Vertragssprache und Dolmetscher

Dieser Artikel enthält im Anschluß an die deutsche Fassung eine englische Übersetzung. / This article includes an English translation following the German version.

Wenn nicht alle Beteiligten Deutsch sprechen

„Can we do this in English?" – diese Frage wird mir in meiner Kanzlei öfter gestellt. Berlin ist eine internationale Stadt, der Immobilienmarkt entsprechend. Käufer aus dem Ausland, Verkäufer mit doppelter Staatsangehörigkeit, Ehepaare, bei denen ein Partner kein Deutsch spricht – die Konstellationen sind vielfältig. Und die Antwort auf die eingangs gestellte Frage lautet: Beurkundungen sind in jeder Sprache möglich. Es gibt allerdings je nach Lage des Einzelfalles verschiedene Wege dorthin, und es lohnt sich, diese vorab zu kennen.

Die Sprachfrage ist bei Immobilientransaktionen mit internationaler Beteiligung alles andere als nebensächlich. Sie berührt den Kern dessen, was eine notarielle Beurkundung bezweckt: daß alle Beteiligten den Inhalt der Urkunde, die sie unterzeichnen, tatsächlich verstehen. Das Beurkundungsgesetz nimmt diesen Grundsatz ernst – und eröffnet zugleich mehrere praxistaugliche Möglichkeiten, ihm gerecht zu werden.

Der zweisprachige Vertragsentwurf

Mein üblicher Ansatz bei internationalen Beurkundungen ist die Erstellung eines zweisprachigen Vertragsentwurfs. Das Dokument enthält den vollständigen deutschen Vertragstext und daneben – in der Regel in einer zweiten Spalte – die englische Übersetzung. So können alle Beteiligten den Inhalt Satz für Satz nachvollziehen, unabhängig davon, welche der beiden Sprachen sie besser beherrschen.

Rechtlich verbindlich bleibt dabei allein die deutsche Fassung. Die englische Übersetzung hat Informationscharakter. Das wird im Vertrag selbst ausdrücklich festgehalten, damit es später nicht zu Auslegungsstreitigkeiten über den Rang der Fassungen kommt. In der Praxis hat sich dieses Vorgehen bewährt, weil es beiden Seiten Sicherheit gibt: Die deutschsprachigen Beteiligten wissen, daß sie den rechtlich maßgeblichen Text vor sich haben, und die englischsprachigen Beteiligten können sich darauf verlassen, daß ihnen nichts entgeht.

Gerade bei längeren Vertragstexten – Kaufverträge über Wohnungs- oder Teileigentum bringen regelmäßig dreißig bis fünfzig Seiten mit sich – zeigt sich der Wert der zweisprachigen Darstellung. Wer nur eine nachträgliche Zusammenfassung erhält, kann einzelne Klauseln kaum einordnen. Wer den vollständigen Text in beiden Sprachen nebeneinander lesen kann, ist in einer ganz anderen Position.

Wer einen zweisprachigen Entwurf wünscht, sollte das bereits bei Auftragserteilung mitteilen. Die Übersetzung entsteht dann von Anfang an parallel zum deutschen Text, was den Arbeitsablauf erheblich vereinfacht. Gesonderte Kosten entstehen dafür nicht – der zweisprachige Entwurf ist vom gesetzlichen Notarhonorar abgedeckt, denn das Gerichts- und Notarkostengesetz richtet sich nach dem Geschäftswert, nicht nach dem Arbeitsaufwand.

Beurkundung in englischer Sprache

Wenn alle an der Beurkundung Beteiligten Englisch sprechen, kann der gesamte Termin auf Englisch stattfinden. Das betrifft die Verlesung des Vertragstextes, meine rechtlichen Erläuterungen und die Erörterung offener Fragen. Die mündliche Kommunikation im Beurkundungstermin ist also vollständig auf Englisch möglich.

