Immobilienkauf in Deutschland per Vollmacht

Dieser Artikel enthält im Anschluß an die deutsche Fassung eine englische Übersetzung. / This article includes an English translation following the German version.

Wer nicht selbst erscheinen kann

Immobilientransaktionen in Deutschland setzen voraus, daß der Kaufvertrag notariell beurkundet wird. Das ergibt sich aus § 311b Abs. 1 BGB und gehört zu den Grundpfeilern des deutschen Immobilienrechts. Alle Beteiligten müssen dabei grundsätzlich vor dem Notar erscheinen. In der Praxis ist das allerdings nicht immer möglich – etwa wenn der Käufer in New York lebt, der Verkäufer in Singapur und der Beurkundungstermin in Berlin stattfindet. Die Vertretung durch einen Bevollmächtigten ist in solchen Fällen das Mittel der Wahl, und sie ist weit verbreiteter, als manche Beteiligte zunächst annehmen.

Allerdings werfen Vollmachten – besonders wenn sie im Ausland erteilt werden – eine Reihe von Fragen auf, die vorab geklärt sein sollten. Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage ein und zeigt, welche Gestaltungsmöglichkeiten es gibt.

Die Formfreiheit der Vollmacht nach deutschem Recht

§ 167 Abs. 2 BGB enthält eine Regelung, die auf den ersten Blick überrascht: Die Erteilung einer Vollmacht bedarf keiner besonderen Form. Das gilt selbst dann, wenn das Rechtsgeschäft, das der Bevollmächtigte vornehmen soll, formbedürftig ist. Eine Vollmacht zum Abschluß eines notariellen Immobilienkaufvertrags kann daher mündlich, per E-Mail oder sogar telefonisch erteilt werden. Der so geschlossene Vertrag ist materiell-rechtlich wirksam.

Diese Formfreiheit ist im internationalen Vergleich keineswegs selbstverständlich. Viele Rechtsordnungen verlangen für eine Vollmacht dieselbe Form wie für das Hauptgeschäft. Das deutsche Recht trennt hier bewußt zwischen dem Grundgeschäft und der Vollmachtserteilung – eine Unterscheidung, die in der Praxis erhebliche Flexibilität schafft, die aber auch richtig verstanden werden muß.

Warum die Formfreiheit allein nicht genügt

Daß der Kaufvertrag materiell wirksam ist, bedeutet noch nicht, daß er auch vollzogen werden kann. Der Eigentumsübergang an einem Grundstück erfordert die Eintragung im Grundbuch, und das Grundbuchamt verlangt gemäß § 29 GBO, daß alle Erklärungen in öffentlich beglaubigter Form nachgewiesen werden. Konkret heißt das: Die Vollmacht muß als Original vorliegen, die Unterschrift des Vollmachtgebers muß notariell beglaubigt sein, und bei ausländischen Urkunden ist in der Regel eine Apostille oder Legalisation erforderlich.

Zwischen der materiellen Wirksamkeit des Vertrags und den formalen Anforderungen des Grundbuchvollzugs klafft also eine Lücke. Das Gesetz nimmt diese Lücke bewußt in Kauf, und gerade darin liegt ein zeitlicher Spielraum, den man sich zunutze machen kann.

Vollmacht vor der Beurkundung

Der naheliegende Weg ist die vorherige Erteilung einer formgerechten Vollmacht. Der Vollmachtgeber sucht dafür einen Notar auf – in Deutschland oder im Ausland – und läßt seine Unterschrift unter der Vollmachtsurkunde beglaubigen. Die Originalvollmacht wird anschließend an das beurkundende Notariat übersandt. Beim Beurkundungstermin erscheint dann der Bevollmächtigte, weist sich und die Vollmacht aus und unterzeichnet den Vertrag im Namen des Vollmachtgebers.

