Dieser Artikel enthält im Anschluß an die deutsche Fassung eine englische Übersetzung. / This article includes an English translation following the German version.

Einleitung

Ein Brite stirbt und hinterläßt ein Mehrfamilienhaus in Berlin. Seine Kinder leben in London. Eine Amerikanerin verstirbt und ihr Sohn in Kalifornien erbt ihr Grundstück in München. Ein Schweizer Unternehmer vererbt Immobilien in Frankfurt an seine Familie in Zürich.

In all diesen Fällen steht dieselbe Frage im Raum: Wie weisen die Erben gegenüber dem deutschen Grundbuchamt nach, daß sie tatsächlich Erben sind? Das Grundbuchamt wird nicht einfach glauben, was jemand behauptet. Es braucht einen Nachweis – und zwar einen, der den deutschen Anforderungen entspricht.

Das Problem: Unterschiedliche Rechtssysteme

Jedes Land hat sein eigenes Erbrecht und seine eigenen Verfahren zur Feststellung, wer Erbe ist. In Deutschland ist es der Erbschein, ausgestellt vom Nachlaßgericht. In England und Wales der Grant of Probate oder Letters of Administration. In den USA der probate court mit verschiedenen Dokumenten je nach Bundesstaat. In der Schweiz die Erbbescheinigung.

Diese Dokumente haben unterschiedliche Rechtsnatur:

Der deutsche Erbschein ist ein öffentliches Zeugnis, das die Erbfolge mit öffentlichem Glauben dokumentiert. Wer sich auf einen Erbschein verläßt, wird in seinem guten Glauben geschützt.

Der englische Grant of Probate ernennt primär den Executor (Testamentsvollstrecker) und bestätigt, daß das Testament gültig ist. Er ist kein unmittelbarer Nachweis der Erbberechtigung im deutschen Sinne.

Das amerikanische System variiert stark von Bundesstaat zu Bundesstaat. Probate courts stellen verschiedene Dokumente aus, deren Rechtswirkung unterschiedlich ist.

Die Lösung innerhalb der EU: Das Europäische Nachlasszeugnis

Für Erbfälle innerhalb der Europäischen Union gibt es seit 2015 ein einheitliches Instrument: das Europäische Nachlasszeugnis (ENZ) nach der EU-Erbrechtsverordnung (EU-ErbVO).

Das ENZ ist ein standardisiertes Formular, das in allen EU-Mitgliedstaaten anerkannt wird. Es weist nach:

• wer Erbe ist und zu welchen Quoten,
• welche Rechte der Erbe hat,
• ob ein Testamentsvollstrecker eingesetzt ist,
• welches Recht auf die Erbfolge anwendbar ist.

Ein ENZ, das etwa von einem französischen Notar ausgestellt wurde, kann direkt beim deutschen Grundbuchamt vorgelegt werden. Eine Apostille ist nicht erforderlich – das ENZ ist ein europäisches Dokument, das automatisch anerkannt wird.

Wichtig: Das Vereinigte Königreich ist nach dem Brexit nicht mehr Mitglied der EU. Ein englischer Grant of Probate ist daher kein europäisches Dokument und genießt nicht die vereinfachte Anerkennung des ENZ.

Erbfälle mit Drittstaatsbezug: Der schwierige Weg

Für Erben aus Nicht-EU-Staaten – also insbesondere aus den USA, Großbritannien (nach Brexit), der Schweiz oder anderen Ländern – ist der Weg zum deutschen Grundbuch komplizierter.

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

Möglichkeit 1: Anerkennung des ausländischen Erbnachweises

Das ausländische Dokument – etwa der Grant of Probate – kann unter bestimmten Voraussetzungen direkt beim Grundbuchamt vorgelegt werden. Das Grundbuchamt prüft dann:

• Ist das Dokument echt? (Apostille erforderlich!)
• Belegt es die Erbfolge hinreichend?
• Entspricht es den Anforderungen des deutschen Grundbuchrechts?

In der Praxis ist das Grundbuchamt oft skeptisch. Ein Grant of Probate etwa weist den Executor aus, nicht unbedingt den beneficial owner. Das Grundbuchamt wird zusätzliche Nachweise verlangen – etwa das Testament selbst, Übersetzungen, Erklärungen zur Erbfolge.

Möglichkeit 2: Beantragung eines deutschen Erbscheins

Der sicherere Weg ist oft, trotz des ausländischen Erbfalls einen deutschen Erbschein zu beantragen. Das ist möglich, wenn:

• der Erblasser zum Zeitpunkt des Todes seinen gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland hatte, oder
• inländisches Vermögen (Grundstücke in Deutschland) vorhanden ist.