Der Vertragstext selbst bleibt in aller Regel in deutscher Sprache. Das Beurkundungsgesetz sieht in § 5 Abs. 1 vor, daß notarielle Urkunden grundsätzlich auf Deutsch errichtet werden. Das Gesetz ermöglicht zwar in § 5 Abs. 2 auch die Errichtung in einer Fremdsprache, wenn alle Beteiligten dies verlangen und der Notar der Sprache hinreichend kundig ist – bei Grundstücksgeschäften ist die deutsche Urkundssprache aber der Regelfall, und das hat nachvollziehbare Gründe: Die Urkunde muß im Rechtsverkehr, insbesondere gegenüber dem Grundbuchamt und den Finanzbehörden, ohne weiteres verwendbar sein. Ein englischsprachiger Kaufvertrag würde dort Übersetzungsbedarf auslösen und den Vollzug verzögern.

Die Verbindung aus deutschem Vertragstext und englischsprachiger Durchführung des Termins ist deshalb ein bewährter Mittelweg. Die Urkunde genügt allen formalen Anforderungen, und die Beteiligten bekommen den Inhalt in einer Sprache erläutert, die sie beherrschen.

Das betrifft keineswegs nur Muttersprachler aus dem englischen Sprachraum. Ich beurkunde regelmäßig für Mandanten aus Indien, aus verschiedenen asiatischen Ländern oder aus dem Nahen Osten, deren Muttersprache weder Deutsch noch Englisch ist, die aber fließend Englisch sprechen. Für diese Beteiligten ist die englischsprachige Durchführung des Termins der einfachste Weg – ohne Dolmetscher und ohne zusätzliche Abstimmung. Englisch dient dann schlicht als gemeinsame Verständigungssprache – wie in internationalen Geschäftsbeziehungen ohnehin üblich.

Wann ein Dolmetscher hinzugezogen wird

Ein Dolmetscher wird dann erforderlich, wenn ein Beteiligter weder der deutschen Sprache noch der Sprache, in der die Beurkundung mündlich durchgeführt wird, hinreichend mächtig ist. § 16 BeurkG regelt diesen Fall im einzelnen: Stellt der Notar fest – sei es aufgrund eigener Überzeugung oder aufgrund der Angaben des Beteiligten –, daß jemand der Urkundssprache nicht ausreichend kundig ist, wird dies in der Niederschrift vermerkt. Dem Beteiligten muß dann anstelle der bloßen Verlesung der gesamte Urkundsinhalt mündlich übersetzt werden.

Das kann der Notar selbst tun, wenn er die betreffende Sprache beherrscht. Anderenfalls wird ein Dolmetscher hinzugezogen. Der Dolmetscher übersetzt in diesem Fall den Vertragstext abschnittsweise während der Verlesung, die rechtlichen Erläuterungen des Notars sowie die Fragen und Antworten der Beteiligten. Die Zielsprache richtet sich nach dem, was der Beteiligte versteht – das kann seine Muttersprache sein, es kann aber auch Englisch sein, sofern er diese Sprache fließend beherrscht. Ein chinesischer Käufer etwa, der kein Deutsch, aber gutes Englisch spricht, kann sich für einen Deutsch-Englisch-Dolmetscher entscheiden, statt einen Deutsch-Chinesisch-Dolmetscher zu beauftragen. Beides ist zulässig, und die Wahl hängt davon ab, womit sich der Beteiligte sicherer fühlt.

Zum Dolmetscher selbst: Das Beurkundungsgesetz verlangt nicht zwingend einen allgemein beeidigten Dolmetscher. Grundsätzlich kann jede geeignete, neutrale Person diese Aufgabe übernehmen. Ist der Dolmetscher nicht allgemein vereidigt, soll ihn der Notar für den konkreten Termin vereidigen – es sei denn, alle Beteiligten verzichten darauf (§ 16 Abs. 3 BeurkG). Ausgeschlossen als Dolmetscher sind allerdings nahe Angehörige des sprachunkundigen Beteiligten, etwa der Ehegatte oder Verwandte in gerader Linie. Das ergibt sich aus den Befangenheitsregeln der §§ 6, 7 BeurkG, die für Dolmetscher entsprechend gelten. Der Gesetzgeber will damit sicherstellen, daß die Übersetzung unabhängig und vollständig erfolgt.