Dieser Weg hat den Vorteil, daß der Vertrag nach der Beurkundung sofort vollzogen werden kann. Die Auflassungsvormerkung – eine Art Sicherungseintragung zugunsten des Käufers – kann umgehend beim Grundbuchamt beantragt werden. Ebenso können Löschungsunterlagen für bestehende Belastungen angefordert und der gesamte Vollzug in Gang gesetzt werden, ohne auf weitere Dokumente warten zu müssen.

Der Aufwand liegt hier vor dem Beurkundungstermin: Der Vollmachtgeber muß rechtzeitig einen Notar aufsuchen, die Vollmacht unterzeichnen, gegebenenfalls eine Apostille besorgen und das Original nach Deutschland schicken. Je nach Land und Verwaltungsstrukturen kann das einige Tage bis zwei Wochen in Anspruch nehmen.

Die Nachgenehmigung als Alternative

Nicht immer gelingt es, die Vollmacht rechtzeitig vor dem Termin herzustellen. In solchen Fällen kommt die Nachgenehmigung in Betracht. Der Vertreter erscheint beim Beurkundungstermin entweder mit einer formlosen Vollmacht – etwa einer E-Mail-Bestätigung – oder sogar gänzlich ohne Vollmacht. Der Vertrag wird dennoch beurkundet.

Bei Handeln mit formloser Vollmacht ist der Vertrag materiell wirksam, aber noch nicht grundbuchfähig. Bei Handeln ganz ohne Vollmacht liegt ein Fall der vollmachtlosen Vertretung nach § 177 BGB vor: Der Vertrag ist schwebend unwirksam und wird erst durch die Genehmigung des Vertretenen endgültig wirksam. Wird die Genehmigung verweigert, ist der Vertrag gescheitert.

In beiden Konstellationen muß der Vollmachtgeber nach der Beurkundung vor einem Notar erscheinen und dort die Genehmigung des Vertragsschlusses erklären. Diese Genehmigungsurkunde wird sodann an das beurkundende Notariat übersandt. Erst mit ihrem Eingang kann der Vollzug beginnen.

Der Nachteil dieses Weges: Es entsteht eine Wartezeit zwischen Beurkundung und Vollzugsbeginn. In dieser Zeit kann weder die Auflassungsvormerkung eingetragen noch können andere Vollzugsschritte eingeleitet werden. Für alle Beteiligten bedeutet das eine Phase der Unsicherheit – vor allem für die Partei, die nicht selbst vertreten war.

Beide Wege führen zum Notar

Ob vorab oder nachträglich: Der Vollmachtgeber kommt nicht umhin, einmal persönlich vor einem Notar zu erscheinen. Das liegt in der Natur der Sache, denn das Grundbuchamt verlangt eine beglaubigte Erklärung, und eine Beglaubigung setzt die persönliche Anwesenheit vor einem zur Beglaubigung befugten Amtsträger voraus.

Der Unterschied zwischen beiden Wegen liegt im Zeitpunkt und in den praktischen Konsequenzen: Bei der Vollmacht vorab liegt der organisatorische Aufwand vor dem Termin, der Vertrag kann danach aber zügig vollzogen werden. Bei der Nachgenehmigung ist der Termin schneller anberaumt, der Vollzug beginnt aber erst nach Eingang der Genehmigung. Welcher Weg sinnvoller ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab – von der Erreichbarkeit des Vollmachtgebers, dem Zeitdruck der Transaktion und der Frage, ob im Ausland ein geeigneter Notar oder eine vergleichbare Stelle kurzfristig verfügbar ist.

Die vollmachtlose Vertretung

Die vollmachtlose Vertretung nach § 177 BGB wird manchmal als Notlösung wahrgenommen, ist aber ein reguläres, vom Gesetzgeber vorgesehenes Instrument. In der Praxis kommt sie vor, wenn die Zeit für eine Vollmachtserteilung nicht reicht, der Vertretene aber dem Geschäft dem Grunde nach zugestimmt hat. Der Vertreter handelt dann ohne Vertretungsmacht, und der Vertrag ist zunächst schwebend unwirksam.

