotKG, plus disbursements and VAT). In addition, there are costs for translations (typically EUR 200 to 500 depending on the volume of documents) and for apostilles (usually EUR 50 to 100 per document).

Whether the less expensive path of directly submitting the foreign document to the land registry is worthwhile depends substantially on how the prospects of success are assessed in the particular case. If the attempt fails, the subsequently necessary Erbschein application generates additional costs and a considerable loss of time. Prior advice on which path makes sense in the individual case can avoid this double burden.

What Heirs Abroad Should Bear in Mind

Anyone who lives abroad as an heir and has inherited real property in Germany should engage a notary or attorney based in Germany at an early stage. The decision between submitting foreign documents and applying for a German Erbschein has significant implications for the duration and cost of the procedure, and it should be made on the basis of expert assessment—not on the basis of a Google search.

All documents issued abroad—death certificates, wills, probate documents—should be apostilled as early as possible. In some countries, apostillation can take several weeks. Translations may only be prepared in Germany by sworn translators; a translation prepared abroad will generally not be accepted by the land registry.

It can sometimes be worthwhile to make a preliminary inquiry with the competent land registry about which documents it will accept for the specific transfer. The practice of individual land registries does vary, and early clarification avoids unnecessary intermediate steps.

International inheritance cases require patience overall. Between the death and the registration of the new owner in the land registry, several months regularly pass, and in complex cases considerably longer.

The Proof of Succession Is Not an Insurmountable Obstacle

Legitimizing foreign heirs before the German land registry is demanding, but it can be accomplished. The European Certificate of Succession has substantially simplified matters for inheritance cases within the EU. For third countries—notably the USA and the United Kingdom since Brexit—proving succession remains more challenging.

The limited German Erbschein has proven in practice to be the most reliable instrument. It does require proceedings before a German probate court, but it delivers a result with which the land registry transfer can be completed smoothly. With knowledgeable guidance and timely preparation of the necessary documents, nothing stands in the way of registering the foreign heirs in the German land registry.

Tobias Scheidacker
Notary in Berlin