Die Apostille im deutschen Grundstücksrecht

Dieser Artikel enthält im Anschluß an die deutsche Fassung eine englische Übersetzung. / This article includes an English translation following the German version.

Wer in Deutschland eine Immobilie kaufen oder erben will, aber im Ausland lebt, steht früher oder später vor einer Frage, die auf den ersten Blick rein bürokratisch wirkt: Wie wird eine ausländische Urkunde in Deutschland anerkannt? Die Antwort führt fast immer zur Apostille – einem Instrument, das die meisten erst kennenlernen, wenn sie es benötigen.

Warum ausländische Urkunden nicht einfach gelten

Ein Beispiel aus dem Kanzleialltag verdeutlicht das. Eine Vollmacht wird in New York ausgestellt. Das Dokument ist in englischer Sprache verfaßt, trägt den Stempel und die Unterschrift eines „Notary Public“. Auf den ersten Blick wirkt alles ordnungsgemäß. Doch der beurkundende Notar in Deutschland hat keine Möglichkeit, ohne weiteres zu prüfen, ob die Unterschrift echt ist, ob der amerikanische Notar tatsächlich im Amt war und ob das Dokument unverändert vorliegt.

Das ist keine Förmelei. Die Sicherheit des Rechtsverkehrs verlangt, daß Urkunden, auf deren Grundlage etwa Grundstücke übertragen werden, verläßlich sind. Ein Grundbucheintrag läßt sich nur mit erheblichem Aufwand korrigieren. Deshalb muß die Echtheit ausländischer Urkunden nachgewiesen werden, bevor sie im deutschen Rechtsverkehr Wirkung entfalten.

Vor dem Apostille-Übereinkommen war dieser Nachweis umständlich. Das Verfahren hieß Legalisation und bestand aus mehreren Stufen: Zunächst mußte das Außenministerium des Ausstellungsstaates die Urkunde beglaubigen – in den USA etwa das State Department oder die zuständige Landesbehörde. Dann mußte die deutsche Botschaft oder das zuständige Konsulat im Ausstellungsstaat die Echtheit nochmals bestätigen. Dieses Verfahren war nicht nur zeitaufwendig und kostenintensiv, sondern in der Praxis auch fehleranfällig, weil Beteiligte häufig nicht wußten, welche Stelle in welcher Reihenfolge eingeschaltet werden mußte.

Das Haager Apostille-Übereinkommen von 1961

Am 5. Oktober 1961 wurde auf der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht ein Abkommen geschlossen, das diese Schwierigkeiten beseitigen sollte: das Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation, in der Praxis schlicht Apostille-Übereinkommen genannt. Es trat am 24. Januar 1965 in Kraft. Deutschland ist seit dem 13. Februar 1966 Vertragsstaat. Heute gehören dem Übereinkommen über 125 Staaten an – darunter die USA, Großbritannien, die Schweiz und die meisten EU-Mitgliedstaaten.

An die Stelle der mehrstufigen Legalisation tritt eine einzige Bescheinigung – die Apostille. Sie wird von einer dazu bestimmten Behörde im Ausstellungsstaat auf der Urkunde oder auf einem fest damit verbundenen Blatt angebracht. Die Apostille bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels.

Ist eine Apostille angebracht, darf der Empfangsstaat keine weitere Förmlichkeit verlangen. Das Dokument gilt als echt, ohne daß eine Botschaft oder ein Konsulat eingeschaltet werden muß.

Wie eine Apostille aussieht

Das Übereinkommen schreibt ein einheitliches Format vor. Die Apostille muß die Überschrift „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ tragen – auf Französisch, auch wenn das übrige Dokument in einer anderen Sprache abgefaßt ist. Sie enthält zehn numerierte Felder, unter anderem den Ausstellungsstaat, den Namen des Unterzeichners der Urkunde, die Behörde, deren Siegel die Urkunde trägt, sowie Ort, Datum und Registrierungsnummer der Apostille selbst. Die Mindestgröße beträgt 9 × 9 Zentimeter. In der Praxis ist die Apostille entweder direkt auf die Urkunde gestempelt, als separates Blatt angeheftet oder aufgeklebt.

