Dieser Artikel enthält im Anschluß an die deutsche Fassung eine englische Übersetzung. / This article includes an English translation following the German version.
Einleitung
Eine Delaware LLC kauft ein Mehrfamilienhaus in Berlin. Eine luxemburgische S.à r.l. verkauft ihre Anteile an einer deutschen Projektgesellschaft. Eine Schweizer AG erwirbt ein Gewerbegrundstück in München.
In all diesen Fällen muß ich als Notar prüfen: Wer handelt hier eigentlich für die Gesellschaft? Und ist diese Person dazu berechtigt?
Das klingt einfach. Ist es oft nicht.
Das Problem: Unterschiedliche Rechtssysteme
In Deutschland ist die Vertretungsberechtigung einer GmbH klar geregelt: Der Geschäftsführer vertritt die Gesellschaft. Seine Bestellung ist im Handelsregister eingetragen. Ein aktueller Handelsregisterauszug zeigt mir, wer vertretungsberechtigt ist.
Aber was ist mit einer amerikanischen LLC? Einer britischen Limited? Einer Gesellschaft aus den Vereinigten Arabischen Emiraten?
Jedes Land hat sein eigenes Gesellschaftsrecht. Die Frage, wer eine Gesellschaft vertreten darf, beantwortet sich nach dem Recht des Staates, in dem die Gesellschaft gegründet wurde. Und die Dokumente, die diese Vertretungsberechtigung nachweisen, sehen überall anders aus.
Was ich benötige
Um eine ausländische Gesellschaft bei einer Beurkundung zu akzeptieren, brauche ich typischerweise:
1. Nachweis der Existenz der Gesellschaft
Die Gesellschaft muß existieren und im jeweiligen Register eingetragen sein. Das klingt banal, aber ich muß es nachweisen können.
2. Nachweis der Vertretungsberechtigung
Wer darf für die Gesellschaft handeln? Bei einer deutschen GmbH zeigt mir das der Handelsregisterauszug. Bei ausländischen Gesellschaften ist es komplizierter:
• USA: Ein „Certificate of Good Standing" bestätigt die Existenz, sagt aber nichts über die Vertretung. Zusätzlich brauche ich oft das „Operating Agreement" (bei LLCs) oder „Bylaws" (bei Corporations) sowie einen Beschluß, der den Unterzeichner bevollmächtigt.
• UK: Der „Companies House" Auszug zeigt die Directors. Aber: Nach englischem Recht können auch andere Personen bevollmächtigt werden.
• Luxemburg: Ein Auszug aus dem Registre de Commerce et des Sociétés zeigt die Geschäftsführer (gérants).
• Schweiz: Ein Handelsregisterauszug ähnlich dem deutschen System.
• VAE: Je nach Emirat unterschiedliche Register und Dokumente, oft auf Arabisch.
3. Aktualität
Die Dokumente müssen aktuell sein. Ein Handelsregisterauszug, der sechs Monate alt ist, hilft mir nicht. Ich brauche aktuelle Informationen – idealerweise nicht älter als wenige Wochen.
4. Form und Beglaubigung
Ausländische Dokumente brauchen für die Verwendung in Deutschland in der Regel eine Apostille oder – bei Ländern außerhalb des Haager Übereinkommens – eine Legalisation.
Die praktische Herausforderung
Die Beschaffung dieser Dokumente ist oft zeitaufwendig. In manchen Ländern dauert es Wochen, bis ein aktueller Registerauszug mit Apostille vorliegt. In anderen Ländern gibt es schlicht kein öffentliches Register, das die Vertretungsberechtigung dokumentiert.
Deshalb ist frühe Planung entscheidend. Je früher Sie mir mitteilen, welche Gesellschaften an einer Transaktion beteiligt sind, desto früher können wir klären, welche Dokumente benötigt werden und wie wir sie beschaffen.
Worauf ich achte
Wenn ich die Vertretungsnachweise prüfe, achte ich auf:
Konsistenz: Passen die Angaben in den verschiedenen Dokumenten zusammen? Stimmt der Name der Gesellschaft überall überein?
Vertretungsregeln: Kann der Geschäftsführer allein handeln oder nur gemeinsam mit anderen? Gibt es Beschränkungen der Vertretungsmacht?
Gültigkeit: Ist die Person noch im Amt? Wurden zwischenzeitlich Änderungen vorgenommen?
Vollständigkeit: Habe ich alle erforderlichen Dokumente? Fehlt etwas?
