Wirtschaftlich Berechtigte und das Transparenzregister

Dieser Artikel enthält im Anschluß an die deutsche Fassung eine englische Übersetzung. / This article includes an English translation following the German version.

Wer steht dahinter?

Bei jeder Unternehmenstransaktion, die ich beurkunde, stellt sich dieselbe Frage: Welche natürlichen Personen stehen letztlich hinter den beteiligten Gesellschaften? Das Geldwäschegesetz zählt Notare zu den sogenannten Verpflichteten und verlangt von mir, genau das herauszufinden – bei Gesellschaftsgründungen ebenso wie bei Anteilsübertragungen, Umwandlungen oder Grundstücksgeschäften, an denen juristische Personen beteiligt sind. Die Rede ist von den wirtschaftlich Berechtigten, und deren Ermittlung gehört zu meinen zentralen Pflichten, noch bevor ich eine Urkunde errichte.

Das Transparenzregister ist dabei ein wichtiges Hilfsmittel, aber bei weitem nicht das einzige. Gerade bei grenzüberschreitenden Transaktionen oder verschachtelten Beteiligungsstrukturen reicht ein Registerauszug allein nicht aus. Dann muß ich weitere Unterlagen anfordern, eigene Nachforschungen anstellen und die Ergebnisse sorgfältig dokumentieren.

Vom Anteilseigner zur natürlichen Person

Der Begriff des wirtschaftlich Berechtigten meint diejenige natürliche Person, die eine Gesellschaft letztlich kontrolliert. In den meisten Fällen geschieht das über eine Beteiligung von mehr als 25 % am Kapital oder an den Stimmrechten. Kontrolle kann aber auch auf anderem Wege bestehen, etwa durch vertragliche Vereinbarungen, Treuhandverhältnisse oder Stimmrechtsbindungen, die einer Person maßgeblichen Einfluß auf die Geschäftsführung sichern, ohne daß sie selbst unmittelbar als Gesellschafterin in Erscheinung tritt. Auch abgestimmtes Verhalten mehrerer Personen kann dazu führen, daß sie gemeinsam als wirtschaftlich Berechtigte gelten, wenn sie zusammen die Kontrollschwelle überschreiten.

Entscheidend ist: Am Ende jeder Beteiligungskette muß eine natürliche Person stehen. Wenn eine GmbH von einer Holdinggesellschaft gehalten wird, die ihrerseits einer weiteren Gesellschaft gehört, genügt es nicht, die unmittelbare Gesellschafterin zu kennen. Ich muß die gesamte Kette bis zu den dahinterstehenden Personen nachvollziehen. Läßt sich trotz Ausschöpfung aller Ermittlungsmöglichkeiten kein wirtschaftlich Berechtigter feststellen, sieht das Gesetz vor, daß der gesetzliche Vertreter – also etwa der Geschäftsführer – als sogenannter fiktiver wirtschaftlich Berechtigter gilt. Das ist allerdings nur der letzte Ausweg; ich bin gehalten, zunächst alle anderen Wege der Ermittlung zu beschreiten.

Das deutsche Transparenzregister

Seit 2017 sind deutsche Gesellschaften verpflichtet, ihre wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister zu melden. Was anfangs als sogenanntes Auffangregister konzipiert war, das lediglich ergänzend zu den bestehenden Registern (Handelsregister, Partnerschaftsregister und Genossenschaftsregister) Daten vorhielt, ist seit August 2021 ein Vollregister. Das bedeutet: Jede meldepflichtige Gesellschaft muß ihre wirtschaftlich Berechtigten eigens dort eintragen, unabhängig davon, ob sich diese Informationen bereits aus anderen öffentlichen Registern ergeben. Eingetragen werden Name, Geburtsdatum und Wohnort der betreffenden Personen sowie Art und Umfang ihres wirtschaftlichen Interesses. Bei Verstößen gegen die Meldepflicht drohen empfindliche Bußgelder.