Für das Grundstück in Deutschland kann das zuständige Amtsgericht einen sogenannten „gegenständlich beschränkten Erbschein" ausstellen – einen Erbschein, der sich nur auf das deutsche Grundstück bezieht.

Der gegenständlich beschränkte Erbschein

Dieser Sonderfall des Erbscheins ist für internationale Erbfälle besonders praktisch. Beispiel:

Ein amerikanischer Staatsbürger stirbt in Florida und hinterläßt neben seinem amerikanischen Vermögen ein Grundstück in Berlin. Die amerikanischen Gerichte führen das probate-Verfahren für das US-Vermögen durch. Für das deutsche Grundstück können die Erben beim Amtsgericht Berlin einen Erbschein beantragen, der sich nur auf dieses Grundstück bezieht.

Das deutsche Gericht prüft dabei:

• Welches Recht ist auf die Erbfolge anwendbar? (Nach EU-ErbVO grundsätzlich das Recht des letzten gewöhnlichen Aufenthalts, also Florida.)
• Wer ist nach diesem Recht Erbe?
• Liegen die Nachweise vor?

Das Verfahren erfordert typischerweise:

• Sterbeurkunde mit Apostille und beglaubigter Übersetzung
• Testament (falls vorhanden) mit Apostille und Übersetzung
• Nachweise zum anwendbaren Recht
• Eidesstattliche Versicherungen der Antragsteller

Der praktische Ablauf bei einem englischen Erblasser

Um das Ganze konkret zu machen: Ein britischer Staatsbürger stirbt 2024 in London und hinterläßt ein Mehrfamilienhaus in Berlin. Seine zwei Kinder in London sind Erben nach englischem Recht.

Schritt 1: Probate in England Die Kinder beantragen in England den Grant of Probate. Der High Court stellt das Dokument aus.

Schritt 2: Entscheidung über den deutschen Nachweis Für das deutsche Grundstück gibt es zwei Wege:
- Den Grant of Probate mit Apostille und Übersetzung beim Grundbuchamt vorlegen und hoffen, daß es akzeptiert wird.
- Einen gegenständlich beschränkten deutschen Erbschein beantragen.

Schritt 3a: Weg über den Grant of Probate Der Grant of Probate wird beim FCDO apostilliert, dann von einem vereidigten Übersetzer ins Deutsche übersetzt. Beide Dokumente gehen ans Grundbuchamt. Das Grundbuchamt prüft und verlangt möglicherweise zusätzliche Nachweise: das Testament selbst, Erklärungen zur Erbfolge nach englischem Recht, einen Nachweis, daß die Executors auch die beneficial owners sind.

Schritt 3b: Weg über den deutschen Erbschein Die Erben beauftragen einen deutschen Anwalt oder Notar, beim zuständigen Amtsgericht einen gegenständlich beschränkten Erbschein zu beantragen. Das Gericht prüft das englische Erbrecht und stellt fest, wer nach diesem Recht Erbe ist.

In der Praxis ist der Weg über den deutschen Erbschein oft vorzuziehen. Er ist zwar aufwendiger und teurer, aber das Ergebnis ist ein deutsches Dokument, das das Grundbuchamt ohne weitere Prüfung akzeptiert.

Besonderheiten bei amerikanischen Erbfällen

Das amerikanische Erbrecht ist besonders komplex, weil es von Bundesstaat zu Bundesstaat variiert. Hinzu kommt: Das amerikanische System unterscheidet oft nicht klar zwischen Executor und Erbe im deutschen Sinne.

Ein „Personal Representative", der vom probate court ernannt wird, ist nicht automatisch der wirtschaftliche Eigentümer (beneficial owner). Der Personal Representative verwaltet den Nachlaß und verteilt ihn nach den Regeln des Testaments oder des gesetzlichen Erbrechts.

Für das deutsche Grundbuchamt muß daher klar nachgewiesen werden:
- Wer ist beneficial owner des deutschen Grundstücks?
- Ist die Übertragung des Eigentums im Rahmen des probate-Verfahrens bereits erfolgt, oder steht sie noch aus?

Diese Fragen erfordern oft Gutachten zum amerikanischen Recht und führen zu erheblichem Aufwand. Der deutsche Erbschein ist dann die pragmatischere Lösung.

