Handelsregister und Vertretungsnachweise für ausländische Gesellschaften

Dieser Artikel enthält im Anschluß an die deutsche Fassung eine englische Übersetzung. / This article includes an English translation following the German version.

Wenn eine ausländische Gesellschaft beim Notar erscheint

Eine Delaware LLC kauft ein Mehrfamilienhaus in Berlin-Kreuzberg. Eine luxemburgische S.à r.l. verkauft ihre Anteile an einer deutschen Projektgesellschaft. Eine Schweizer AG erwirbt ein Gewerbegrundstück in München. Solche Vorgänge gehören in einer international vernetzten Wirtschaft längst zum Alltag notarieller Praxis. Und doch bringen sie eine Frage mit sich, die sich bei rein inländischen Sachverhalten fast von selbst beantwortet: Wer handelt hier für die Gesellschaft, und ist diese Person hierzu berechtigt?

Für eine deutsche GmbH läßt sich das innerhalb weniger Minuten klären. Ein Blick in das Handelsregister zeigt den oder die Geschäftsführer, die Art der Vertretungsberechtigung und etwaige Beschränkungen. Bei ausländischen Gesellschaften fehlt dieses vertraute Koordinatensystem. An seine Stelle tritt eine Vielzahl unterschiedlicher Rechtsordnungen, Registerstrukturen und Dokumentationsformen, die sich nicht ohne weiteres in das deutsche System übersetzen lassen.

Die Prüfung geschieht nach dem Gründungsrecht der Gesellschaft

Das deutsche Internationale Privatrecht knüpft die Frage der Vertretungsbefugnis an das Gesellschaftsstatut. Maßgeblich ist also das Recht desjenigen Staates, in dem die Gesellschaft gegründet wurde. Für eine in Delaware registrierte LLC gilt demnach das Recht des Bundesstaates Delaware, für eine in England gegründete Limited das englische Companies Act, für eine liechtensteinische Anstalt das liechtensteinische Personen- und Gesellschaftsrecht. Dieses Prinzip gilt unabhängig davon, wo die Gesellschaft ihren tatsächlichen Verwaltungssitz hat oder wo sich das Beurkundungsobjekt befindet.

In der Praxis bedeutet das, daß ich mich als Notar jedesmal aufs Neue mit der konkreten Rechtsordnung des Gründungsstaates auseinandersetzen muß. Die Frage, ob ein „Manager" einer US-amerikanischen LLC alleinvertretungsberechtigt ist, beantwortet weder das deutsche HGB noch die notarielle Erfahrung mit deutschen Gesellschaftsformen. Sie beantwortet sich allein nach dem anwendbaren US-Bundesstaatsrecht und den Regelungen des jeweiligen Gesellschaftsvertrages.

Existenznachweis und Registerlage

Bevor es um die Vertretung geht, muß zunächst feststehen, daß die Gesellschaft überhaupt existiert und rechtsfähig ist. In Deutschland genügt hierfür ein aktueller Handelsregisterauszug. Andere Rechtsordnungen kennen vergleichbare Instrumente, die sich in Bezeichnung, Inhalt und Aussagekraft allerdings erheblich unterscheiden.

In den USA etwa stellen die Einzelstaaten sogenannte Certificates of Good Standing oder Certificates of Existence aus. Diese Dokumente bestätigen, daß die Gesellschaft ordnungsgemäß gegründet wurde und zum Ausstellungszeitpunkt noch als aktiv geführt wird – also insbesondere ihre jährlichen Meldepflichten und Gebühren erfüllt hat. Was sie nicht enthalten, ist jede Information über die Vertretungsverhältnisse. Wer die Gesellschaft nach außen vertreten darf, ergibt sich aus den internen Gesellschaftsdokumenten.

In England und Wales führt Companies House ein öffentlich zugängliches Register, das sowohl die Existenz der Gesellschaft als auch die aktuell eingetragenen Directors und Secretaries ausweist. Im Vereinigten Königreich ist es zudem möglich, daß neben den Directors auch andere Personen auf Grundlage einer Vollmacht oder eines Gesellschafterbeschlusses wirksam für die Gesellschaft handeln – ein Umstand, der dem deutschen Recht zwar nicht fremd ist, sich dort aber anders darstellt.