Vor jeder Beurkundung hole ich einen aktuellen Auszug aus diesem Register ein und gleiche die dortigen Angaben mit meinen eigenen Ermittlungen ab. Stimmen die Informationen nicht überein – etwa weil ein Gesellschafterwechsel stattgefunden hat, der noch nicht im Register nachvollzogen wurde –, bin ich verpflichtet, den Widersprüchen nachzugehen. Gegebenenfalls muß ich eine Unstimmigkeitsmeldung an die registerführende Stelle, das Bundesverwaltungsamt, abgeben. Solange eine solche Unstimmigkeit nicht aufgeklärt ist, kann das den Fortgang der Beurkundung verzögern.

Register anderer EU-Mitgliedstaaten

Die EU-Geldwäscherichtlinie verpflichtet sämtliche Mitgliedstaaten, eigene Transparenzregister zu führen. Ist an einer Transaktion beispielsweise eine luxemburgische, französische oder niederländische Gesellschaft beteiligt, benötige ich einen Auszug aus dem dortigen nationalen Register. Die europäischen Register sind über das sogenannte BORIS-System (Business Registers Interconnection System) mittlerweile untereinander vernetzt, so daß die Abfrage deutlich einfacher geworden ist als noch vor einigen Jahren.

Allerdings unterscheidet sich die Datenqualität von Land zu Land erheblich. Nicht alle Register werden so sorgfältig gepflegt wie das deutsche; manche Einträge sind veraltet oder unvollständig. Hinzu kommt, daß der Europäische Gerichtshof im November 2022 die unbeschränkte öffentliche Einsichtnahme in Transparenzregister für unvereinbar mit der EU-Grundrechtecharta erklärt hat. In der Folge haben einige Mitgliedstaaten den Zugang zeitweise eingeschränkt, was die Recherche vorübergehend erschwert hat. Für Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz – also auch für mich als Notar – besteht der Zugang gleichwohl fort.

Wenn es kein Transparenzregister gibt

Bei Gesellschaften aus Staaten außerhalb der EU – etwa den USA, der Schweiz, den Vereinigten Arabischen Emiraten oder den Kanalinseln – existiert häufig kein vergleichbares Register. In den USA etwa gibt es zwar seit dem Corporate Transparency Act von 2024 erstmals eine Meldepflicht auf Bundesebene, die praktische Umsetzung befindet sich jedoch noch im Aufbau. In diesen Fällen muß ich die wirtschaftlich Berechtigten auf anderem Wege ermitteln, was regelmäßig einen deutlich höheren Aufwand bedeutet.

Das beginnt mit den Gründungsdokumenten und Gesellschaftsverträgen, aus denen sich die Gesellschafterstruktur ergibt. Diese Dokumente liegen naturgemäß in der Sprache des Sitzstaates vor und müssen in aller Regel von einem vereidigten Übersetzer ins Deutsche übertragen werden. Je nach Herkunftsland ist außerdem eine Apostille oder eine konsularische Legalisation erforderlich, um die Echtheit der Urkunden nachzuweisen. Bei mehrstufigen Beteiligungsverhältnissen verlange ich darüber hinaus ein Organigramm, das die gesamte Kette bis zu den natürlichen Personen abbildet. Die Beteiligten müssen mir außerdem Selbstauskünfte über die wirtschaftlich Berechtigten erteilen – hierfür verwende ich standardisierte Fragebögen. Die wirtschaftlich Berechtigten selbst müssen sich mit Reisepaß oder Personalausweis ausweisen. Und schließlich muß die ausländische Gesellschaft vor der Beurkundung noch in das deutsche Transparenzregister eingetragen werden, sofern sie dort meldepflichtig wird.