Die Genehmigung kann nach der Beurkundung erteilt werden und wirkt gemäß § 184 BGB auf den Zeitpunkt der Beurkundung zurück. Bis dahin befindet sich der Vertrag in einer Art Schwebezustand: Er ist weder wirksam noch endgültig gescheitert.

Für die andere Vertragspartei ist diese Situation nicht ohne Risiko. Sie hat einen Vertrag geschlossen, dessen Wirksamkeit vom Verhalten eines Dritten abhängt. Deshalb empfiehlt es sich, die vollmachtlose Vertretung nur dann zu wählen, wenn hinreichend sicher ist, daß die Genehmigung erteilt werden wird – etwa weil der Vertretene den Vertragsentwurf vorab geprüft und sein Einverständnis schriftlich mitgeteilt hat. Ein seriös geführtes Beurkundungsverfahren sieht ohnehin vor, daß allen Beteiligten der Entwurf vorab zur Durchsicht übersandt wird.

Zur Auswahl des Bevollmächtigten

Das Gesetz macht keine Vorgaben dazu, wer als Bevollmächtigter auftreten darf. Naheliegend sind Vertrauenspersonen aus dem persönlichen Umfeld – Ehepartner, Familienangehörige, enge Geschäftspartner. In der Praxis werden auch Makler bevollmächtigt, die in die Transaktion ohnehin eingebunden sind und mit den Details vertraut sind. Bei komplexeren Gestaltungen oder wenn keine geeignete Vertrauensperson verfügbar ist, übernimmt häufig ein Rechtsanwalt die Vertretung.

Besondere Aufmerksamkeit verdient die Konstellation, in der ein Vertragsteil den anderen vertritt – also etwa der Käufer für den Verkäufer handelt. Das ist grundsätzlich möglich, stellt aber ein sogenanntes Insichgeschäft nach § 181 BGB dar. Ein solches Geschäft ist nur dann wirksam, wenn der Vollmachtgeber den Bevollmächtigten ausdrücklich von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit hat. Das wird in der Vollmachtsurkunde ausdrücklich aufgenommen. Fehlt diese Befreiung, ist das Rechtsgeschäft schwebend unwirksam.

Entscheidend ist in jedem Fall, daß der Bevollmächtigte den Inhalt des Vertrags kennt und versteht, was er unterzeichnet. Er handelt im Namen des Vollmachtgebers und gibt dessen rechtsgeschäftliche Erklärung ab – mit allen Rechtsfolgen, die daran geknüpft sind.

Wie der Vertragsentwurf alle Beteiligten absichert

In meinem Notariat erhalten alle Beteiligten den Vertragsentwurf vor dem Beurkundungstermin. Das ist nicht nur guter Brauch, sondern bei Verbraucherbeteiligung nach § 17 Abs. 2a BeurkG auch gesetzlich vorgeschrieben: Der Entwurf muß dem Verbraucher zwei Wochen vor der Beurkundung zugeleitet werden. Diese Frist gibt dem Vollmachtgeber Gelegenheit, den Entwurf in Ruhe zu lesen, ihn von eigenen Beratern prüfen zu lassen und Änderungswünsche mitzuteilen.

Bei Beteiligten, die der deutschen Sprache nicht mächtig sind, wird auf die Möglichkeit hingewiesen, den Entwurf übersetzen zu lassen. Erst wenn alle inhaltlichen Fragen geklärt und etwaige Änderungen eingearbeitet sind, findet die Beurkundung statt. Der Bevollmächtigte unterschreibt dann einen Vertrag, dessen Inhalt dem Vollmachtgeber bekannt ist und den er gebilligt hat. Darin liegt ein ganz wesentliches Element des Vertrauensschutzes in der notariellen Praxis.