In Luxemburg gibt das Registre de Commerce et des Sociétés Auskunft über die Gérants einer S.à r.l. oder die Administrateurs einer S.A. Die Schweiz verfügt über ein dem deutschen System ähnliches Handelsregister mit vergleichbarer Publizitätswirkung. Schwieriger wird es bei Gesellschaften aus den Vereinigten Arabischen Emiraten, wo die Registerlandschaft je nach Emirat und je nachdem, ob die Gesellschaft in einer Freihandelszone oder auf dem Festland gegründet wurde, stark variiert. Dokumente liegen dort häufig zunächst nur in arabischer Sprache vor und müssen für den deutschen Rechtsverkehr übersetzt werden.

Die eigentliche Herausforderung: der Nachweis der Vertretungsmacht

Der Existenznachweis ist in den meisten Fällen der einfachere Teil. Die eigentliche Komplexität liegt im Nachweis der Vertretungsberechtigung. Hier unterscheiden sich die Rechtsordnungen grundlegend.

Bei einer deutschen GmbH ist die Vertretungsregelung im Handelsregister publiziert. Dritte können sich auf die dort eingetragenen Vertretungsverhältnisse verlassen; das Handelsregister entfaltet insoweit Vertrauensschutz. Ein vergleichbarer Registerschutz existiert in vielen ausländischen Rechtsordnungen nicht oder nur eingeschränkt.

Für eine US-amerikanische LLC muß ich regelmäßig das Operating Agreement heranziehen – den Gesellschaftsvertrag, der die interne Organisation und die Vertretungsbefugnisse regelt. Bei einer Corporation sind es die Bylaws und die Beschlüsse des Board of Directors. Zusätzlich wird häufig eine gesonderte Resolution benötigt, in der die Gesellschaftsorgane den konkreten Unterzeichner für die jeweilige Transaktion ermächtigen. Da diese Dokumente rein interner Natur sind und keiner behördlichen Kontrolle unterliegen, muß ich ihren Inhalt besonders sorgfältig prüfen.

Bei einer britischen Limited ist die Vertretungslage auf den ersten Blick übersichtlicher, da Companies House die Directors ausweist. Allerdings kennt das englische Recht keine dem deutschen Recht vergleichbare Gesamtvertretungsregelung, und die Articles of Association können abweichende Vertretungsmodelle vorsehen. Zudem sind Vollmachten (Powers of Attorney) im angelsächsischen Rechtskreis deutlich verbreiteter als in Deutschland, sodaß häufig eine Untervollmacht zu prüfen ist.

Apostille, Legalisation und das Problem der Aktualität

Ausländische Urkunden entfalten im deutschen Rechtsverkehr nicht ohne weiteres Beweiswirkung. Für Urkunden aus Staaten, die dem Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation beigetreten sind, genügt eine Apostille – ein standardisierter Echtheitsnachweis, der von einer dafür zuständigen Behörde des Ausstellungsstaates ausgestellt wird. Bei Staaten, die dem Übereinkommen nicht beigetreten sind, ist stattdessen eine Legalisation erforderlich, also eine Bestätigung der Echtheit durch die diplomatische oder konsularische Vertretung.

In der Praxis stellt die Beschaffung apostillierter Dokumente häufig einen erheblichen Zeitfaktor dar. In manchen US-Bundesstaaten dauert die Apostillierung eines Certificate of Good Standing mehrere Wochen. In den VAE kann der Vorgang durch mehrere behördliche Stufen zusätzlich Zeit beanspruchen. Hinzu kommt, daß ich als Notar auf möglichst aktuelle Unterlagen angewiesen bin. Ein Registerauszug, der bei der Beurkundung bereits mehrere Monate alt ist, hat eine sehr begrenzte Aussagekraft. In der Zwischenzeit können Geschäftsführer abberufen, Gesellschaften aufgelöst oder Vertretungsregelungen geändert worden sein. Je nach Transaktion und Risikolage bestehe ich auf Dokumenten, die nicht älter als wenige Wochen sind.

