Ein Notar arbeitet ohne Vorgesetzten und ohne Compliance-Abteilung. Er führt sein Amt eigenverantwortlich, verwaltet fremde Gelder und verwahrt Urkunden, die über Millionenbeträge verfügen. Daß der Staat diese Tätigkeit nicht unbeaufsichtigt läßt, liegt auf der Hand. Die Geschäftsprüfung nach § 93 BNotO ist das Instrument dieser Aufsicht.
Ein Prüfungssystem, das älter ist als die Bundesrepublik
Die regelmäßige Überprüfung notarieller Amtsführung geht auf das preußische Notarrecht zurück. § 93 BNotO regelt heute die Befugnisse der Aufsichtsbehörden. Die Vorschrift verpflichtet den Präsidenten des Landgerichts, in dessen Bezirk der Notar seinen Amtssitz hat, zur regelmäßigen Prüfung und Überwachung der Amtsführung. Für Berliner Notare liegt diese Zuständigkeit beim Präsidenten des Landgerichts Berlin II. Der Turnus beträgt vier Jahre, kann aber durch Zwischenprüfungen und Stichproben ergänzt werden, die keinen besonderen Anlaß erfordern. Bei einem neu bestellten Notar schreibt das Gesetz die erste Prüfung innerhalb der ersten zwei Amtsjahre vor. Durchgeführt wird sie von Richterinnen und Richtern auf Lebenszeit, denen Beamte der Justizverwaltung zur Seite stehen können. Die Notarkammer Berlin hat kein eigenes Prüfungsrecht, wird aber über die Ergebnisse informiert und kann ihrerseits Notare als Prüfer vorschlagen.
Von der Urkundenrolle bis zum Verwahrungsverzeichnis
Der Prüfungsumfang ist in § 93 Abs. 2 BNotO bewußt weit gefaßt. Gegenstand ist die ordnungsmäßige Erledigung der Amtsgeschäfte. Eine Notarrevision ist deshalb nicht an einem Nachmittag erledigt. Das erste und umfangreichste Prüfungsfeld betrifft die Urkundenführung. Seit dem 1. Januar 2022 müssen Notare das elektronische Urkundenverzeichnis (eUV) führen, das die frühere Urkundenrolle ersetzt hat. Die Prüfer gleichen ab, ob Beurkundungsnummern lückenlos vergeben und ob die Urkunden fristgerecht in das Elektronische Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer überführt wurden. Das zweite Feld sind die Verwahrungsgeschäfte. Jede Geldverwahrung auf einem Notaranderkonto muß im elektronischen Verwahrungsverzeichnis eingetragen sein. Die Prüfer gleichen die Kontostände mit den Buchungen ab und kontrollieren, ob die Auszahlungsvoraussetzungen des jeweiligen Treuhandauftrags tatsächlich vorlagen, bevor das Geld den Anderkontomechanismus verlassen hat.
Gebühren, Siegel und Datenschutz
Drittes Prüfungsfeld ist die Kostenberechnung. Das Gesetz verlangt ausdrücklich, daß eine größere Anzahl von Urkunden und Nebenakten durchzusehen und dabei die Kostenberechnung zu prüfen ist. Die Prüfer kontrollieren, ob der Notar die Gebühren nach dem GNotKG zutreffend berechnet und die Geschäftswerte richtig ermittelt hat. Auch eine zu niedrige Berechnung fällt auf, denn nachträgliche Korrekturen belasten die Mandantenbeziehung. Viertes Feld ist die Geschäftsstelle selbst, also die räumliche Ausstattung und die Erreichbarkeit des Notariats. Beim fünften Feld, der Siegelführung, wird geprüft, ob das Amtssiegel so verwahrt wird, daß unbefugte Dritte keinen Zugriff haben. Sechstens kontrollieren die Prüfer die technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Sicherung der personenbezogenen Daten, die im Notariat verarbeitet werden. Und das siebte Feld ist die Haftpflichtversicherung, deren Fortbestehen der Notar nachweisen muß. Ob daneben die Grundschuldbestellung vollständig vollzogen oder die Veräußerungsanzeige fristgerecht an das Finanzamt übermittelt wurde, ergibt sich aus der Durchsicht der einzelnen Akten.
Die GwG-Prüfung als eigenständiges Verfahren
Neben der Geschäftsprüfung nach § 93 BNotO gibt es eine separate Prüfung der Geldwäscheprävention nach § 51 Abs. 3 GwG. Beide Prüfungen liegen beim Präsidenten des Landgerichts und werden häufig im selben Termin durchgeführt, folgen aber unterschiedlichen Rechtsgrundlagen. Die GwG-Prüfung kontrolliert, ob der Notar ein wirksames Risikomanagement eingerichtet und die Identität der Beteiligten bei jeder Beurkundung anhand amtlicher Dokumente festgestellt hat. Geprüft wird auch die Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten. Der Leitfaden des Landgerichts Berlin von 2022 konkretisiert die Anforderungen für Berliner Notare. Die Prüfer sehen sich die internen Risikoanalysen an, nehmen Stichproben von Kaufvertragsakten und kontrollieren, ob bei auffälligen Transaktionen eine Verdachtsmeldung an die Financial Intelligence Unit (FIU) erstattet oder die Gründe für eine Nichtmeldung dokumentiert wurden. Seit dem 1. April 2023 dürfen Kaufpreiszahlungen im Immobilienbereich nicht mehr in bar abgewickelt werden, und auch die Einhaltung dieses Verbots gehört zum GwG-Prüfungsprogramm.
