Geldwäscherecht bei Unternehmenstransaktionen

Dieser Artikel enthält im Anschluß an die deutsche Fassung eine englische Übersetzung. / This article includes an English translation following the German version.

Wenn der Notar viele Fragen stellt

„Warum brauchen Sie das alles?" – Wer zum ersten Mal an einer notariellen Unternehmens- oder Immobilientransaktion mit Gesellschaftsbeteiligung mitwirkt, kennt diese Situation: Der Notar fordert Gesellschaftsverträge an, will Beteiligungsketten offengelegt sehen, verlangt Ausweiskopien von Personen, die beim Termin gar nicht anwesend sind, und stellt Fragen, die mit dem eigentlichen Geschäft scheinbar wenig zu tun haben. Für internationale Mandanten, deren Heimatrechtsordnungen solche Anforderungen nicht kennen, kann das besonders irritierend sein.

Die Hintergründe für dieses Vorgehen liegen im deutschen Geldwäscherecht, und ich halte es für sinnvoll, sie hier einmal darzulegen. Denn wer die Gründe kennt, kann sich besser darauf einstellen – und die Transaktion läuft für alle Beteiligten reibungsloser ab.

Das Geldwäschegesetz und seine Anforderungen an den Notar

Deutschland hat mit dem Geldwäschegesetz (GwG) ein im europäischen Vergleich besonders strenges Regelwerk geschaffen. Das Gesetz richtet sich an verschiedene Berufsgruppen – Banken, Versicherungen, Immobilienmakler, Steuerberater und eben auch Notare. Es verpflichtet mich zu Sorgfaltspflichten, die weit über die bloße Identitätsfeststellung hinausgehen.

Diese Pflichten sind kein Ermessensspielraum. Sie sind zwingendes Recht. Bei Verstößen drohen mir als Notar empfindliche Bußgelder, die in schweren Fällen in den sechsstelligen Bereich gehen können. Hinzu kommen berufsrechtliche Konsequenzen bis hin zum Amtsverlust. Es handelt sich also um Anforderungen, die ich auch im eigenen Interesse sehr ernst nehme.

Der Kern der gesetzlichen Pflichten läßt sich unter dem international gebräuchlichen Begriff „Know Your Customer" (KYC) zusammenfassen: Bevor ich eine Urkunde errichte, muß ich wissen, mit wem ich es zu tun habe. Und zwar gründlich.

Was der Notar im einzelnen prüfen muß

Bei einer Transaktion, an der Gesellschaften beteiligt sind – ob Immobilienkauf durch eine GmbH, Anteilsübertragung (Share Deal), gesellschaftsrechtliche Umstrukturierung oder grenzüberschreitende Verschmelzung –, bin ich verpflichtet, mehrere Ebenen zu durchleuchten.

Zunächst die Identität der Vertragsparteien selbst. Bei natürlichen Personen geschieht das anhand des Personalausweises oder Reisepasses. Bei Gesellschaften muß ich klären, um welche Rechtsform es sich handelt, in welchem Register die Gesellschaft eingetragen ist und wer die organschaftliche Vertretung wahrnimmt. Ein aktueller Handelsregisterauszug oder ein vergleichbares Dokument aus dem Sitzstaat ist hierfür unerläßlich. Bei ausländischen Gesellschaften ist zu beachten, daß nicht jede Rechtsordnung ein dem deutschen Handelsregister entsprechendes Registerwesen kennt. In solchen Fällen sind alternative Nachweise erforderlich, etwa ein Certificate of Good Standing, ein Certificate of Incumbency oder beglaubigte Auszüge aus dem jeweiligen Gesellschaftsregister.

Dann die Vertretungsberechtigung. Die Person, die vor mir die Urkunde unterzeichnet, muß dazu befugt sein. Bei einer deutschen GmbH ergibt sich die Vertretungsbefugnis des Geschäftsführers aus dem Handelsregister. Bei einer Limited Partnership aus Delaware oder einer Gesellschaft aus den Vereinigten Arabischen Emiraten ist die Nachweisführung aufwendiger. Es reicht nicht, daß jemand behauptet, vertretungsberechtigt zu sein – der Nachweis muß urkundlich geführt werden. Gegebenenfalls brauche ich Vollmachten in notariell beglaubigter oder apostillierter Form.

Besonders aufwendig ist die Aufklärung der Beteiligungsstruktur. Wenn eine Gesellschaft Anteile an einer anderen Gesellschaft erwirbt und diese erste Gesellschaft ihrerseits von einer Holdinggesellschaft gehalten wird, an der wiederum ein Trust beteiligt ist, muß ich diese gesamte Kette nachvollziehen. Jede Ebene erfordert eigene Nachweise. Das Gesetz verlangt, daß ich nicht an der Oberfläche stehenbleibe, sondern die Struktur bis zu ihrem Ursprung verfolge.

Am Ende dieser Kette stehen die wirtschaftlich Berechtigten – also diejenigen natürlichen Personen, die letztlich die Kontrolle über die Gesellschaft ausüben oder mehr als 25 Prozent der Anteile halten. Das GwG verlangt, daß ich diese Personen mit Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift identifiziere. Dabei reicht es nicht, sich auf Angaben der Beteiligten zu verlassen; ich muß die Angaben anhand von Dokumenten verifizieren.

Das Transparenzregister und seine Bedeutung

Seit 2017 betreibt Deutschland ein Transparenzregister, in dem Gesellschaften ihre wirtschaftlich Berechtigten melden müssen. Das Register diente ursprünglich der Umsetzung der europäischen Geldwäscherichtlinien und ist seit 2021 als Vollregister ausgestaltet. Das bedeutet: Die Meldepflicht besteht unabhängig davon, ob sich die Angaben bereits aus anderen Registern (etwa dem Handelsregister) ergeben.

Vor jeder Beurkundung bin ich verpflichtet, einen Auszug aus dem Transparenzregister einzuholen und diesen mit meinen eigenen Feststellungen abzugleichen. Weichen die Angaben voneinander ab, muß ich dem nachgehen. Die Eintragung im Transparenzregister entbindet mich also nicht von eigenen Ermittlungen – sie ergänzt sie lediglich.

Innerhalb der Europäischen Union existieren vergleichbare Register in den anderen Mitgliedstaaten, die auf denselben Richtlinien beruhen. Ein Auszug aus dem jeweiligen nationalen Register ist entsprechend erforderlich. Die Qualität und Zugänglichkeit dieser Register ist allerdings unterschiedlich. In manchen Mitgliedstaaten sind die Daten frei abrufbar, in anderen nur eingeschränkt.

Für Gesellschaften aus Drittstaaten – etwa den USA, der Schweiz, dem Vereinigten Königreich (seit dem Brexit nicht mehr EU-Mitglied) oder den Vereinigten Arabischen Emiraten – stellt sich die Lage anders dar. Dort gibt es kein Transparenzregister im europäischen Sinne, oder die dortigen Register erfüllen nicht die Anforderungen des deutschen Rechts. Solche Gesellschaften sind verpflichtet, sich im deutschen Transparenzregister eintragen zu lassen, wenn sie an einer beurkundungspflichtigen Transaktion in Deutschland mitwirken. Diese Eintragung ist nicht optional, und sie muß vor der Beurkundung erfolgen. In der Praxis ist das ein Schritt, den viele ausländische Gesellschaften zunächst nicht einkalkulieren und der etwas Vorlaufzeit erfordert.

Ergänzend sei angemerkt, daß die USA mit dem Corporate Transparency Act ein eigenes Meldesystem für wirtschaftlich Berechtigte geschaffen haben, dessen Umsetzung allerdings noch im Fluß ist. Unabhängig davon ersetzt eine etwaige Meldung dort nicht die Eintragung im deutschen Register, wenn eine Beurkundung in Deutschland ansteht.

Wann eine Beurkundung nicht möglich ist

Das Gesetz beschränkt sich nicht darauf, mir Prüfungspflichten aufzuerlegen. Es verbietet mir in bestimmten Konstellationen die Beurkundung. Wenn ich die Identität eines Beteiligten oder eines wirtschaftlich Berechtigten nicht zweifelsfrei feststellen kann, darf ich die Urkunde nicht errichten. Das gilt auch dann, wenn die Transaktion eilig ist oder erhebliche wirtschaftliche Werte auf dem Spiel stehen.

Darüber hinaus bin ich zur Ablehnung verpflichtet, wenn Anhaltspunkte für Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung vorliegen. Die Schwelle dafür ist bewußt niedrig angesetzt: Bereits Tatsachen, die den Verdacht begründen, genügen. In solchen Fällen bin ich außerdem verpflichtet, eine Meldung an die Financial Intelligence Unit (FIU) abzugeben – die zentrale Meldestelle des Bundes für Geldwäscheverdachtsfälle. Diese Meldepflicht besteht unabhängig davon, ob sich der Verdacht später bestätigt. Und sie unterliegt einem strikten Informationsverbot: Ich darf die betroffenen Beteiligten nicht darüber informieren, daß eine Meldung erfolgt ist.