Worauf es bei der Prüfung ankommt

Wenn mir die Unterlagen vorliegen, gleiche ich die Informationen aus den verschiedenen Dokumenten gegeneinander ab. Die Prüfung folgt dabei keiner starren Checkliste, sondern orientiert sich an den Umständen des Einzelfalls. Gleichwohl gibt es wiederkehrende Prüfungspunkte.

Zunächst die Konsistenz: Der Name der Gesellschaft muß in sämtlichen Dokumenten identisch sein – einschließlich der Rechtsformbezeichnung und etwaiger Namenszusätze. Gerade bei US-amerikanischen Gesellschaften, bei denen das Certificate of Formation, das Operating Agreement und das Certificate of Good Standing aus unterschiedlichen Zeiträumen stammen können, sind Abweichungen keine Seltenheit. Schon ein fehlender Punkt oder eine abweichende Schreibweise kann Anlaß zur Nachfrage geben.

Dann die Vertretungsregel: Kann die handelnde Person allein vertreten, oder bedarf es des Zusammenwirkens mehrerer Organmitglieder? Bei deutschen Gesellschaften ist die Einzel- oder Gesamtvertretungsbefugnis im Handelsregister eingetragen. Bei ausländischen Gesellschaften muß ich diese Information dem Gesellschaftsvertrag oder den einschlägigen Beschlüssen entnehmen.

Schließlich die Frage der Aktualität und Gültigkeit: Ist die Person, die vor mir handelt, zum Zeitpunkt der Beurkundung noch im Amt? Gibt es Anhaltspunkte für zwischenzeitliche Veränderungen? Gerade bei größeren Transaktionen mit längerer Vorlaufzeit kann sich die Vertretungslage zwischen der Einreichung der Dokumente und dem Beurkundungstermin verändert haben.

Mehrstufige Beteiligungsstrukturen und Sonderfälle

Die Prüfung wird weiter erschwert, wenn an einer Transaktion nicht eine einzelne ausländische Gesellschaft beteiligt ist, sondern eine Kette von Gesellschaften. Ein häufig anzutreffendes Szenario: Eine auf den Cayman Islands registrierte Holdinggesellschaft hält die Anteile an einer luxemburgischen Zwischenholding, die wiederum Alleingesellschafterin einer deutschen Immobilien-GmbH ist. Soll nun die deutsche GmbH ein Grundstück veräußern, muß ich nicht nur die Vertretungsberechtigung des Geschäftsführers der deutschen GmbH prüfen, sondern im Rahmen etwaiger Gesellschaftergenehmigungen auch die gesamte Beteiligungskette.

Weitere Konstellationen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern: Die Gesellschaft ist erst vor kurzem gegründet worden und der Registrierungsvorgang noch nicht abgeschlossen. Oder die Vertretungsberechtigung wird nicht durch ein Organverhältnis vermittelt, sondern durch eine Vollmacht – die ihrerseits wiederum von einem ordnungsgemäß vertretungsberechtigten Organ erteilt worden sein muß. Oder die Gesellschaft befindet sich in einem Restrukturierungsverfahren, das die Vertretungsverhältnisse beeinflußt.

In solchen Fällen ist die Mitwirkung spezialisierter Rechtsberater im jeweiligen Gründungsstaat sinnvoll, die die Vertretungslage auf Grundlage des anwendbaren Rechts bestätigen können. Auch ein sogenanntes Legal Opinion eines ausländischen Anwalts kann die notarielle Prüfung ergänzen und absichern.

Frühzeitige Abstimmung spart allen Beteiligten Aufwand

Aus der täglichen Praxis kann ich sagen: Die meisten Verzögerungen bei grenzüberschreitenden Beurkundungen entstehen nicht bei der Vertragsgestaltung, sondern bei der Beschaffung der Vertretungsnachweise. Wer erst wenige Tage vor dem geplanten Beurkundungstermin feststellt, daß ein apostilliertes Certificate of Good Standing aus Nevada oder ein beglaubigter Handelsregisterauszug aus Dubai fehlt, gerät in Zeitdruck, der sich auf alle Verfahrensbeteiligten auswirkt.