Vollmachten aus dem Ausland – Form und Apostille

Wird die Vollmacht außerhalb Deutschlands erteilt, richtet sich ihre formelle Gültigkeit nach dem Recht des Ausstellungslandes. Eine Vollmacht, die in den USA vor einem Notary Public erteilt und beglaubigt wurde, ist formgültig – obgleich der amerikanische Notary Public mit dem deutschen Notar weder in Ausbildung noch in Funktion vergleichbar ist. Der deutsche Notar ist Volljurist mit Zusatzqualifikation und übt ein öffentliches Amt aus. Der US-amerikanische Notary Public nimmt im Wesentlichen eine Identitätsprüfung und Unterschriftsbeglaubigung vor, ohne juristische Beratung zu leisten.

Damit das Grundbuchamt eine im Ausland ausgestellte Vollmacht akzeptiert, muß diese in aller Regel mit einer Apostille nach dem Haager Übereinkommen von 1961 versehen sein. Die Apostille bestätigt die Echtheit der Beglaubigung und wird von der dafür zuständigen Behörde des Ausstellungsstaates erteilt – in den USA ist das der Secretary of State des jeweiligen Bundesstaates. Der zeitliche Aufwand variiert: In manchen Bundesstaaten ist die Apostille innerhalb weniger Tage erhältlich, in anderen dauert es bis zu zwei Wochen.

Ein praktischer Hinweis für im Ausland lebende Beteiligte: Wird die Vollmacht bei einem deutschen Konsulat unterzeichnet und beglaubigt, entfällt das Erfordernis der Apostille, da die konsularische Beglaubigung einer inländischen Beglaubigung gleichsteht. Dieser Weg kann den Vorgang erheblich beschleunigen, setzt aber voraus, daß das zuständige Konsulat zeitnah einen Termin anbieten kann.

Hinweise für Beteiligte im Ausland

Wer sich im Ausland aufhält und eine Immobilientransaktion in Deutschland plant, sollte die Frage der Vertretung frühzeitig klären. Ob ein persönliches Erscheinen beim Beurkundungstermin möglich ist oder ob eine Vollmacht benötigt wird, sollte zu Beginn der Transaktion feststehen – nicht erst wenige Tage vor dem Termin.

Es empfiehlt sich, den Entwurf der Vollmacht vom beurkundenden Notar erstellen zu lassen. So wird sichergestellt, daß die Vollmacht inhaltlich den Anforderungen des konkreten Vertrags entspricht und im deutschen Rechtsverkehr verwendbar ist. Auch die Auswahl des Bevollmächtigten sollte überlegt erfolgen: Es sollte sich um eine Person handeln, die den Vertragsentwurf versteht, die Interessen des Vollmachtgebers kennt und beim Termin handlungsfähig ist.

Wird die Vollmacht im Ausland erteilt, sollte für die Apostille ein Vorlauf von etwa zwei Wochen eingeplant werden. Ist absehbar, daß die Vollmacht nicht rechtzeitig vorliegen wird, steht mit der Nachgenehmigung ein alternativer Weg zur Verfügung, der die Beurkundung nicht verzögert – wohl aber den anschließenden Vollzug.

In aller Regel findet sich eine passende Lösung – vorausgesetzt, die Frage wird rechtzeitig aufgeworfen und nicht erst kurz vor dem Termin.

Tobias Scheidacker
Notar in Berlin

‍

English Version

When You Cannot Appear in Person

Real estate transactions in Germany require the purchase contract to be notarised. This follows from Section 311b(1) of the German Civil Code (BGB) and is one of the fundamental pillars of German property law. All parties must, in principle, appear before the notary. In practice, however, this is not always feasible – for instance when the buyer resides in New York, the seller in Singapore, and the notarisation is scheduled in Berlin. Representation through an authorised person is the established instrument for such cases, and it is used far more frequently than many participants initially assume.

However, powers of attorney – particularly those issued abroad – give rise to a number of questions that should be resolved in advance. This article sets out the legal framework and explains the available options.

No Form Requirement Under German Law

Section 167(2) BGB contains a provision that may seem surprising at first glance: the granting of a power of attorney requires no particular form. This applies even where the legal transaction to be carried out by the representative is itself subject to formal requirements. A power of attorney for the conclusion of a notarial real estate purchase contract may therefore be granted orally, by email, or even by telephone. The contract concluded in this manner is substantively valid.