Zuständige Behörden

Jeder Vertragsstaat bestimmt selbst, welche Behörden Apostillen ausstellen dürfen. In Deutschland richtet sich die Zuständigkeit nach der Art der Urkunde und dem Bundesland. Für notarielle Urkunden ist regelmäßig der Präsident des Landgerichts zuständig, in dessen Bezirk der beurkundende Notar seinen Amtssitz hat. Für Verwaltungsurkunden sind je nach Bundesland die Bezirksregierungen, Regierungspräsidien oder andere Landesbehörden zuständig. Urkunden von Bundesbehörden erhalten ihre Apostille vom Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten.

In den Vereinigten Staaten stellt der Secretary of State des jeweiligen Bundesstaates die Apostille für Urkunden aus, die in diesem Staat ausgestellt wurden. Für Bundesurkunden – etwa Beglaubigungen des FBI – ist das U.S. Department of State in Washington, D.C. zuständig. In Großbritannien ist ausschließlich das Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO) für die Erteilung von Apostillen zuständig. In der Schweiz ist das Verfahren föderalistisch organisiert: Für kantonale Urkunden sind die Staatskanzleien der Kantone zuständig, für Bundesurkunden die Bundeskanzlei.

Ein häufiger Fehler in der Praxis: Die Apostille wird im falschen Staat beantragt. Die Apostille muß immer von einer Behörde des Staates stammen, in dem die Urkunde ausgestellt wurde. Eine in New York beurkundete Vollmacht braucht die Apostille des Secretary of State von New York – nicht des Secretary of State von Kalifornien und erst recht nicht einer deutschen Behörde.

Welche Urkunden eine Apostille brauchen

Das Übereinkommen gilt ausschließlich für öffentliche Urkunden. Dazu zählen gerichtliche Entscheidungen und Protokolle, Urkunden von Verwaltungsbehörden und Standesämtern, notarielle Beglaubigungen und Beurkundungen sowie amtliche Vermerke auf privaten Dokumenten, etwa ein behördlicher Registrierungsvermerk.

Ausgenommen sind rein private Schriftstücke ohne amtliche Beteiligung, Urkunden von diplomatischen oder konsularischen Vertretern sowie bestimmte Verwaltungsschreiben, die sich unmittelbar auf Handels- oder Zollvorgänge beziehen.

Im notariellen Alltag begegnen vor allem folgende Dokumente, die regelmäßig mit einer Apostille versehen sein müssen: notarielle Vollmachten aus dem Ausland, Erbscheine und Testamentseröffnungsprotokolle, Handelsregisterauszüge ausländischer Gesellschaften, beglaubigte Abschriften von Identitätsdokumenten sowie Ehe- und Geburtsurkunden, soweit sie für die jeweilige Beurkundung erheblich sind.

Zu beachten ist ein praxisrelevanter Sonderfall: Zwischen einigen Staaten bestehen bilaterale Abkommen, die eine noch weitergehende Befreiung vorsehen. Zwischen Deutschland und Frankreich, Italien, Österreich und Dänemark etwa genügen bei bestimmten Urkunden weder Legalisation noch Apostille – die Urkunde wird ohne zusätzliche Förmlichkeit anerkannt. Ob ein solches Abkommen greift, muß im Einzelfall geprüft werden.

Drei Fälle aus der notariellen Praxis

Die ausländische Vollmacht

Ein amerikanischer Staatsangehöriger erwirbt ein Mehrfamilienhaus in Berlin. Zur Beurkundung des Kaufvertrags kann er nicht persönlich erscheinen und möchte sich vertreten lassen. Er sucht einen Notary Public in New York auf und läßt dort eine Vollmacht beglaubigen.