Ich empfehle daher, die Frage der Vertretungsdokumentation möglichst früh in der Transaktionsplanung zu klären. Je früher ich weiß, welche Gesellschaften auf welcher Seite der Transaktion beteiligt sind, desto konkreter kann ich angeben, welche Unterlagen in welcher Form benötigt werden. Im besten Fall lassen sich Dokumentenbeschaffung und Vertragsgestaltung parallel vorantreiben, sodaß am Beurkundungstag alles vorliegt.

Ich berate regelmäßig bei Transaktionen mit Auslandsberührung und kenne die Anforderungen zahlreicher Rechtsordnungen. Sprechen Sie mich an, bevor Sie Dokumente beschaffen – ich sage Ihnen, was im konkreten Fall erforderlich ist und was nicht.

Tobias Scheidacker
Notar in Berlin

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English Version

When a Foreign Company Appears Before the Notary

A Delaware LLC is buying an apartment building in Berlin-Kreuzberg. A Luxembourg S.à r.l. is selling its shares in a German project company. A Swiss AG is acquiring a commercial property in Munich. Transactions like these have long been part of everyday notarial practice in an internationally connected economy. Yet they bring with them a question that, in purely domestic matters, almost answers itself: Who is acting for the company, and is that person authorized to do so?

For a German GmbH, this can be resolved within minutes. A glance at the commercial register reveals the managing director or directors, the type of representative authority, and any restrictions. With foreign companies, this familiar frame of reference is missing. In its place stands a multitude of different legal systems, registry structures, and forms of documentation that cannot simply be mapped onto the German system.

Why the Inquiry Follows the Law of Incorporation

German private international law links the question of representative authority to the company's governing law. The decisive factor is the law of the state in which the company was incorporated. A Delaware-registered LLC is therefore subject to the law of the State of Delaware; a company formed in England falls under the English Companies Act; a Liechtenstein Anstalt is governed by Liechtenstein's law on persons and companies. This principle applies regardless of where the company maintains its actual administrative seat or where the subject of the notarization is located.

In practice, this means that I must engage afresh with the specific legal framework of the state of incorporation in each case. Whether a "Manager" of a US LLC holds sole representative authority is a question answered neither by the German Commercial Code nor by notarial experience with German corporate forms. It is answered solely by the applicable US state law and the provisions of the relevant operating agreement.

Proof of Existence and the Registry Landscape

Before the question of representation arises, it must first be established that the company actually exists and possesses legal capacity. In Germany, a current commercial register extract suffices. Other legal systems have comparable instruments, though they differ considerably in designation, content, and evidentiary value.

In the United States, individual states issue Certificates of Good Standing or Certificates of Existence. These documents confirm that the company was duly incorporated and is still carried as active at the time of issuance – in particular, that it has met its annual filing obligations and fee payments. What they do not contain is any information about representative authority. Who may represent the company externally is determined by the company's internal governance documents.

In England and Wales, Companies House maintains a publicly accessible register that shows both the company's existence and its currently registered Directors and Secretaries. Under English law, it is also possible for persons other than Directors to act effectively for the company on the basis of a power of attorney or a shareholder resolution – a circumstance not unknown to German law but structured differently there.

In Luxembourg, the Registre de Commerce et des Sociétés provides information on the gérants of an S.à r.l. or the administrateurs of an S.A. Switzerland has a commercial register similar to the German system with comparable publicity effects. The picture becomes more complex with companies from the United Arab Emirates, where the registry landscape varies significantly depending on the emirate and on whether the company was formed in a free trade zone or on the mainland. Documents are frequently issued only in Arabic and must be translated for use in German legal transactions.

The Core Challenge: Proving Authority to Represent

In most cases, proving existence is the simpler part. The real complexity lies in establishing representative authority. Legal systems differ fundamentally on this point.

For a German GmbH, the representation arrangements are published in the commercial register. Third parties may rely on the entries recorded there; the register affords a degree of protective reliance. Comparable registry protection either does not exist or exists only in limited form in many foreign jurisdictions.