This lack of a form requirement is by no means universal in comparative law. Many legal systems require a power of attorney to observe the same form as the underlying transaction. German law deliberately distinguishes between the main transaction and the granting of authority – a distinction that creates considerable flexibility in practice, though it must be properly understood.

Why Formal Freedom Alone Is Not Enough

The fact that the purchase contract is substantively valid does not mean it can be executed immediately. The transfer of ownership of real property requires registration in the land register, and the land registry requires pursuant to Section 29 of the Land Register Code (GBO) that all declarations be evidenced in publicly certified form. In concrete terms, this means that the power of attorney must be presented as an original, the grantor's signature must be notarially certified, and for foreign documents an apostille or legalisation is generally required.

A gap therefore exists between the substantive validity of the contract and the formal requirements for land register execution. The law accepts this gap deliberately, and it is precisely this gap that creates a window of time which can be used to practical advantage.

Granting a Power of Attorney Before Notarisation

The most straightforward approach is to grant a formally compliant power of attorney in advance. The grantor visits a notary – whether in Germany or abroad – and has their signature on the power of attorney document certified. The original power of attorney is then sent to the notary handling the transaction. At the notarisation appointment, the authorised representative appears, presents identification and the power of attorney, and signs the contract on behalf of the grantor.

The advantage of this approach is that the contract can be executed immediately after notarisation. The priority notice of conveyance – a protective registration in favour of the buyer – can be applied for without delay. Likewise, deletion documents for existing encumbrances can be requested and the entire execution process set in motion without waiting for further documents.

The effort here lies before the notarisation appointment: the grantor must visit a notary in good time, sign the power of attorney, obtain an apostille where required, and send the original to Germany. Depending on the country and its administrative structures, this may take anything from a few days to two weeks.

Subsequent Ratification as an Alternative

It is not always possible to prepare the power of attorney in time for the appointment. In such cases, subsequent ratification offers an alternative. The representative appears at the notarisation appointment either with an informal power of attorney – such as an email confirmation – or even without any power of attorney at all. The contract is notarised regardless.

Where the representative acts with an informal power of attorney, the contract is substantively valid but not yet capable of registration. Where the representative acts entirely without authority, this constitutes a case of unauthorised representation under Section 177 BGB: the contract is provisionally ineffective and only becomes binding when the represented person grants ratification. If ratification is refused, the contract fails.

In both scenarios, the grantor must appear before a notary after the notarisation and declare ratification of the contract. The ratification document is then forwarded to the notary handling the transaction. Only upon its receipt can execution begin.

The disadvantage of this path is that a waiting period arises between notarisation and the start of execution. During this time, neither the priority notice can be registered nor any other execution steps initiated. For all parties involved, this means a period of uncertainty – particularly for the party that was not itself represented.

Both Paths Lead to a Notary

Whether in advance or afterwards, the grantor cannot avoid appearing before a notary in person at least once. This is inherent in the process: the land registry requires a certified declaration, and certification presupposes the physical presence of the signatory before an official authorised to carry out certifications.

The difference between the two paths lies in timing and practical consequences. With a power of attorney in advance, the organisational effort falls before the appointment, but the contract can then be executed promptly. With subsequent ratification, the appointment can be scheduled more quickly, but execution only begins once the ratification has been received. Which path is more appropriate depends on the circumstances of the individual case – the grantor's accessibility, the time pressure of the transaction, and whether a suitable notary or comparable authority is available at short notice in the country concerned.

Representation Without Authority

Unauthorised representation under Section 177 BGB is sometimes perceived as a last resort, but it is in fact a regular instrument provided for by law. In practice, it occurs when there is insufficient time to grant a power of attorney, but the person to be represented has in principle consented to the transaction. The representative then acts without authority, and the contract is initially provisionally ineffective.

Ratification may be granted after notarisation and, pursuant to Section 184 BGB, takes retroactive effect to the time of notarisation. Until that point, the contract exists in a state of suspension: it is neither effective nor definitively failed.