Der KYC-Fragebogen in der Praxis

Bei komplexeren Strukturen setze ich einen sogenannten Know-Your-Customer-Fragebogen der Bundesnotarkammer ein. Darin werden systematisch die direkten und – bei mehrstufigen Beteiligungen – die indirekten Gesellschafter erfaßt, ebenso die wirtschaftlich Berechtigten mit ihrer jeweiligen Staatsangehörigkeit und ihrem Wohnsitz. Abgefragt wird auch, ob unter den Beteiligten politisch exponierte Personen im Sinne des Geldwäschegesetzes sind. Als politisch exponiert gelten Personen, die ein hochrangiges öffentliches Amt ausüben oder in den letzten zwölf Monaten ausgeübt haben – etwa Staats- und Regierungschefs, Minister, Abgeordnete, aber auch Mitglieder von Leitungsorganen staatlicher Unternehmen. Bei solchen Personen und ihren unmittelbaren Familienangehörigen gelten verschärfte Sorgfaltspflichten.

Neben der Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten gehört auch die Prüfung gegen Sanktionslisten zu meinen Pflichten. Ich gleiche die an einer Transaktion beteiligten Personen und Gesellschaften mit den einschlägigen Sanktionslisten der Europäischen Union ab. Dieser Fragebogen dient also nicht der Bürokratie um ihrer selbst willen. Er stellt sicher, daß alle erforderlichen Informationen vollständig und strukturiert vorliegen – und erspart Ihnen im weiteren Verlauf Rückfragen, weil wesentliche Angaben fehlen.

Vertraulichkeit der erhobenen Daten

Die Informationen, die ich im Rahmen der Identifizierung wirtschaftlich Berechtigter erhebe, unterliegen strengen gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz. Ich verwende sie ausschließlich zur Erfüllung meiner Pflichten nach dem Geldwäschegesetz. Diese Pflicht besteht neben und unabhängig von meiner notariellen Verschwiegenheitspflicht, die sämtliche mir anvertrauten Informationen umfaßt. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur in den gesetzlich ausdrücklich vorgesehenen Fällen. Die erhobenen Daten und Dokumente muß ich fünf Jahre lang aufbewahren; danach sind sie zu vernichten.

Stelle ich bei meiner Prüfung Widersprüche zwischen den mir erteilten Auskünften und den Eintragungen im Transparenzregister fest, bin ich allerdings verpflichtet, eine Unstimmigkeitsmeldung an das Bundesverwaltungsamt als registerführende Stelle zu erstatten. Diese Meldepflicht besteht kraft Gesetzes und ist keine Frage meines Ermessens.

Hintergrund dieser Anforderungen

Die Pflicht zur Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter ist Teil eines internationalen Regelungsrahmens zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Den Anstoß geben die Empfehlungen der Financial Action Task Force (FATF), die auf europäischer Ebene in mittlerweile sechs aufeinander folgenden Geldwäscherichtlinien umgesetzt wurden. Das deutsche Geldwäschegesetz setzt diese Vorgaben in nationales Recht um und wird regelmäßig an neue europäische Anforderungen angepaßt. Für Sie als Beteiligte an einer notariellen Transaktion bedeutet das in der Praxis, daß ich eine Reihe von Fragen stelle und verschiedene Dokumente benötige. Diese Anforderungen ergeben sich unmittelbar aus dem Gesetz.

Vorbereitung auf die Beurkundung

Die Anforderungen an die Identifizierung wirtschaftlich Berechtigter sind umfangreich, lassen sich aber mit der richtigen Vorbereitung gut bewältigen. Zu Beginn einer Transaktion teile ich Ihnen mit, welche Unterlagen und Informationen ich benötige. Erfahrungsgemäß ist es sinnvoll, diesen Prozeß frühzeitig anzustoßen, denn gerade bei ausländischen Gesellschaften können die Beschaffung beglaubigter Übersetzungen, die Einholung einer Apostille und die Eintragung in das deutsche Transparenzregister einige Wochen in Anspruch nehmen.

