Das Beurkundungsgesetz unterscheidet zwischen der Beurkundung einer Willenserklärung und der Beglaubigung einer Unterschrift. Die Beurkundung nach §§ 8 ff. BeurkG erfaßt den Inhalt der Erklärung in einer Niederschrift, die vorgelesen, genehmigt und unterzeichnet wird; sie ist mit einer Belehrung über die rechtliche Tragweite verbunden. Die Unterschriftsbeglaubigung nach §§ 39, 40 BeurkG bezeugt nur die Echtheit der vor dem Notar geleisteten oder anerkannten Unterschrift. Welche Form das Gesetz im Einzelfall verlangt, entscheidet über Dauer und Kosten des Termins.
Was eine Beurkundung ist
Bei einer Beurkundung von Willenserklärungen wird eine förmliche Niederschrift aufgenommen (§ 8 BeurkG). Diese Niederschrift muß den Beteiligten vorgelesen, von ihnen genehmigt und eigenhändig unterzeichnet werden (§ 13 BeurkG). Der Notar ist verpflichtet, den Willen der Beteiligten zu erforschen, den Sachverhalt zu klären, über die rechtliche Tragweite des Geschäfts zu belehren und dafür zu sorgen, daß unerfahrene Beteiligte nicht benachteiligt werden (§ 17 BeurkG).
Dieser Aufwand ist bei Rechtsgeschäften gerechtfertigt, bei denen die Erklärung bindend und weitreichend ist. Wer ein Grundstück kauft, soll wissen, was er erklärt; dasselbe gilt für die GmbH-Gründung oder den Erbvertrag. Die Beurkundung erzeugt eine öffentliche Urkunde mit erhöhtem Beweiswert; ist eine Zwangsvollstreckungsunterwerfung aufgenommen, kann die Urkunde unmittelbar vollstreckbar sein.
Die Kosten richten sich nach dem Geschäftswert (§ 34 GNotKG) und der Gebührentabelle B. Beim Kaufvertrag über eine 400.000-Euro-Wohnung beträgt die Beurkundungsgebühr nach KV Nr. 21100 GNotKG rund 1.708 € netto; hinzu kommen Betreuungs-, Vollzugs- und Auslagengebühren sowie Mehrwertsteuer.
Was eine Unterschriftsbeglaubigung ist
Die Unterschriftsbeglaubigung ist davon zu unterscheiden. Sie ist in § 39 BeurkG geregelt: Anstelle einer förmlichen Niederschrift genügt ein Vermerk, der das Zeugnis, die Unterschrift und das Siegel des Notars enthält. Bei der Beglaubigung nach § 40 BeurkG bezeuge ich, daß eine identifizierte Person eine Unterschrift vor mir vollzogen oder anerkannt hat. Die Urkunde selbst wird nicht verlesen, und über deren Inhalt wird nicht belehrt; geprüft wird sie nur darauf, ob Gründe bestehen, die Amtstätigkeit zu versagen (§ 40 Abs. 2 BeurkG).
Entsprechend kurz ist der Termin. Eine Unterschriftsbeglaubigung dauert in der Praxis fünf bis fünfzehn Minuten; mehrere Beglaubigungen lassen sich in einem einzigen Termin erledigen.
Die wichtigsten Anwendungsfälle der Beglaubigung
Eine Reihe praktisch bedeutsamer Vorgänge verlangt vom Gesetz her nur eine öffentlich beglaubigte Unterschrift, keine volle Beurkundung.
Den größten Anwendungsbereich haben Handelsregisteranmeldungen. Verlegt eine GmbH ihren Sitz oder bestellt sie einen neuen Geschäftsführer, ist die Anmeldung beim Handelsregister in öffentlich beglaubigter Form einzureichen (§ 12 HGB). Dasselbe gilt für die Änderung des Unternehmensgegenstands, die Erteilung einer Prokura oder die Anmeldung einer Zweigniederlassung. Eine volle Beurkundung ist dafür nicht erforderlich. Der Anmeldetext kann vorbereitet oder auf Wunsch durch unsere Kanzlei entworfen werden; im Termin unterzeichnet der Geschäftsführer vor mir, und ich beglaubige die Unterschrift.
Ein zweites großes Feld sind Löschungsbewilligungen und sonstige Grundbucherklärungen. Soll eine Grundschuld nach vollständiger Tilgung gelöscht werden, benötigt das Grundbuchamt eine Löschungsbewilligung der Bank in öffentlich beglaubigter Form (§ 29 GBO). Auf dieselbe Form sind auch Genehmigungserklärungen angewiesen, die ein Beteiligter abgibt, der beim ursprünglichen Beurkundungstermin nicht anwesend war, etwa wenn ein Miteigentümer einem Kaufvertrag nachträglich zustimmt.
Für Vollmachten kann die Unterschriftsbeglaubigung ebenfalls ausreichen. Das DNotI hat in einem Gutachten vom Januar 2023 klargestellt, daß die notariell beglaubigte (nicht notariell beurkundete) General- und Vorsorgevollmacht für den Grundbuchverkehr ausreichend sein kann. Soll die Vollmacht Grundstücksgeschäfte umfassen und im Grundbuchverfahren verwendet werden, ist eine beglaubigte Unterschrift das gesetzliche Mindesterfordernis; eine Beurkundung bietet zusätzlich Schutz, weil dabei über den Inhalt belehrt wird.
Praktisch bedeutsam ist die Verwalterzustimmung beim WEG-Verkauf. Wird eine Eigentumswohnung verkauft und sieht die Teilungserklärung eine Verwalterzustimmung vor, muß diese Zustimmung in grundbuchtauglicher Form vorliegen (§ 29 GBO), also mit notariell beglaubigter Unterschrift des Verwalters. Der Verwalter muß dafür nicht zum beurkundenden Notar; er kann auch zu einem anderen Notar seiner Wahl gehen. Auf demselben Wege wird die Löschung eines Nießbrauchs bewilligt, wenn der Berechtigte auf sein Recht verzichtet.
Was eine Beglaubigung nicht kann
Die Beglaubigung ist die günstigere Form und hat klare Grenzen. Eine vollstreckbare Ausfertigung ist aus einer bloßen Unterschriftsbeglaubigung nicht zu erhalten; die Urkunde berechtigt nicht zur unmittelbaren Zwangsvollstreckung. Wer eine Zwangsvollstreckungsunterwerfung erklären will, wie sie beim Kaufvertrag den raschen Zugriff bei Zahlungsverzug ermöglicht, ist auf die Beurkundung angewiesen.
Bei der Beglaubigung findet außerdem keine Belehrung statt. Die Beglaubigung setzt voraus, daß der Unterzeichner den Inhalt der Urkunde kennt und versteht; eine Erläuterung des Inhalts durch den Notar gehört nicht zum Beglaubigungsvorgang.
Bestimmte Rechtsgeschäfte verlangen kraft Gesetzes die Beurkundung: der Kaufvertrag über ein Grundstück (§ 311b BGB), die GmbH-Gründung (§ 2 GmbHG), die Abtretung von GmbH-Anteilen (§ 15 GmbHG) und der Erbvertrag (§ 2276 BGB). All das erfordert die volle notarielle Beurkundung mit Niederschrift, