Dieser Artikel enthält im Anschluß an die deutsche Fassung eine englische Übersetzung. / This article includes an English translation following the German version.

Einleitung

„Warum brauchen Sie das alles?" – eine Frage, die ich verstehe. Wenn ich bei einer Unternehmenstransaktion bzw. Immobilientransaktion bei Beteiligung von Unternehmen umfangreiche Unterlagen anfordere, Gesellschaftsstrukturen hinterfrage und nach den wirtschaftlich Berechtigten frage, kann das auf Beteiligte befremdlich wirken. Besonders auf internationale Mandanten, die solche Anforderungen aus ihren Heimatländern vielleicht nicht kennen.

Ich möchte erklären, warum das so ist – und warum ich dabei nicht Ihr Gegner bin, sondern Ihr Verbündeter.

Das deutsche Geldwäscherecht: Streng und verbindlich

Deutschland hat eines der strengsten Geldwäschegesetze in Europa. Das Geldwäschegesetz (GwG) verpflichtet mich als Notar zu umfangreichen Prüfungs- und Dokumentationspflichten. Diese Pflichten sind keine Empfehlungen – sie sind zwingendes Recht. Verstoße ich dagegen, drohen mir persönlich empfindliche Bußgelder und berufsrechtliche Konsequenzen.

Konkret heißt das: Bevor ich bestimmte Geschäfte beurkunde, muß ich wissen, mit wem ich es zu tun habe. Das nennt man „Know Your Customer" – kurz KYC.

Was ich prüfen muß

Bei Unternehmenstransaktionen – sei es ein Immobilienkauf durch eine GmbH, ein Share Deal oder eine grenzüberschreitende Umstrukturierung – muß ich folgendes feststellen und dokumentieren:

Die Identität der Vertragsparteien: Wer ist die Gesellschaft? Wo ist sie registriert? Wer vertritt sie?

Die Vertretungsberechtigung: Ist die Person, die unterschreibt, tatsächlich berechtigt, für die Gesellschaft zu handeln? Das erfordert aktuelle Handelsregisterauszüge oder vergleichbare Dokumente.

Die Beteiligungsstruktur: Wem gehört die Gesellschaft? Wer steht dahinter? Bei verschachtelten Strukturen muß ich die gesamte Kette nachvollziehen.

Die wirtschaftlich Berechtigten: Welche natürlichen Personen stehen letztlich hinter der Gesellschaft? Das Gesetz verlangt, daß ich diese Personen identifiziere – mit Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnsitz.

Das Transparenzregister

Seit 2017 gibt es in Deutschland das Transparenzregister. Dort müssen Gesellschaften ihre wirtschaftlich Berechtigten melden. Ich bin verpflichtet, vor der Beurkundung einen Auszug aus dem Transparenzregister einzuholen und mit meinen eigenen Ermittlungen abzugleichen.

Für europäische Gesellschaften gilt: Es gibt vergleichbare Register in anderen EU-Mitgliedstaaten. Ein Auszug aus dem jeweiligen nationalen Transparenzregister ist erforderlich.

Für Gesellschaften aus Drittstaaten – etwa den USA, der Schweiz oder den Vereinigten Arabischen Emiraten – existiert kein Transparenzregister im europäischen Sinne. Diese müssen sich in das deutsche Transparenzregister eintragen, wenn sie hier beurkunden wollen.

Warum ich manchmal nicht beurkunden darf

Das Gesetz sieht Fälle vor, in denen ich eine Beurkundung ablehnen muß. Wenn ich die Identität der Beteiligten oder der wirtschaftlich Berechtigten nicht zweifelsfrei feststellen kann, darf ich nicht beurkunden. Das ist keine Willkür – das ist geltendes Recht.

Ebenso muß ich die Beurkundung ablehnen, wenn Anhaltspunkte für Geldwäsche vorliegen. Die Schwelle dafür ist niedrig: Bereits ein „Verdacht" kann ausreichen.

Meine Rolle: Ermöglicher, nicht Verhinderer

Ich verstehe, daß diese Anforderungen als Hürde empfunden werden können. Aber meine Aufgabe ist es nicht, Transaktionen zu verhindern, sondern sie zu ermöglichen – im Rahmen des rechtlich Zulässigen.

Deshalb arbeite ich so:

Frühe Kommunikation: Ich sage Ihnen von Anfang an, welche Unterlagen ich brauche. Keine Überraschungen beim Termin.

Unterstützung bei der Beschaffung: Ich erkläre, welche Dokumente aus welchen Ländern akzeptiert werden und in welcher Form sie vorliegen müssen.

Pragmatische Lösungen: Wenn ein Dokument nicht beschafft werden kann, suchen wir gemeinsam nach Alternativen.

Strukturberatung: Manchmal läßt sich eine Transaktion durch eine geänderte Struktur einfacher umsetzen. Ich zeige Optionen auf.