For a US LLC, I regularly need to examine the Operating Agreement – the company agreement that governs internal organization and representative powers. For a Corporation, the relevant documents are the Bylaws and the resolutions of the Board of Directors. In addition, a separate Resolution is frequently required in which the corporate bodies authorize the specific signatory for the particular transaction. Since these documents are purely internal and not subject to any regulatory oversight, their content requires especially careful scrutiny.

For a British Limited, the situation appears more straightforward at first glance, since Companies House identifies the Directors. However, English law does not have a concept equivalent to the German joint representation rule, and the Articles of Association may provide for different representation models. Moreover, Powers of Attorney are far more common in common law jurisdictions than in Germany, so a sub-power of attorney frequently needs to be examined.

Apostille, Legalization, and the Problem of Currency

Foreign documents do not automatically carry evidentiary effect in German legal dealings. For documents from states that have acceded to the Hague Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents, an apostille suffices – a standardized certificate of authenticity issued by a designated authority in the state of origin. For states that have not acceded to the Convention, legalization is required instead – confirmation of authenticity by the diplomatic or consular mission.

In practice, obtaining apostilled documents frequently represents a significant time factor. In some US states, apostilling a Certificate of Good Standing takes several weeks. In the UAE, the process may require additional time due to multiple administrative stages. Furthermore, I as a notary require documents that are as current as possible. A registry extract that is already several months old at the time of notarization has very limited evidentiary value. In the interim, managing directors may have been removed, companies dissolved, or representation arrangements changed. Depending on the transaction and the risk profile, I insist on documents that are no more than a few weeks old.

What Matters in the Review

Once the documents are before me, I cross-reference the information from the various sources against one another. The review does not follow a rigid checklist but is guided by the circumstances of each individual case. Certain recurring points of inquiry, however, are worth noting.

First, consistency: the company name must be identical across all documents – including the legal form designation and any name suffixes. Particularly with US companies, where the Certificate of Formation, the Operating Agreement, and the Certificate of Good Standing may date from different periods, discrepancies are not uncommon. Even a missing period or a variation in spelling can give rise to further inquiry.

Then, the representation rule: can the acting person represent alone, or is the joint action of several officers required? For German companies, sole or joint representative authority is recorded in the commercial register. For foreign companies, I must derive this information from the company agreement or the relevant resolutions.

Finally, the question of currency and validity: is the person acting before me still in office at the time of notarization? Are there any indications of interim changes? Particularly in larger transactions with a longer lead time, the representation situation may have shifted between the submission of documents and the notarization date.

Multi-Tier Holding Structures and Special Cases

The review becomes more complex when a transaction involves not a single foreign company but a chain of companies. A scenario encountered frequently: a holding company registered in the Cayman Islands holds the shares in a Luxembourg intermediate holding, which in turn is the sole shareholder of a German real estate GmbH. If the German GmbH is to sell a property, I must verify not only the representative authority of its managing director but also, in connection with any required shareholder approvals, the entire chain of ownership.

Further constellations requiring particular attention include: a company that has only recently been formed and whose registration process is not yet complete; or a situation where representative authority is not conferred through a corporate office but through a power of attorney – which itself must have been granted by a duly authorized corporate body; or a company in restructuring proceedings that affect its governance arrangements.

In such cases, the involvement of specialized legal advisors in the relevant state of incorporation is advisable, who can confirm the representation situation under the applicable law. A legal opinion from a foreign lawyer can also complement and reinforce the notarial review.

Early Coordination Saves Effort for Everyone Involved

From daily practice, I can say that most delays in cross-border notarizations arise not during contract drafting but during the procurement of proof of representative authority. Anyone who discovers only a few days before the planned notarization date that an apostilled Certificate of Good Standing from Nevada or a certified commercial register extract from Dubai is missing faces time pressure that affects all parties to the proceedings.

I therefore recommend clarifying the question of representative documentation as early as possible in the transaction planning process. The sooner I know which companies are involved on which side of the transaction, the more precisely I can specify which documents are needed in which form. In the best case, document procurement and contract drafting can proceed in parallel, so that everything is in place on the day of notarization.

I regularly advise on transactions with a cross-border element and am familiar with the requirements of numerous legal systems. Contact me before you begin obtaining documents – I will tell you what is required in the specific case and what is not.

Tobias Scheidacker
Notary in Berlin