Wenn es kompliziert wird
Manchmal reichen die Standarddokumente nicht aus. Zum Beispiel:
• Die Vertretungsberechtigung ergibt sich nicht direkt aus dem Register, sondern aus einer Vollmacht.
• Es gibt mehrere Ebenen von Gesellschaften – eine Holding hält eine Zwischengesellschaft, die wiederum die handelnde Gesellschaft hält.
• Die Gesellschaft ist erst kürzlich gegründet worden und noch nicht vollständig registriert.
In solchen Fällen suchen wir gemeinsam nach Lösungen. Manchmal ist es möglich, die Transaktion anders zu strukturieren. Manchmal brauchen wir zusätzliche Dokumente oder Bestätigungen. Manchmal müssen wir warten, bis die Registrierung abgeschlossen ist.
Mein Angebot
Ich habe Erfahrung mit Gesellschaften aus vielen Jurisdiktionen. Ich weiß, welche Dokumente typischerweise benötigt werden und wo man sie bekommt.
Bevor Sie aufwendig Dokumente beschaffen, sprechen Sie mit mir. Ich sage Ihnen, was ich brauche – und was nicht. Das spart Zeit und Kosten.
Tobias Scheidacker
Notar in Berlin
English Version
A Delaware LLC is buying an apartment building in Berlin. A Luxembourg S.à r.l. is selling its shares in a German project company. A Swiss AG is acquiring a commercial property in Munich.
In all these cases, I as a notary must verify: Who is actually acting for the company? And is this person authorized to do so?
This sounds simple. Often it is not.
The Problem: Different Legal Systems
In Germany, the authority to represent a GmbH is clearly regulated: The managing director (Geschäftsführer) represents the company. Their appointment is registered in the commercial register. A current commercial register extract shows me who has authority to represent.
But what about an American LLC? A British Limited? A company from the United Arab Emirates?
Every country has its own corporate law. The question of who may represent a company is answered according to the law of the state where the company was incorporated. And the documents proving this authority look different everywhere.
What I Need
To accept a foreign company in a notarization, I typically need:
1. Proof of the company's existence
The company must exist and be registered in the relevant register. This sounds trivial, but I must be able to prove it.
2. Proof of authority to represent
Who may act for the company? For a German GmbH, the commercial register extract shows me this. For foreign companies, it is more complicated:
• USA: A "Certificate of Good Standing" confirms existence but says nothing about representation. Additionally, I often need the "Operating Agreement" (for LLCs) or "Bylaws" (for Corporations) as well as a resolution authorizing the signatory.
• UK: The Companies House extract shows the Directors. But: Under English law, other persons can also be authorized.
• Luxembourg: An extract from the Registre de Commerce et des Sociétés shows the managers (gérants).
• Switzerland: A commercial register extract similar to the German system.
• UAE: Different registers and documents depending on the emirate, often in Arabic.
3. Currency
The documents must be current. A commercial register extract that is six months old does not help me. I need current information—ideally not older than a few weeks.
4. Form and certification
Foreign documents generally need an apostille for use in Germany, or—for countries outside the Hague Convention—legalization.
The Practical Challenge
Obtaining these documents is often time-consuming. In some countries, it takes weeks until a current register extract with apostille is available. In other countries, there is simply no public register documenting authority to represent.
That is why early planning is crucial. The sooner you tell me which companies are involved in a transaction, the sooner we can clarify what documents are needed and how to obtain them.
What I Look For
When I review the proof of authority, I look for:
Consistency: Do the details in the various documents match? Is the company name the same everywhere?
Representation rules: Can the managing director act alone or only jointly with others? Are there limitations on the authority to represent?
Validity: Is the person still in office? Have changes been made in the meantime?
Completeness: Do I have all required documents? Is anything missing?
When It Gets Complicated
Sometimes standard documents are not sufficient. For example:
• The authority to represent does not arise directly from the register but from a power of attorney.
• There are multiple layers of companies—a holding company holds an intermediate company, which in turn holds the acting company.
• The company was recently formed and not yet fully registered.
In such cases, we look for solutions together. Sometimes it is possible to structure the transaction differently. Sometimes we need additional documents or confirmations. Sometimes we must wait until registration is complete.
My Offer
I have experience with companies from many jurisdictions. I know what documents are typically needed and where to get them.
Before you go to the trouble of obtaining documents, talk to me. I will tell you what I need—and what I do not. This saves time and costs.
Tobias Scheidacker
Notary in Berlin