In der Praxis empfiehlt es sich gleichwohl, einen professionellen, beeidigten Dolmetscher zu beauftragen. Notarielle Vertragstexte verwenden eine Fachsprache, die über Alltagskenntnisse hinausgeht. Begriffe wie Auflassungsvormerkung, Globalgrundschuld oder Zwangsvollstreckungsunterwerfung haben keine intuitive Entsprechung in anderen Sprachen und erfordern einen Dolmetscher, der mit der Materie vertraut ist. Die Niederschrift wird im übrigen auch vom Dolmetscher unterzeichnet.

Vertretung durch einen Bevollmächtigten

Es gibt einen weiteren Weg, der die Sprachfrage auf pragmatische Weise löst und in der Praxis häufig gewählt wird: Der nicht-deutschsprachige Beteiligte erteilt einer Vertrauensperson Vollmacht und wird im Beurkundungstermin durch diese Person vertreten.

Wenn der Bevollmächtigte Deutsch spricht, entfällt das Dolmetschererfordernis vollständig. Der Vollmachtgeber selbst muß nicht persönlich beim Beurkundungstermin erscheinen. Das erleichtert die Terminabstimmung erheblich – insbesondere dann, wenn der Beteiligte im Ausland lebt und eine Anreise eigens zum Beurkundungstermin umständlich wäre.

Der zweisprachige Vertragsentwurf ist in dieser Konstellation besonders wertvoll: Der Vollmachtgeber kann den Vertrag vorab in Ruhe auf Englisch lesen, offene Fragen mit mir klären – telefonisch, per E-Mail oder per Videokonferenz – und dann auf informierter Grundlage die Vollmacht erteilen. Beim eigentlichen Beurkundungstermin sitzt dann der deutschsprachige Bevollmächtigte, und die Beurkundung kann zügig und ohne sprachliche Hürden durchgeführt werden.

Zur Form der Vollmacht ist folgendes zu beachten: Für die Bevollmächtigung bei Grundstücksgeschäften kennt das Gesetz grundsätzlich keine besondere Formvorschrift (§ 167 Abs. 2 BGB) – die Vollmacht muß also nicht zwingend notariell beurkundet werden, auch wenn das Grundgeschäft selbst beurkundungspflichtig ist. Das Grundbuchamt verlangt allerdings nach § 29 GBO, daß die Vollmacht in öffentlich beglaubigter Form vorgelegt wird, damit sie im Grundbuchverfahren verwendet werden kann. Und wenn die Vollmacht unwiderruflich erteilt werden soll, bedarf sie nach der Rechtsprechung der notariellen Form, weil der Vollmachtgeber in diesem Fall seine Entscheidungsfreiheit bereits mit der Erteilung aufgibt. Die richtige Gestaltung hängt also vom Einzelfall ab und sollte vorab besprochen werden.

Dolmetschervermittlung und Vorlaufzeiten

Wenn ein professioneller Dolmetscher benötigt wird, arbeite ich seit Jahren mit dem Büro Zänker zusammen (www.zaenker.de). Die Zusammenarbeit ist eingespielt, die dort tätigen Dolmetscher kennen notarielle Abläufe und sind mit der rechtlichen Fachterminologie vertraut. Für einen Beurkundungstermin ist es wesentlich, daß der Dolmetscher den Vertragsentwurf vorab erhält und sich vorbereiten kann – denn eine fachgerechte Übersetzung aus dem Stegreif ist bei Texten dieses Umfangs und dieser Komplexität nicht zu erwarten.

Für gängige europäische Sprachen – etwa Französisch, Spanisch, Italienisch, Polnisch oder Russisch – genügt erfahrungsgemäß ein Vorlauf von wenigen Tagen. Bei selteneren Sprachen wie Chinesisch, Arabisch, Farsi oder Vietnamesisch sollten etwa zwei Wochen eingeplant werden, damit ein geeigneter Dolmetscher verfügbar ist.