An dieser Stelle ist ein Mißverständnis weit verbreitet: Der amerikanische Notary Public ist kein Notar im deutschen Sinne. Er hat keine juristische Ausbildung und prüft den Inhalt der Urkunde nicht. Seine Aufgabe beschränkt sich darauf, die Identität des Unterzeichners festzustellen und zu bestätigen, daß dieser in seiner Gegenwart unterschrieben hat. Die Vollmacht selbst – also den Text, der regelt, was der Bevollmächtigte darf und was nicht – sollte daher der deutsche Notar vorbereiten, bei dem der Kaufvertrag beurkundet wird. Nur so ist sichergestellt, daß die Vollmacht den Anforderungen des deutschen Rechts genügt und im Grundbuchverfahren akzeptiert wird.

Nach der Beglaubigung durch den Notary Public benötigt die Vollmacht eine Apostille des zuständigen Secretary of State von New York. Die Vollmacht muß dem deutschen Notar im Original – einschließlich der Apostille – vorgelegt werden.

Der ausländische Erbschein

Ein britischer Staatsangehöriger hat ein Grundstück in Deutschland geerbt. Um im Grundbuch als neuer Eigentümer eingetragen zu werden, muß er seine Erbberechtigung nachweisen. Das englische Recht kennt hierzu den Grant of Probate – das funktionale Gegenstück zum deutschen Erbschein, wenngleich sich die beiden Instrumente in ihrem Inhalt und ihrer Wirkung im Detail unterscheiden.

Der Grant of Probate ist eine ausländische öffentliche Urkunde. Für seine Verwendung in Deutschland ist eine Apostille des FCDO erforderlich. Da das Grundbuchamt grundsätzlich deutschsprachige Unterlagen verlangt, muß der Grant of Probate zusätzlich von einem in Deutschland vereidigten Übersetzer übersetzt werden. In manchen Fällen verlangt das Grundbuchamt darüber hinaus eine Prüfung, ob der ausländische Erbnachweis inhaltlich den Anforderungen des deutschen Grundbuchrechts genügt – eine Frage, die sich nicht allein mit der Apostille beantworten läßt.

Die ausländische Gesellschaft als Käufer

Eine Schweizer Aktiengesellschaft erwirbt ein Gewerbeobjekt in Frankfurt. Der Notar muß prüfen, wer die Gesellschaft wirksam vertreten kann. Hierzu benötigt er einen aktuellen Handelsregisterauszug des zuständigen Schweizer Handelsregisteramtes, versehen mit einer Apostille der kantonalen Staatskanzlei. Die Schweiz ist seit dem 11. März 1973 Vertragsstaat des Haager Übereinkommens, sodaß die Apostille ausreicht und keine Legalisation erforderlich ist.

Gerade bei Handelsregisterauszügen ist auf die zeitliche Aktualität zu achten. Grundbuchämter und Notare verlangen in der Regel, daß der Auszug nicht älter als wenige Wochen ist. Da die Beschaffung der Apostille selbst einige Tage in Anspruch nimmt, sollte der Auszug so spät wie möglich vor der geplanten Beurkundung angefordert werden.

Wenn es keine Apostille gibt: das Legalisationsverfahren

Das Haager Übereinkommen deckt mit über 125 Vertragsstaaten einen Großteil der praktisch relevanten Länder ab. Es gibt jedoch Staaten, die dem Übereinkommen nicht beigetreten sind. Dazu gehören unter anderem die Vereinigten Arabischen Emirate, Saudi-Arabien und mehrere Staaten in Afrika und Asien.

Für Urkunden aus diesen Ländern gilt weiterhin das herkömmliche Legalisationsverfahren. Es besteht aus drei Stufen: Zunächst beglaubigt die im Ausstellungsstaat zuständige Behörde die Urkunde. Dann bestätigt das Außenministerium des Ausstellungsstaates die Echtheit dieser Beglaubigung. Schließlich legalisiert die deutsche Auslandsvertretung – also die Botschaft oder das Konsulat vor Ort – die Urkunde für den deutschen Rechtsverkehr.