Was passiert, wenn die Prüfer etwas finden
Die mildeste Reaktion auf eine festgestellte Pflichtverletzung ist die Beanstandung im Prüfungsbericht. Der Notar wird aufgefordert, den Mangel zu beseitigen, und bei der nächsten Prüfung wird kontrolliert, ob das geschehen ist. Handelt es sich um eine Amtspflichtverletzung leichter Art, kann die Aufsichtsbehörde nach § 94 BNotO eine Mißbilligung aussprechen. Gegen die Mißbilligung kann der Notar innerhalb eines Monats Beschwerde einlegen, über die zunächst die nächsthöhere Aufsichtsbehörde und letztlich das Oberlandesgericht als Disziplinargericht entscheidet. Ist die Pflichtverletzung nicht nur leichter Art, leitet die Aufsichtsbehörde nach § 95 BNotO ein Disziplinarverfahren ein. Die Disziplinarmaßnahmen reichen nach § 97 BNotO vom Verweis über die Geldbuße bis zu 50.000 Euro bis zur Entfernung aus dem Amt. Bei einem Anwaltsnotar, wie es in Berlin die Regel ist, zieht die Amtsentfernung nach § 97 Abs. 5 BNotO zugleich die Ausschließung aus der Rechtsanwaltschaft nach sich.
Das Anwaltsnotariat als Berliner Besonderheit
Berlin gehört zu den Bundesländern, in denen das Anwaltsnotariat nach § 3 Abs. 2 BNotO gilt. Der Notar ist zugleich als Rechtsanwalt zugelassen und betreibt beide Berufe unter einem Dach, aber getrennt voneinander. Für die Revision bedeutet das, daß der Prüfer die organisatorische Trennung zwischen Notariat und Anwaltskanzlei überprüft. Notarielle Akten müssen separat geführt und verwahrt werden. Die Verschwiegenheitspflicht des Notars geht über die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht hinaus und darf nicht durch eine gemeinsame Aktenführung aufgeweicht werden. Die Verwahrung des Amtssiegels muß so organisiert sein, daß Mitarbeiter der Anwaltskanzlei keinen Zugriff haben. Im hauptberuflichen Nurnotariat, wie es in Bayern, Baden-Württemberg oder Sachsen besteht, stellen sich diese Abgrenzungsfragen nicht. Die Doppelstellung erzeugt einen zusätzlichen organisatorischen Aufwand, der bei der Prüfung eigens kontrolliert wird.
Warum die Revision auch die Mandanten schützt
Die Notarrevision hat eine Schutzfunktion, die über die Justizaufsicht hinausreicht. Die Prüfung der Anderkonten stellt sicher, daß treuhänderisch verwahrte Kaufpreisgelder nicht mit dem Geschäftskonto des Notariats vermengt werden. Die Kontrolle der Kostenberechnung schützt vor überhöhten Gebühren, aber auch vor zu niedrig berechneten Kosten, die nachträglich nachgefordert werden müßten. Und die Durchsicht der Urkundenverzeichnisse gewährleistet, daß Ihr Kaufvertrag archiviert ist und auch in dreißig Jahren noch aufgefunden werden kann. Wir bereiten die Revision vor, indem wir die Verzeichnisse, Verwahrungsbuchungen und Gebührenrechnungen des Prüfungszeitraums zusammenstellen. Die Prüfung selbst dauert bei einem durchschnittlichen Berliner Notariat mehrere Tage. Der Prüfungsbericht geht anschließend an den Notar und an die Notarkammer Berlin. Beanstandungen, die nicht innerhalb der gesetzten Frist behoben werden, können die nächste Eskalationsstufe auslösen.
Ein Kontrollsystem mit Substanz
Der vierjährige Regelturnus, ergänzt durch anlasslose Stichproben und die Erstprüfung innerhalb von zwei Jahren nach Amtsantritt, erzeugt eine Prüfungsdichte, die im Vergleich zu anderen freien Berufen hoch ist. Die Prüfer sind Richter auf Lebenszeit, die gegenüber dem geprüften Notar unabhängig sind. Die Konsequenzen reichen bis zum Verlust der beruflichen Existenz. Immobilienkäufer, Projektentwickler und Makler, die ihr Vertrauen in die notarielle Abwicklung setzen, profitieren mittelbar von diesem Aufsichtssystem.
Dieser Beitrag stellt die Rechtslage nach aktuellem Stand dar. Er dient der allgemeinen Information und ersetzt nicht die steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.
Tobias Scheidacker
Notar in Berlin
Quellen und weiterführende Links
- Kammergericht Berlin – Notarangelegenheiten
- Bundesnotarkammer – Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot)
- Landgericht Berlin – Notariatsangelegenheiten und Geldwäscheaufsicht
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