Dieses System mag auf den ersten Blick streng erscheinen. Es dient jedoch einem Ziel, das im Interesse aller liegt: der Integrität des Rechtsverkehrs und dem Schutz vor dem Mißbrauch legaler Strukturen für illegale Zwecke.

Die Rolle des Notars im Transaktionsprozeß

Meine Aufgabe als Notar ist es, Transaktionen rechtssicher zu gestalten. Die geldwäscherechtlichen Pflichten sind dabei ein Teil des Gesamtbildes, nicht das ganze Bild. Ich bin weder Ermittlungsbehörde noch Ankläger, sondern Rechtsgestalter: Meine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, daß ein Geschäft ordnungsgemäß und rechtskonform zustande kommt.

In der Praxis bedeutet das, daß ich zu einem möglichst frühen Zeitpunkt mitteile, welche Unterlagen benötigt werden. Denn wenn eine Transaktion am Beurkundungstermin daran scheitert, daß ein Dokument fehlt, ist das für alle Beteiligten unbefriedigend. Deshalb versende ich Unterlagenlisten in der Regel schon nach dem Erstkontakt, damit genügend Zeit für die Beschaffung bleibt.

Gerade bei grenzüberschreitenden Transaktionen gibt es immer wieder Konstellationen, in denen ein bestimmtes Dokument in der geforderten Form nicht existiert oder nicht rechtzeitig beschafft werden kann. In solchen Fällen lassen sich häufig alternative Nachweismöglichkeiten finden. Ob eine eidesstattliche Versicherung, eine Bestätigung des ausländischen Anwalts oder ein anderes geeignetes Mittel in Betracht kommt, hängt vom Einzelfall ab. Entscheidend ist, daß die Anforderungen des Gesetzes im Ergebnis erfüllt werden.

Bisweilen kann auch die Transaktionsstruktur selbst angepaßt werden, um die geldwäscherechtliche Prüfung zu vereinfachen, ohne das wirtschaftliche Ergebnis zu verändern. Wenn etwa eine Zwischengesellschaft, die keine operative Funktion hat, die Beteiligungskette unnötig verlängert, kann deren Umgehung oder Auflösung den gesamten Prozeß beschleunigen. Solche Überlegungen gehören zur notariellen Beratung dazu.

Welche Unterlagen für Unternehmenstransaktionen hilfreich sind

Wer eine Unternehmenstransaktion plant und mich beauftragen möchte, kann den Prozeß erheblich beschleunigen, wenn bestimmte Unterlagen frühzeitig zusammengestellt werden. Auf einige Punkte möchte ich hinweisen:

Handelsregisterauszüge der beteiligten Gesellschaften sollten möglichst aktuell sein. In der Praxis bedeutet „aktuell", daß der Auszug nicht älter als wenige Wochen sein sollte, da sich Eintragungen – etwa ein Geschäftsführerwechsel – kurzfristig ändern können. Bei ausländischen Gesellschaften ist das jeweilige Äquivalent vorzulegen, gegebenenfalls mit Apostille oder Legalisation und beglaubigter Übersetzung.

Die Gesellschaftsverträge oder Satzungen in ihrer aktuell geltenden Fassung geben mir Aufschluß über die internen Regelungen, insbesondere über Vertretungsbefugnisse, Zustimmungserfordernisse und Verfügungsbeschränkungen. Liegt nur eine ältere Fassung vor, sollte geprüft werden, ob zwischenzeitlich Änderungen beschlossen wurden.

Beteiligungsübersichten in Form eines Organigramms oder einer Tabelle helfen, verschachtelte Strukturen nachvollziehbar zu machen. Die Darstellung sollte alle Ebenen von der Vertragspartei bis hinauf zu den natürlichen Personen umfassen.

Transparenzregisterauszüge – oder bei Drittstaaten die entsprechenden Nachweise – sind zwingend erforderlich. Wie oben dargestellt, müssen Gesellschaften aus Staaten ohne eigenes Transparenzregister im deutschen Register eingetragen sein, bevor die Beurkundung stattfinden kann.

Ausweisdokumente der wirtschaftlich Berechtigten und der handelnden Personen benötige ich als beglaubigte Kopie oder im Original zur Einsichtnahme. Bei ausländischen Ausweisdokumenten ist zu beachten, daß diese in lateinischer Schrift ausgestellt oder durch eine beglaubigte Übersetzung ergänzt sein müssen.

Je früher mir diese Unterlagen vorliegen, desto eher kann ich prüfen, ob die Dokumentation vollständig ist, und desto zügiger läßt sich die Beurkundung vorbereiten.