Was Sie vorbereiten sollten

Wenn Sie als Unternehmen eine Transaktion planen und mich beauftragen möchten, ist es hilfreich, folgendes frühzeitig zusammenzustellen:

Handelsregisterauszüge aller beteiligten Gesellschaften – möglichst aktuell (nicht älter als wenige Wochen)

Gesellschaftsverträge / Satzungen in der aktuellen Fassung

Transparenzregisterauszüge oder vergleichbare Dokumente

Beteiligungsübersichten: Wer hält welche Anteile an welcher Gesellschaft? Bis hinauf zu den natürlichen Personen.

Ausweisdokumente der wirtschaftlich Berechtigten und der handelnden Personen

Je früher ich diese Unterlagen habe, desto früher kann ich prüfen, ob alles vollständig ist – und desto reibungsloser läuft der Termin.

Mein Versprechen

Die geldwäscherechtlichen Anforderungen sind anspruchsvoll. Aber sie sind handhabbar. Ich habe Erfahrung mit internationalen Transaktionen und komplexen Beteiligungsstrukturen. Ich weiß, welche Fragen ich stellen muß und welche Dokumente ich brauche.

Wenn etwas nicht geht, sage ich es Ihnen – und erkläre, warum. Und wenn es einen Weg gibt, finden wir ihn gemeinsam.

Tobias Scheidacker
Notar in Berlin

‍

‍

English Version

"Why do you need all of this?"—a question I understand. When I request extensive documentation for a corporate (property) transaction, question company structures, and ask about beneficial owners, it can seem strange to parties involved. Especially to international clients who may not be familiar with such requirements from their home countries.

I want to explain why this is the case—and why I am not your adversary in this, but your ally.

German Anti-Money Laundering Law: Strict and Binding

Germany has one of the strictest anti-money laundering laws in Europe. The German Money Laundering Act (Geldwäschegesetz – GwG) obligates me as a notary to extensive verification and documentation duties. These duties are not recommendations—they are mandatory law. If I violate them, I personally face significant fines and professional consequences.

Specifically, this means: Before I notarize certain transactions, I must know who I am dealing with. This is called "Know Your Customer"—KYC for short.

What I Must Verify

For corporate transactions—whether a real estate purchase by a GmbH, a share deal, or a cross-border restructuring—I must determine and document the following:

The identity of the contracting parties: Who is the company? Where is it registered? Who represents it?

Authority to represent: Is the person signing actually authorized to act for the company? This requires current commercial register extracts or comparable documents.

The ownership structure: Who owns the company? Who is behind it? For nested structures, I must trace the entire chain.

The beneficial owners: Which natural persons are ultimately behind the company? The law requires me to identify these individuals—with name, date of birth, nationality, and residence.

The Transparency Register

Since 2017, Germany has had the Transparency Register (Transparenzregister). Companies must report their beneficial owners there. I am obligated to obtain an extract from the Transparency Register before notarization and compare it with my own findings.

For European companies: Comparable registers exist in other EU member states. An extract from the respective national transparency register is required.

For companies from third countries—such as the USA, Switzerland, or the United Arab Emirates—no transparency register in the European sense exists. They must register in the German Transparency Register if they want to have documents notarized here.

Why I Sometimes Cannot Notarize

The law provides for cases where I must refuse notarization. If I cannot establish the identity of the parties or the beneficial owners beyond doubt, I may not notarize. This is not arbitrary—this is applicable law.

Likewise, I must refuse notarization if there are indications of money laundering. The threshold for this is low: Even a "suspicion" can be sufficient.

My Role: Enabler, Not Blocker

I understand that these requirements can be perceived as obstacles. But my job is not to prevent transactions, but to enable them—within the bounds of what is legally permissible.

This is how I work:

Early communication: I tell you from the start what documents I need. No surprises at the appointment.

Support with procurement: I explain which documents from which countries are accepted and in what form they must be presented.

Pragmatic solutions: If a document cannot be obtained, we look for alternatives together.

Structure advisory: Sometimes a transaction can be implemented more easily with a modified structure. I show options.

What You Should Prepare

If you are planning a corporate transaction and want to engage me, it is helpful to compile the following early:

Commercial register extracts for all companies involved—as current as possible (not older than a few weeks)

Articles of association / bylaws in the current version

Transparency register extracts or comparable documents

Ownership charts: Who holds what shares in which company? Up to the natural persons.

Identity documents of beneficial owners and acting persons

The earlier I have these documents, the earlier I can check whether everything is complete—and the smoother the appointment will run.

My Promise

The anti-money laundering requirements are demanding. But they are manageable. I have experience with international transactions and complex ownership structures. I know what questions I must ask and what documents I need.

If something cannot be done, I will tell you—and explain why. And if there is a way, we will find it together.

Tobias Scheidacker
Notary in Berlin

‍