Der KYC-Fragebogen führt Sie durch die erforderlichen Angaben. Sobald Ihre Unterlagen vorliegen, prüfe ich sie und melde mich, falls etwas fehlt oder Klärungsbedarf besteht. Häufige Stolpersteine in der Praxis sind veraltete Registerauszüge, fehlende Angaben zu zwischengeschalteten Gesellschaften oder nicht aktuelle Eintragungen im Transparenzregister nach einem kürzlichen Gesellschafterwechsel. Auch bei schwierigen Konstellationen – etwa sehr verschachtelten Strukturen oder Beteiligungen aus Ländern ohne Transparenzregister – finden wir einen gangbaren Weg.

Tobias Scheidacker
Notar in Berlin

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English Version

Who is behind it?

In every corporate transaction I notarize, the same question arises: which natural persons ultimately stand behind the companies involved? The German Money Laundering Act (Geldwäschegesetz) classifies notaries as so-called obliged entities and requires me to answer precisely that question – whether the transaction concerns a company formation, a share transfer, a corporate restructuring, or a real estate transaction involving legal entities. These persons are referred to as beneficial owners, and establishing their identity is one of my core duties, before I may even proceed with the notarization.

The Transparency Register is an important tool in this process, but far from the only one. Particularly in cross-border transactions or layered corporate structures, a register extract alone is not sufficient. In such cases, I must request further documentation, conduct my own enquiries, and carefully document the results.

From shareholder to natural person

The concept of the beneficial owner refers to the natural person who ultimately controls a company. In most cases, this is through a holding of more than 25% of the share capital or voting rights. However, control can also exist through other means, for instance through contractual arrangements, fiduciary relationships, or voting agreements that grant a person significant influence over the management of the company without that person appearing directly as a shareholder. Coordinated conduct among several persons may also result in their being treated collectively as beneficial owners if together they exceed the control threshold.

The decisive point is this: at the end of every chain of ownership, there must be a natural person. If a GmbH is held by a holding company, which in turn belongs to yet another entity, it is not sufficient to identify only the immediate shareholder. I must trace the entire chain through to the individuals behind it. If, despite exhausting all avenues of enquiry, no beneficial owner can be established, the law provides that the legal representative – typically the managing director – is deemed the so-called fictitious beneficial owner. This is, however, strictly a last resort; I am required first to pursue all other means of identification.

The German Transparency Register

Since 2017, German companies have been required to report their beneficial owners to the Transparency Register. What was initially conceived as a so-called catch-all register, merely supplementing the existing registers (commercial register, partnership register, and cooperative register), became a full register in August 2021. This means that every company subject to the reporting obligation must make a dedicated entry, regardless of whether the same information is already available from other public registers. The register records the name, date of birth, and place of residence of the persons concerned, as well as the nature and extent of their beneficial interest. Failure to comply with the reporting obligation can result in substantial fines.

Before every notarization, I obtain a current extract from the register and compare the information with my own findings. If the details do not match – for example, because a change of shareholders has taken place but has not yet been reflected in the register – I am required to investigate the discrepancies. Where necessary, I must file a discrepancy report with the Federal Office of Administration (Bundesverwaltungsamt), which maintains the register. As long as such a discrepancy remains unresolved, it may delay the progress of the notarization.

Registers of other EU member states

The EU Anti-Money Laundering Directive requires all member states to maintain their own transparency registers. If, for example, a Luxembourg, French, or Dutch company is involved in a transaction, I need an extract from the relevant national register. The European registers are now interconnected through the BORIS system (Business Registers Interconnection System), making enquiries considerably easier than they were some years ago.

That said, data quality varies significantly from country to country. Not all registers are maintained as thoroughly as the German one; some entries are outdated or incomplete. In addition, the European Court of Justice ruled in November 2022 that unrestricted public access to transparency registers was incompatible with the EU Charter of Fundamental Rights. As a result, some member states temporarily restricted access, which complicated research for a period. For obliged entities under the Money Laundering Act – including notaries – access has, however, been maintained throughout.