Die Kosten

Die Kosten für einen deutschen Erbschein richten sich nach dem Wert des Nachlasses (oder des deutschen Teils davon). Bei einem Mehrfamilienhaus im Wert von 3 Millionen Euro:

• Gerichtsgebühren für den Erbschein: 4.935 Euro
• Notarkosten für die Antragstellung: rund 5.900 Euro
• Übersetzungen: 200-500 Euro
• Apostillen: 50-100 Euro

Der Weg über die Anerkennung des ausländischen Dokuments ist kostengünstiger – aber nur, wenn er funktioniert. Lehnt das Grundbuchamt den Grant of Probate ab, entstehen zusätzliche Kosten durch den dann doch erforderlichen Erbscheinantrag.

Praxistipps für internationale Erben

1. Frühzeitig beraten lassen: Bevor Sie einen Weg einschlagen, sollten Sie sich von einem deutschen Notar oder Anwalt beraten lassen. Die Wahl des falschen Verfahrens kostet Zeit und Geld.

2. Dokumente sichern: Sammeln Sie alle relevanten Dokumente – Sterbeurkunde, Testament, probate-Dokumente – und lassen Sie sie apostillieren, bevor Sie sie nach Deutschland schicken.

3. Übersetzungen professionell anfertigen lassen: Nur beglaubigte Übersetzungen durch vereidigte Übersetzer werden akzeptiert.

4. Mit dem Grundbuchamt kommunizieren: Manchmal lohnt sich eine Vorabklärung, welche Dokumente das konkrete Grundbuchamt akzeptieren wird.

5. Geduld mitbringen: Internationale Erbfälle dauern länger. Rechnen Sie mit mehreren Monaten, bis Sie als Eigentümer im Grundbuch stehen.

Fazit: Kein unüberwindbares Hindernis

Die Legitimation ausländischer Erben vor dem deutschen Grundbuchamt ist aufwendig, aber machbar. Das Europäische Nachlasszeugnis hat die Situation für EU-Bürger erheblich vereinfacht. Für Drittstaaten – insbesondere USA und Großbritannien nach dem Brexit – bleibt der Nachweis komplizierter.

Der gegenständlich beschränkte deutsche Erbschein ist oft der sicherste Weg. Er erfordert zwar ein Verfahren vor einem deutschen Gericht, aber das Ergebnis ist ein Dokument, das ohne weitere Diskussion zum Grundbucheintrag führt.

Mit der richtigen Vorbereitung und Beratung steht der Grundbuchumschreibung auf die ausländischen Erben nichts im Wege.

Tobias Scheidacker
Notar in Berlin

English Version

Probate Certificate, European Certificate of Succession, Grant of Probate: Legitimizing Foreign Heirs

A Brit dies and leaves behind an apartment building in Berlin. His children live in London. An American woman passes away and her son in California inherits her property in Munich. A Swiss entrepreneur bequeaths real estate in Frankfurt to his family in Zurich.

In all these cases, the same question arises: How do the heirs prove to the German land registry that they are actually heirs? The land registry will not simply believe what someone claims. It needs proof—and proof that meets German requirements.

The Problem: Different Legal Systems

Every country has its own inheritance law and its own procedures for determining who is an heir. In Germany, it is the Erbschein (certificate of inheritance), issued by the probate court. In England and Wales, the Grant of Probate or Letters of Administration. In the USA, the probate court with various documents depending on the state. In Switzerland, the inheritance certificate (Erbbescheinigung).

These documents have different legal natures:

The German Erbschein is a public certificate that documents the succession with public faith. Anyone who relies on an Erbschein is protected in their good faith.

The English Grant of Probate primarily appoints the Executor and confirms that the will is valid. It is not a direct proof of inheritance entitlement in the German sense.

The American system varies greatly from state to state. Probate courts issue various documents whose legal effect differs.

The Solution Within the EU: The European Certificate of Succession

For inheritances within the European Union, there has been a uniform instrument since 2015: the European Certificate of Succession (ECS) under the EU Succession Regulation (EU-ErbVO).

The ECS is a standardized form that is recognized in all EU member states. It proves:

• who is an heir and in what proportions,
• what rights the heir has,
• whether an executor has been appointed,
• which law applies to the succession.

An ECS issued, for example, by a French notary can be presented directly to the German land registry. An apostille is not required—the ECS is a European document that is automatically recognized.

Important: The United Kingdom is no longer a member of the EU after Brexit. An English Grant of Probate is therefore not a European document and does not enjoy the simplified recognition of the ECS.

Inheritance Cases Involving Third Countries: The Difficult Path

For heirs from non-EU countries—particularly from the USA, Great Britain (post-Brexit), Switzerland, or other countries—the path to the German land registry is more complicated.

There are basically two possibilities:

Option 1: Recognition of the Foreign Inheritance Document

The foreign document—such as the Grant of Probate—can under certain conditions be presented directly to the land registry. The land registry then examines:

• Is the document authentic? (Apostille required!)
• Does it sufficiently prove the succession?
• Does it meet the requirements of German land registry law?