Dieses Verfahren ist mit einem deutlich höheren Zeitaufwand verbunden als die Apostille. Mehrere Wochen sind keine Seltenheit, in manchen Ländern können auch Monate vergehen. Bei zeitlich festgelegten Transaktionen – etwa einem Immobilienkauf mit vereinbartem Fälligkeitstermin – kann das zu erheblichen Schwierigkeiten führen.

Entwicklungen: Die elektronische Apostille

Seit einigen Jahren gibt es Bestrebungen, die Apostille zu digitalisieren. Unter dem Stichwort e-Apostille haben bisher rund 56 Staaten begonnen, elektronische Apostillen auszustellen oder ein elektronisches Register einzuführen, über das sich die Echtheit einer Apostille online verifizieren läßt. Deutschland gehört bislang nicht dazu, akzeptiert aber e-Apostillen aus Staaten, die dieses Verfahren eingeführt haben.

Hinweise für internationale Käufer

Wer aus dem Ausland eine Immobilie in Deutschland erwerben möchte, sollte die Frage der Urkundenbeglaubigung rechtzeitig in den Blick nehmen.

Die Beschaffung einer Apostille dauert je nach Land und Behörde zwischen wenigen Tagen und mehreren Wochen. Wer einen festen Beurkundungstermin hat, sollte die Apostille frühzeitig beantragen. Welche Behörde zuständig ist, richtet sich nach dem Ausstellungsstaat und der Art der Urkunde. Die Haager Konferenz für Internationales Privatrecht führt auf ihrer Internetseite (hcch.net) ein Verzeichnis der zuständigen Stellen aller Vertragsstaaten.

Häufig wird übersehen, daß die Apostille ausschließlich die Echtheit der Urkunde bestätigt, nicht ihren Inhalt. Für die Verwendung in Deutschland ist deshalb in aller Regel eine beglaubigte Übersetzung durch einen hierzu befugten Übersetzer erforderlich. Auch die zeitliche Aktualität verdient Aufmerksamkeit: Handelsregisterauszüge etwa, aber auch manche Vollmachten, dürfen bei Vorlage nicht zu alt sein. Wer die Apostille erst Wochen nach Ausstellung der Urkunde beantragt, riskiert, daß das Dokument bei Vorlage beim Notar oder Grundbuchamt nicht mehr akzeptiert wird.

Schließlich ist zu beachten, daß für die notarielle Beurkundung in Deutschland regelmäßig das Original vorgelegt werden muß. Eine Kopie, und sei sie beglaubigt, genügt häufig nicht.

Zusammenfassung

Die Apostille ist ein unscheinbares Dokument – ein Rechteck mit Stempeln, Unterschriften und einer Registrierungsnummer. Gleichwohl hängt von ihr ab, ob eine in einem Staat errichtete öffentliche Urkunde in einem anderen Staat als echt anerkannt wird – ohne den Umweg über ein aufwendiges Legalisationsverfahren. Wer eine Immobilientransaktion mit Auslandsbezug plant, sollte die Frage der Apostille deshalb frühzeitig klären.

Tobias Scheidacker
Notar in Berlin

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English Version

Anyone planning to buy or inherit property in Germany while living abroad will sooner or later face a question that seems bureaucratic at first glance but matters a great deal in practice: How is a foreign document recognised in Germany? The answer almost invariably leads to the apostille — an instrument most people encounter for the first time when they need one.

Why foreign documents are not simply accepted

Consider a scenario familiar from daily notarial practice. A power of attorney is drawn up in New York. The document is in English, bears the stamp and signature of a “Notary Public.” At first sight, everything appears to be in order. But the German notary who will use this document in a conveyancing transaction has no straightforward way of verifying whether the signature is genuine, whether the American notary was in fact duly appointed, and whether the document has remained unaltered.

This is not mere formality. The integrity of legal transactions demands that documents forming the basis for transfers of real property be reliable. A land register entry can only be corrected with considerable effort. Foreign documents must therefore be authenticated before they can take effect in German legal transactions.