Die Kosten des Dolmetschers trägt derjenige Beteiligte, der die Übersetzung benötigt. Je nach Sprache und Dauer des Termins liegen sie typischerweise zwischen 300 und 600 Euro. Diese Kosten sind unabhängig vom Notarhonorar und werden unmittelbar mit dem Dolmetscher abgerechnet.

Welcher Weg sich für wen eignet

Welche der beschriebenen Möglichkeiten im konkreten Fall die richtige ist, hängt von den Umständen ab.

Sprechen alle Beteiligten Englisch, ist die Kombination aus zweisprachigem Entwurf und englischsprachiger Beurkundung in der Regel die unkomplizierteste Lösung. Es entstehen keine Dolmetscherkosten, und der Termin läuft im gewohnten Ablauf – nur eben auf Englisch.

Kann oder möchte ein Beteiligter nicht persönlich erscheinen, bietet die Vertretung durch einen deutschsprachigen Bevollmächtigten eine flexible Alternative. Der Beteiligte kann den Vertrag vorab auf Englisch prüfen und muß nicht eigens anreisen.

Möchte ein Beteiligter persönlich anwesend sein, beherrscht aber weder Deutsch noch Englisch in ausreichendem Maße, wird ein Dolmetscher hinzugezogen. Der Termin dauert dann länger, weil jeder Abschnitt übersetzt werden muß, und es entstehen zusätzliche Kosten – aber das Verständnis in einer Sprache, die der Beteiligte sicher beherrscht, ist gewährleistet.

Diese Möglichkeiten lassen sich auch kombinieren. Bei einem Termin mit mehreren Beteiligten kann es vorkommen, daß einer auf Englisch teilnimmt, ein anderer durch einen Bevollmächtigten vertreten wird und ein dritter einen Dolmetscher mitbringt. Solche gemischten Konstellationen sind in meiner Kanzlei keine Seltenheit.

Klärung zu Beginn des Auftrags

Wenn mich Mandanten mit einer Beurkundung beauftragen und nicht-deutschsprachige Beteiligte dabei sind, kläre ich einige Punkte gleich am Anfang: Welche Sprachen beherrschen die Beteiligten? Soll ein zweisprachiger Entwurf erstellt werden? Erscheinen alle persönlich, oder wird jemand vertreten? Und wird voraussichtlich ein Dolmetscher benötigt?

Diese Klärung am Anfang ist sinnvoll, weil sie den gesamten weiteren Ablauf bestimmt. Wer erst kurz vor dem Termin mitteilt, daß ein Beteiligter kein Deutsch spricht, verliert unter Umständen Wochen – etwa wenn ein Dolmetscher für eine seltenere Sprache erst gefunden und der Vertragsentwurf für eine zweisprachige Fassung umgearbeitet werden muß. Das ist vermeidbar.

Schlußbemerkung

Das deutsche Beurkundungsrecht verlangt, daß alle Beteiligten den Inhalt der Urkunde verstehen. Die Wege, auf denen dieses Verständnis hergestellt wird, sind vielfältiger, als viele Beteiligte zunächst annehmen. Teilen Sie mir bei der Auftragserteilung mit, welche Sprachen im Spiel sind – alles weitere ergibt sich dann.

Tobias Scheidacker
Notar in Berlin

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English Version

When Not All Parties Speak German

"Can we do this in English?"—a question I hear almost daily in my office. Berlin is an international city, and the real estate market reflects that. Buyers from abroad, sellers with dual citizenship, married couples where one partner does not speak German—the situations are varied. And the answer to the opening question is: notarization is possible in any language. Depending on the circumstances, however, there are different ways to get there, and it is worth knowing them in advance.

In real estate transactions with international involvement, the language question is far from trivial. It goes to the heart of what notarization is meant to accomplish: that all parties genuinely understand the content of the document they are signing. German notarization law takes this principle seriously—and at the same time offers several practical ways of meeting it.