Where no transparency register exists

For companies from countries outside the EU – such as the USA, Switzerland, the United Arab Emirates, or the Channel Islands – there is often no comparable register. In the USA, for instance, the Corporate Transparency Act of 2024 introduced a federal reporting obligation for the first time, but its practical implementation is still in its early stages. In these cases, I must establish the beneficial owners through other means, which regularly involves considerably greater effort.

This begins with the articles of association and formation documents, which reveal the ownership structure. These documents are naturally in the language of the country of incorporation and must as a rule be translated into German by a sworn translator. Depending on the country of origin, an apostille or consular legalization may also be required to verify the authenticity of the documents. For multi-level holdings, I additionally require an organizational chart showing the entire chain of ownership through to the natural persons. The parties must also provide me with self-declarations regarding the beneficial owners – I use standardized questionnaires for this purpose. The beneficial owners themselves must provide identification by way of passport or identity card. Finally, the foreign company must be entered in the German Transparency Register before the notarization can proceed, insofar as it becomes subject to the reporting obligation.

The KYC questionnaire in practice

For more complex structures, I use a Know Your Customer questionnaire. It systematically captures the direct shareholders and – in the case of multi-level holdings – the indirect shareholders, together with the beneficial owners, their respective nationalities, and their places of residence. The questionnaire also asks whether any of the parties are politically exposed persons within the meaning of the Money Laundering Act. Politically exposed persons are those who hold or have held a prominent public function within the last twelve months – such as heads of state and government, ministers, members of parliament, but also members of the governing bodies of state-owned enterprises. Enhanced due diligence obligations apply to such persons and their immediate family members.

In addition to identifying beneficial owners, I am also required to screen the persons and entities involved in a transaction against the relevant sanctions lists of the European Union. The questionnaire thus does not exist for the sake of bureaucracy. It ensures that all required information is available in a complete and structured form – and spares you follow-up enquiries later because essential details were missing.

Confidentiality of the data collected

The information I collect in the course of identifying beneficial owners is subject to strict statutory data protection requirements. I use it exclusively to fulfil my obligations under the Money Laundering Act. This obligation exists alongside and independently of my notarial duty of confidentiality, which covers all information entrusted to me. Disclosure to third parties only occurs in cases expressly provided for by law. The data and documents collected must be retained for five years; thereafter they must be destroyed.

If, however, my review reveals contradictions between the information provided to me and the entries in the Transparency Register, I am obliged to file a discrepancy report with the Federal Office of Administration as the authority maintaining the register. This reporting obligation exists by operation of law and is not a matter of my discretion.

Background to these requirements

The obligation to identify beneficial owners forms part of an international regulatory framework for combating money laundering and terrorist financing. The impetus comes from the recommendations of the Financial Action Task Force (FATF), which have been transposed at European level through what are now six successive Anti-Money Laundering Directives. The German Money Laundering Act implements these requirements in national law and is regularly updated to reflect new European standards. In practical terms, this means that I will ask a number of questions and require various documents from you as a party to a notarial transaction. These requirements arise directly from the law.

Preparing for the notarization

The requirements for identifying beneficial owners are extensive, but with proper preparation they are entirely manageable. At the outset of a transaction, I will let you know which documents and information I need. Experience shows that it is advisable to initiate this process early, as the procurement of certified translations, the obtaining of an apostille, and the registration in the German Transparency Register can take several weeks, particularly where foreign companies are involved.

The KYC questionnaire guides you through the required details. Once your documents are in hand, I review them and contact you if anything is missing or requires clarification. Common stumbling blocks in practice include outdated register extracts, missing information on intermediate holding companies, or transparency register entries that have not been updated following a recent change of shareholders. Even in difficult constellations – such as highly layered structures or holdings from countries without a transparency register – we find a workable path.

Tobias Scheidacker
Notary in Berlin