Gute Vorbereitung macht den Unterschied

Die geldwäscherechtlichen Anforderungen betreffen jede Beurkundung, an der Gesellschaften beteiligt sind, und sie sind anspruchsvoll. Gleichwohl lassen sich auch komplexe internationale Transaktionen in einem geordneten Rahmen beurkunden, wenn die Beteiligten sich frühzeitig mit den erforderlichen Unterlagen befassen und offene Fragen rechtzeitig klären. Die Erfahrung zeigt, daß die meisten Schwierigkeiten nicht aus der Sache selbst entstehen, sondern aus Zeitdruck bei der Beschaffung von Dokumenten.

Bei Fragen zu den geldwäscherechtlichen Anforderungen im Zusammenhang mit einer konkreten Transaktion stehe ich Ihnen zur Verfügung.

Tobias Scheidacker
Notar in Berlin

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English Version

When the Notary Asks a Lot of Questions

"Why do you need all of this?" Anyone participating in a notarial corporate or real estate transaction involving companies for the first time will recognise this situation: the notary requests articles of association, wants ownership chains disclosed, demands copies of identification documents from persons who will not even be present at the appointment, and asks questions that seemingly have little to do with the actual transaction. For international clients whose home jurisdictions do not have such requirements, this can be particularly disconcerting.

The reasons for this procedure lie in German anti-money laundering law, and I consider it useful to explain them. Those who understand the reasons can prepare more effectively, and the transaction will proceed more smoothly for everyone involved.

The Money Laundering Act and Its Requirements for Notaries

Germany has created a particularly strict regulatory framework by European standards with its Money Laundering Act (Geldwäschegesetz – GwG). The Act addresses various professional groups — banks, insurance companies, real estate agents, tax advisors, and indeed notaries. It obliges me to due diligence duties that go far beyond mere identity verification.

These duties are not discretionary. They are mandatory law. In cases of violation, I face substantial fines as a notary, which in serious cases can reach six-figure sums. Additionally, there are professional consequences up to and including removal from office. These are therefore requirements that I take very seriously, not least in my own interest.

The core of the statutory duties can be summarised under the internationally established term "Know Your Customer" (KYC): before I draw up a deed, I must know who I am dealing with. And thoroughly so.

What the Notary Must Verify in Detail

In a transaction involving companies — whether a real estate purchase by a GmbH, a share transfer (share deal), a corporate restructuring, or a cross-border merger — I am obliged to examine several layers.

First, the identity of the contracting parties themselves. For natural persons, this is done by means of an identity card or passport. For companies, I must clarify the legal form, in which register the company is recorded, and who holds the power of representation. A current commercial register extract or comparable document from the state of incorporation is indispensable. For foreign companies, it should be noted that not every legal system has a registry system equivalent to the German commercial register. In such cases, alternative evidence is required, such as a Certificate of Good Standing, a Certificate of Incumbency, or certified extracts from the relevant company register.

Then the authority to represent. The person signing the deed before me must be authorised to do so. For a German GmbH, the managing director's authority to represent is evident from the commercial register. For a Delaware limited partnership or a company from the United Arab Emirates, providing proof is more involved. It is not sufficient for someone to claim they are authorised to represent — the proof must be furnished in documentary form. Where necessary, I require powers of attorney in notarially certified or apostilled form.

Particularly demanding is the clarification of the ownership structure. If a company acquires shares in another company, and the first company is in turn held by a holding company in which a trust participates, I must trace this entire chain. Each level requires its own evidence. The law requires that I do not stop at the surface but follow the structure to its origin.

At the end of this chain are the beneficial owners — those natural persons who ultimately exercise control over the company or hold more than 25 per cent of the shares. The GwG requires me to identify these persons by name, date of birth, nationality, and residential address. It is not sufficient to rely on statements made by the parties; I must verify the information against documents.

The Transparency Register and Its Significance

Since 2017, Germany has operated a Transparency Register in which companies must report their beneficial owners. The register originally served to implement the European anti-money laundering directives and has been structured as a full register since 2021. This means that the reporting obligation exists regardless of whether the information already appears in other registers (such as the commercial register).

Before each notarisation, I am obliged to obtain an extract from the Transparency Register and compare it with my own findings. If the information diverges, I must investigate further. Registration in the Transparency Register therefore does not relieve me of my own enquiries — it merely supplements them.

Within the European Union, comparable registers exist in other member states, based on the same directives. An extract from the respective national register is correspondingly required. The quality and accessibility of these registers varies, however. In some member states, the data is freely accessible; in others, access is restricted.