The Bilingual Contract Draft

My standard approach for international notarizations is to prepare a bilingual contract draft. The document contains the complete German contract text and alongside it—usually in a second column—the English translation. This allows all parties to follow the content sentence by sentence, regardless of which language they are more comfortable with.

Only the German version is legally binding. The English translation serves an informational purpose. This is explicitly recorded in the contract itself, so that no disputes arise later about which version takes precedence. In practice, this approach has proven effective because it provides certainty on both sides: German-speaking parties know they have the legally authoritative text before them, and English-speaking parties can rely on nothing being lost.

Particularly with longer contract texts—purchase agreements for condominiums or partial ownership regularly run to thirty or fifty pages—the value of the bilingual format becomes apparent. Someone who receives only a subsequent summary can hardly assess individual clauses in context. Someone who can read the full text in both languages side by side is in a fundamentally different position.

Anyone who wants a bilingual draft should mention this when first placing the engagement. The translation is then produced in parallel with the German text from the outset, which considerably simplifies the workflow. No separate fee applies—the bilingual draft is covered by the statutory notary fee, since the Court and Notary Fees Act is based on the transaction value, not on the amount of work involved.

Notarization in English

If all parties to the notarization speak English, the entire appointment can be conducted in English. This covers the reading of the contract text, my legal explanations, and the discussion of open questions. The oral communication during the notarization appointment can thus take place entirely in English.

The contract text itself ordinarily remains in German. The Notarization Act provides in Section 5(1) that notarial deeds are to be drawn up in German as a matter of principle. The Act does permit in Section 5(2) the use of a foreign language if all parties request it and the notary is sufficiently proficient—but for real estate transactions, German is the standard language for good reason: the deed must be readily usable in legal dealings, particularly with the land registry and the tax authorities. An English-language purchase agreement would create a need for translation at those offices and delay execution.

The combination of a German contract text with an English-language appointment is therefore a well-established middle ground. The deed meets all formal requirements, and the parties receive explanations in a language they command.

This is by no means limited to native English speakers. I regularly notarize for clients from India, from various Asian countries, or from the Middle East, whose native language is neither German nor English but who speak fluent English. For these parties, conducting the appointment in English is the simplest path—without an interpreter and without additional coordination. English then simply serves as a shared language of communication—as is already common in international business.

When an Interpreter Is Required

An interpreter becomes necessary when a party does not speak either German or the language in which the notarization is being conducted orally with sufficient proficiency. Section 16 of the Notarization Act governs this in detail: if the notary determines—whether based on personal assessment or the party's own statement—that someone is not sufficiently proficient in the language of the deed, this is noted in the record. Instead of a mere reading, the entire content of the deed must then be orally translated for that party.

The notary may do this personally if proficient in the relevant language. Otherwise, an interpreter is engaged. The interpreter translates the contract text section by section during the reading, the notary's legal explanations, and the questions and answers of the parties. The target language depends on what the party understands—it may be their native language, or it may be English if they are fluent. A Chinese buyer, for instance, who speaks no German but good English, may choose a German-English interpreter rather than a German-Chinese one. Both are permissible, and the choice depends on what the party feels most comfortable with.

Regarding the interpreter: the Notarization Act does not strictly require a generally sworn interpreter. In principle, any suitable, neutral person may perform the task. If the interpreter is not generally sworn, the notary is expected to administer an oath for the specific appointment—unless all parties waive this requirement (Section 16(3) of the Notarization Act). Close relatives of the party lacking language proficiency are excluded as interpreters, however—for example, the spouse or relatives in the direct line. This follows from the impartiality rules in Sections 6 and 7 of the Notarization Act, which apply to interpreters by analogy. The purpose is to ensure that the translation is independent and complete.