Before the Apostille Convention, this authentication process was cumbersome. The procedure was called legalisation and involved several stages: first, the foreign ministry of the issuing state had to certify the document — in the United States, for instance, the State Department or the relevant state-level authority. Then the German embassy or the competent consulate in the issuing state had to confirm authenticity again. This process was not only time-consuming and expensive but also prone to error in practice, because the parties involved frequently did not know which office had to be approached in what order.

The Hague Apostille Convention of 1961

On 5 October 1961, the Hague Conference on Private International Law concluded an agreement intended to eliminate these difficulties: the Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents, known in practice simply as the Apostille Convention. It entered into force on 24 January 1965. Germany has been a contracting state since 13 February 1966. Today, the Convention has more than 125 contracting states, including the United States, the United Kingdom, Switzerland, and most EU member states.

In place of the multi-stage legalisation process, the Convention introduced a single certificate — the apostille. It is affixed by a designated authority in the issuing state, either on the document itself or on a sheet permanently attached to it. The apostille confirms the authenticity of the signature, the capacity in which the signatory acted, and, where applicable, the authenticity of the seal or stamp.

Once an apostille is affixed, the receiving state may not require any further formality. The document is accepted as authentic without any involvement of an embassy or consulate.

What an apostille looks like

The Convention prescribes a uniform format. Every apostille must bear the heading “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” — in French, regardless of the language of the underlying document. It contains ten numbered fields, including the issuing state, the name of the signatory of the document, the authority whose seal the document bears, and the place, date, and registration number of the apostille itself. The minimum dimensions are 9 × 9 centimetres. In practice, the apostille may be stamped directly onto the document, attached as a separate sheet, or glued on.

Competent authorities

Each contracting state determines which authorities may issue apostilles. In Germany, competence depends on the type of document and the federal state. For notarial documents, the president of the regional court (Landgericht) in whose district the notary has their seat of office is generally responsible. For administrative documents, the relevant authorities vary by federal state — typically the regional council (Bezirksregierung or Regierungspräsidium) or another state-level authority. Documents issued by federal authorities receive their apostille from the Federal Office for Foreign Affairs (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten).

In the United States, the Secretary of State of each state issues apostilles for documents originating in that state. For federal documents — such as FBI certifications — the U.S. Department of State in Washington, D.C. is responsible. In the United Kingdom, the Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO) has exclusive competence for issuing apostilles. In Switzerland, the process follows the country’s federalist structure: cantonal chancelleries handle cantonal documents, while the Federal Chancellery handles federal documents.

A frequent mistake in practice: the apostille is requested from the wrong state. The apostille must always come from an authority of the state in which the document was issued. A power of attorney notarised in New York requires the apostille from the Secretary of State of New York — not from the Secretary of State of California, and certainly not from a German authority.

Which documents require an apostille

The Convention applies exclusively to public documents. These include judicial decisions and court records, documents from administrative authorities and registry offices, notarial certifications and notarisations, and official endorsements on private documents, such as an official registration note.

Excluded are purely private writings without any official involvement, documents from diplomatic or consular agents, and certain administrative letters directly relating to commercial or customs transactions.

In notarial practice, the documents most commonly requiring an apostille are: notarial powers of attorney from abroad, grants of probate and certificates of inheritance, commercial register extracts of foreign companies, certified copies of identity documents, and marriage and birth certificates where relevant to the transaction at hand.

A practically significant exception deserves mention: bilateral agreements between certain states provide for even broader exemptions. Between Germany and France, Italy, Austria, and Denmark, for example, certain documents require neither legalisation nor an apostille — the document is recognised without additional formality. Whether such an agreement applies must be assessed on a case-by-case basis.

Three situations from notarial practice

The foreign power of attorney

An American citizen is purchasing an apartment building in Berlin. He cannot attend the notarisation of the purchase agreement in person and wishes to appoint a representative. He visits a Notary Public in New York to have a power of attorney certified.