For companies from third countries — such as the USA, Switzerland, the United Kingdom (no longer an EU member since Brexit), or the United Arab Emirates — the situation is different. There, no transparency register in the European sense exists, or the local registers do not meet the requirements of German law. Such companies are obliged to register in the German Transparency Register if they participate in a transaction requiring notarisation in Germany. This registration is not optional, and it must take place before notarisation. In practice, this is a step that many foreign companies do not initially factor in and that requires some lead time.

It should additionally be noted that the USA has created its own reporting system for beneficial owners with the Corporate Transparency Act, though its implementation is still evolving. Regardless of this, any filing there does not substitute for registration in the German register when notarisation in Germany is involved.

When Notarisation Is Not Possible

The law does not confine itself to imposing verification duties on me. In certain constellations, it prohibits notarisation. If I cannot establish the identity of a party or a beneficial owner beyond doubt, I may not execute the deed. This applies even when the transaction is urgent or substantial economic values are at stake.

Furthermore, I am obliged to refuse notarisation if there are indications of money laundering or terrorism financing. The threshold is deliberately set low: facts that give rise to suspicion are sufficient. In such cases, I am additionally obliged to file a report with the Financial Intelligence Unit (FIU) — the federal government's central reporting office for suspected money laundering cases. This reporting obligation exists regardless of whether the suspicion is subsequently confirmed. And it is subject to a strict prohibition on disclosure: I may not inform the affected parties that a report has been filed.

This system may appear strict at first glance. It serves, however, a purpose that is in everyone's interest: the integrity of legal transactions and protection against the misuse of legitimate structures for illegal purposes.

The Role of the Notary in the Transaction Process

My task as a notary is to structure transactions in a legally secure manner. The anti-money laundering duties are one part of the overall picture, not the whole picture. I am neither an investigative authority nor a prosecutor, but rather a legal architect: my task is to ensure that a transaction is concluded properly and in compliance with the law.

In practice, this means that I communicate at the earliest possible stage which documents are needed. If a transaction fails at the notarisation appointment because a document is missing, that is unsatisfactory for everyone involved. I therefore typically send document checklists after the initial contact, so that sufficient time remains for procurement.

Particularly in cross-border transactions, constellations regularly arise where a particular document does not exist in the required form or cannot be procured in time. In such cases, alternative means of proof can frequently be found. Whether an affidavit, a confirmation from a foreign lawyer, or another suitable means comes into consideration depends on the individual case. What matters is that the statutory requirements are met in substance.

Occasionally, the transaction structure itself can be adjusted to simplify the anti-money laundering review without changing the economic outcome. If, for instance, an intermediate company with no operational function unnecessarily extends the ownership chain, restructuring or dissolving it can accelerate the entire process. Such considerations are part of notarial advisory work.

Which Documents Are Helpful for Corporate Transactions

Those planning a corporate transaction and wishing to engage me can significantly accelerate the process by compiling certain documents early. I would like to highlight several points:

Commercial register extracts for the companies involved should be as current as possible. In practice, "current" means that the extract should be no more than a few weeks old, as entries — such as a change of managing director — can change at short notice. For foreign companies, the respective equivalent must be presented, with apostille or legalisation and a certified translation where applicable.

The articles of association or bylaws in their currently applicable version provide me with information about internal regulations, particularly regarding authority to represent, consent requirements, and restrictions on disposal. If only an older version is available, it should be verified whether amendments have since been adopted.

Ownership charts in the form of an organisational diagram or a table help to make nested structures comprehensible. The presentation should cover all levels from the contracting party up to the natural persons.

Transparency register extracts — or for third countries, the corresponding evidence — are mandatory. As set out above, companies from states without their own transparency register must be registered in the German register before notarisation can take place.

Identity documents of the beneficial owners and acting persons are required by me as certified copies or in original for inspection. For foreign identity documents, it should be noted that these must be issued in Latin script or supplemented by a certified translation.

The earlier these documents are available to me, the sooner I can verify whether the documentation is complete, and the more expeditiously the notarisation can be prepared.

Good Preparation Makes the Difference

The anti-money laundering requirements apply to every notarisation involving companies, and they are demanding. Nevertheless, even complex international transactions can be notarised within an orderly framework, provided the parties engage with the required documentation early and clarify open questions in good time. Experience shows that most difficulties arise not from the substance of the matter itself, but from time pressure in procuring documents.

For questions regarding anti-money laundering requirements in connection with a specific transaction, I am at your disposal.

Tobias Scheidacker
Notary in Berlin