For the other contracting party, this situation carries risk. They have entered into a contract whose effectiveness depends on the conduct of a third party. It is therefore advisable to choose unauthorised representation only where there is sufficient certainty that ratification will be forthcoming – for example because the represented person has reviewed the contract draft in advance and communicated their agreement in writing. A properly conducted notarisation process provides in any event for the draft to be circulated to all parties for review before the appointment.

Choosing the Authorised Representative

The law imposes no restrictions on who may act as an authorised representative. The obvious choice is a person of trust from one's personal circle – a spouse, family member, or close business partner. In practice, brokers are also frequently authorised, being already involved in the transaction and familiar with its details. For more complex structures, or where no suitable person of trust is available, a lawyer often assumes the representative role.

Particular attention is required where one contracting party represents the other – that is, where the buyer acts on behalf of the seller or vice versa. This is in principle permissible but constitutes what is known as self-dealing under Section 181 BGB. Such a transaction is only effective if the grantor has expressly released the representative from the restrictions of Section 181 BGB. This release is expressly included in the power of attorney document. Without it, the transaction is provisionally ineffective.

In every case, what matters is that the authorised representative knows the content of the contract and understands what they are signing. They act in the name of the grantor and deliver the grantor's legal declaration – with all the consequences attached to it.

The Contract Draft as a Safeguard

In my practice, all parties receive the contract draft prior to the notarisation appointment. This is not merely good practice – where a consumer is involved, Section 17(2a) of the German Notarisation Act (BeurkG) requires the draft to be provided to the consumer two weeks before notarisation. This period gives the grantor the opportunity to read the draft carefully, have it reviewed by their own advisers, and communicate any desired changes.

For parties who do not speak German, attention is drawn to the possibility of having the draft translated. Only once all substantive questions have been resolved and any amendments incorporated does the notarisation take place. The authorised representative then signs a contract whose content is known to and approved by the grantor. This constitutes a vital element of the protection of trust inherent in notarial practice.

Powers of Attorney from Abroad – Form and Apostille

Where the power of attorney is granted outside Germany, its formal validity is governed by the law of the country in which it was issued. A power of attorney granted and certified before a US Notary Public is formally valid, notwithstanding the fact that the American Notary Public is comparable to the German notary neither in training nor in function. The German notary is a fully qualified lawyer with additional specialist qualifications who exercises a public office. The US Notary Public essentially performs identity verification and signature certification, without providing legal advice.

For the land registry to accept a power of attorney issued abroad, it must generally bear an apostille under the Hague Convention of 1961. The apostille confirms the authenticity of the certification and is issued by the competent authority of the issuing state – in the United States, this is the Secretary of State of the relevant state. The time required varies: in some states, the apostille is available within a few days; in others, it may take up to two weeks.

A practical note for parties residing abroad: if the power of attorney is signed and certified at a German consulate, the apostille requirement does not apply, since consular certification is treated as equivalent to domestic certification. This route can expedite the process considerably, though it depends on the relevant consulate being able to offer an appointment at short notice.

Guidance for Parties Located Abroad

Anyone residing abroad who is planning a real estate transaction in Germany should address the question of representation at an early stage. Whether it will be possible to attend the notarisation appointment in person, or whether a power of attorney will be required, should be established at the outset of the transaction – not just a few days before the appointment.

It is advisable to have the notary handling the transaction prepare the draft power of attorney. This ensures that the power of attorney meets the requirements of the specific contract and is suitable for use in German legal transactions. The choice of representative should likewise be made with care: it should be a person who understands the contract draft, is aware of the grantor's interests, and is in a position to act at the appointment.

Where the power of attorney is granted abroad, approximately two weeks should be allowed for the apostille process. If it becomes apparent that the power of attorney will not be available in time, subsequent ratification provides an alternative route that need not delay the notarisation itself – though it will delay the subsequent execution.

As a rule, a suitable solution can be found – provided the question is raised in good time and not left until shortly before the appointment.

Tobias Scheidacker
Notary in Berlin