A widespread misunderstanding arises at this point: the American Notary Public is not a notary in the German sense. A Notary Public has no legal training in the European sense and does not review the substance of the document. Their role is limited to establishing the signatory’s identity and confirming that the signatory signed in their presence. The power of attorney itself — the text defining what the agent may and may not do — should therefore be prepared by the German notary handling the purchase agreement. Only in this way can it be ensured that the power of attorney meets the requirements of German law and will be accepted by the land registry.

Following certification by the Notary Public, the power of attorney requires an apostille from the Secretary of State of New York. The original of the power of attorney with the apostille must be presented to the German notary.

The foreign grant of probate

A British national has inherited property in Germany. To be registered in the land register as the new owner, they must prove their right of inheritance. English law provides the Grant of Probate for this purpose — the functional equivalent of the German Erbschein, although the two instruments differ in their content and legal effect in certain respects.

The Grant of Probate is a foreign public document. An apostille from the FCDO is required for its use in Germany. Since the land registry generally requires documents in German, the Grant of Probate must additionally be translated by a translator sworn in Germany. In some cases, the land registry may also require an assessment of whether the foreign proof of inheritance substantively meets the requirements of German land registration law — a question that cannot be answered by the apostille alone.

The foreign company as buyer

A Swiss corporation is acquiring a commercial property in Frankfurt. The notary must verify who may validly represent the company. For this purpose, a current commercial register extract from the competent Swiss commercial registry is needed, bearing an apostille from the relevant cantonal chancellery. Switzerland has been a contracting state to the Hague Convention since 11 March 1973, so the apostille is sufficient and no legalisation is required.

Commercial register extracts require particular attention to timeliness. Land registries and notaries generally require that the extract be no more than a few weeks old. Since obtaining the apostille itself takes several days, the extract should be requested as late as practicable before the planned notarisation.

When there is no apostille: the legalisation procedure

The Hague Convention, with more than 125 contracting states, covers the majority of practically relevant countries. However, some states have not acceded to the Convention. These include, among others, the United Arab Emirates, Saudi Arabia, and several states in Africa and Asia.

For documents from these countries, the traditional legalisation procedure continues to apply. It consists of three stages: first, the competent authority in the issuing state certifies the document; then the foreign ministry of the issuing state confirms the authenticity of that certification; finally, the German diplomatic mission — the embassy or consulate — legalises the document for use in German legal transactions.

This procedure involves considerably more time than the apostille process. Several weeks are not uncommon, and in some countries months may pass. Where transactions are subject to fixed deadlines — a property purchase with an agreed completion date, for example — this can cause significant difficulties.

Developments: the electronic apostille

In recent years, efforts have been made to digitise the apostille. Under the heading e-Apostille, approximately 56 states have begun issuing electronic apostilles or establishing electronic registers through which the authenticity of an apostille can be verified online. Germany has not yet adopted this system but accepts e-Apostilles from states that have introduced the procedure.

Guidance for international buyers

Anyone planning to acquire property in Germany from abroad should address the question of document authentication well in advance.

Obtaining an apostille takes between a few days and several weeks, depending on the country and the authority involved. Where a notarisation date has already been set, the apostille should be applied for well ahead of time. The competent authority depends on the issuing state and the type of document; the Hague Conference on Private International Law maintains a directory of designated authorities for all contracting states on its website (hcch.net).

It is frequently overlooked that the apostille confirms only the authenticity of the document, not its content. For use in Germany, a certified translation by a qualified translator is therefore generally required as well. Timeliness also deserves attention: commercial register extracts, for instance, and certain powers of attorney must not be too old when presented. Anyone who applies for the apostille weeks after the document was issued risks it no longer being accepted by the notary or land registry.

Finally, German notarial proceedings generally require the original document. A copy, even a certified one, is frequently not sufficient.

In summary

The apostille is an unassuming document — a rectangle bearing stamps, signatures, and a registration number. Yet it determines whether a public document created in one state will be recognised as authentic in another — without the detour of a lengthy legalisation procedure. Anyone planning a property transaction with an international element should address the question of the apostille early on.

Tobias Scheidacker
Notary in Berlin