In practice, it is nonetheless advisable to engage a professional, sworn interpreter. Notarial contract texts employ specialized terminology that exceeds everyday language skills. Terms such as Auflassungsvormerkung (priority notice of conveyance), Globalgrundschuld (blanket land charge), or Zwangsvollstreckungsunterwerfung (submission to immediate enforcement) have no intuitive equivalents in other languages and require an interpreter who is familiar with the subject matter. The record is also signed by the interpreter.

Representation by an Authorized Representative

There is a further path that resolves the language question in a pragmatic way and is frequently chosen in practice: the non-German-speaking party grants power of attorney to a trusted person, who then represents them at the notarization appointment.

If the representative speaks German, the interpreter requirement is eliminated entirely. The principal need not appear in person at the notarization appointment. This considerably simplifies scheduling—particularly when the party lives abroad and traveling to Berlin specifically for the appointment would be cumbersome.

The bilingual contract draft is especially valuable in this constellation: the principal can read the contract at leisure in English beforehand, clarify open questions with me—by phone, email, or video conference—and then grant the power of attorney on an informed basis. At the actual notarization appointment, the German-speaking representative is present, and the notarization can proceed efficiently and without language barriers.

Regarding the form of the power of attorney: German law generally does not require a specific form for powers of attorney in real estate transactions (Section 167(2) of the German Civil Code)—meaning the power of attorney need not be notarized even though the underlying transaction requires notarization. The land registry does, however, require under Section 29 of the Land Registration Act that the power of attorney be presented in publicly certified form for use in land registry proceedings. And if the power of attorney is to be granted irrevocably, case law requires notarial form, because the principal in that case relinquishes decision-making authority upon granting it. The appropriate form therefore depends on the individual case and should be discussed in advance.

Interpreter Referrals and Lead Times

When a professional interpreter is needed, I have worked for years with Zänker Bureau (www.zaenker.de). The collaboration is well established, and their interpreters are familiar with notarial procedures and legal terminology. For a notarization appointment, it is essential that the interpreter receives the contract draft in advance and has time to prepare—a competent impromptu translation of texts of this length and complexity cannot reasonably be expected.

For common European languages—such as French, Spanish, Italian, Polish, or Russian—a few days' notice is generally sufficient in my experience. For less common languages such as Chinese, Arabic, Farsi, or Vietnamese, approximately two weeks should be planned to ensure a suitable interpreter is available.

The interpreter's costs are borne by the party who requires the translation. Depending on the language and duration of the appointment, they typically range between 300 and 600 euros. These costs are separate from the notary fee and are settled directly with the interpreter.

Which Path Suits Whom

Which of the options described is the right one in a given case depends on the circumstances.

If all parties speak English, the combination of a bilingual draft and an English-language notarization is usually the most straightforward solution. No interpreter costs arise, and the appointment follows its usual course—simply in English.

If a party cannot or does not wish to appear in person, representation by a German-speaking authorized representative offers a flexible alternative. The party can review the contract in English beforehand and need not travel specifically for the appointment.

If a party wishes to be present in person but commands neither German nor English to a sufficient degree, an interpreter is engaged. The appointment then takes longer because each section must be translated, and additional costs arise—but comprehension in a language the party commands with confidence is assured.

These options can also be combined. At an appointment with multiple parties, it may well occur that one participates in English, another is represented by an authorized representative, and a third brings an interpreter. Such mixed constellations are not uncommon in my office.

Clarification at the Start of the Engagement

When clients instruct me for a notarization involving non-German-speaking parties, I clarify several points at the outset: what languages do the parties speak? Should a bilingual draft be prepared? Will everyone appear in person, or will someone be represented? And will an interpreter likely be needed?

This early clarification is sensible because it determines the entire subsequent process. Someone who announces only shortly before the appointment that a party does not speak German may lose weeks—for instance, if an interpreter for a less common language must first be found and the contract draft reworked into a bilingual format. That is avoidable.

Closing Remark

German notarization law requires that all parties understand the content of the deed. The ways in which this understanding can be achieved are more varied than many parties initially assume. Let me know when placing your engagement what languages are involved—everything else follows from there.

Tobias Scheidacker
Notary in Berlin