In practice, the land registry is often skeptical. A Grant of Probate, for example, identifies the Executor, not necessarily the beneficial owner. The land registry will demand additional evidence—such as the will itself, translations, declarations regarding the succession.

Option 2: Applying for a German Certificate of Inheritance

The safer path is often to apply for a German Erbschein despite the foreign inheritance case. This is possible if:

• the deceased had their habitual residence in Germany at the time of death, or
• domestic assets (real estate in Germany) are present.

For the property in Germany, the competent local court can issue a so-called “limited certificate of inheritance” (gegenständlich beschränkter Erbschein)—a certificate that relates only to the German property.

The Limited Certificate of Inheritance

This special form of inheritance certificate is particularly practical for international inheritance cases. Example:

An American citizen dies in Florida and leaves, in addition to his American assets, a property in Berlin. The American courts conduct the probate proceedings for the US assets. For the German property, the heirs can apply to the local court in Berlin for an inheritance certificate that relates only to this property.

The German court examines:

• Which law applies to the succession? (Under EU-ErbVO, generally the law of the last habitual residence, i.e., Florida.)
• Who is an heir under this law?
• Is the evidence available?

The procedure typically requires:

• Death certificate with apostille and certified translation
• Will (if any) with apostille and translation
• Evidence regarding applicable law
• Affidavits from the applicants

The Practical Process for an English Deceased

To make this concrete: A British citizen dies in 2024 in London and leaves an apartment building in Berlin. His two children in London are heirs under English law.

Step 1: Probate in England The children apply for a Grant of Probate in England. The High Court issues the document.

Step 2: Decision on German Proof For the German property, there are two paths:
- Present the Grant of Probate with apostille and translation to the land registry and hope it is accepted.
- Apply for a limited German certificate of inheritance.

Step 3a: Path via the Grant of Probate The Grant of Probate is apostilled by the FCDO, then translated into German by a sworn translator. Both documents go to the land registry. The land registry examines and may demand additional evidence: the will itself, declarations about the succession under English law, proof that the Executors are also the beneficial owners.

Step 3b: Path via the German Inheritance Certificate The heirs engage a German lawyer or notary to apply for a limited certificate of inheritance at the competent local court. The court examines English inheritance law and determines who is an heir under this law.

In practice, the path via the German inheritance certificate is often preferable. It is more complex and expensive, but the result is a German document that the land registry accepts without further examination.

Special Features of American Inheritance Cases

American inheritance law is particularly complex because it varies from state to state. Additionally: The American system often does not clearly distinguish between executor and heir in the German sense.

A “Personal Representative” appointed by the probate court is not automatically the beneficial owner. The Personal Representative administers the estate and distributes it according to the rules of the will or intestate succession.

For the German land registry, it must therefore be clearly proven:
- Who is the beneficial owner of the German property?
- Has the transfer of ownership as part of the probate proceedings already occurred, or is it still pending?

These questions often require expert opinions on American law and lead to considerable effort. The German inheritance certificate is then the more pragmatic solution.

The Costs

The costs for a German certificate of inheritance are based on the value of the estate (or the German portion thereof). For an apartment building worth 3 million euros:

• Court fees for the inheritance certificate: 4.935 euros
• notary costs for the application: appr. 5.900 euros
• Translations: 200-500 euros
• Apostilles: 50-100 euros

The path via recognition of the foreign document is less expensive—but only if it works. If the land registry rejects the Grant of Probate, additional costs arise from the then-necessary inheritance certificate application.

Practical Tips for International Heirs

1. Get advice early: Before you choose a path, you should get advice from a German notary or lawyer. Choosing the wrong procedure costs time and money.

2. Secure documents: Collect all relevant documents—death certificate, will, probate documents—and have them apostilled before sending them to Germany.

3. Have translations done professionally: Only certified translations by sworn translators are accepted.

4. Communicate with the land registry: Sometimes it’s worthwhile to clarify in advance which documents the specific land registry will accept.

5. Be patient: International inheritance cases take longer. Expect several months before you are registered as owner in the land register.

Conclusion: Not an Insurmountable Obstacle

Legitimizing foreign heirs before the German land registry is complex but doable. The European Certificate of Succession has significantly simplified the situation for EU citizens. For third countries—especially the USA and Great Britain after Brexit—proof remains more complicated.

The limited German certificate of inheritance is often the safest path. It does require proceedings before a German court, but the result is a document that leads to land registry entry without further discussion.

With the right preparation and advice, nothing stands in the way of transferring the land registry entry to the foreign heirs.

Tobias Scheidacker
Notary in Berlin

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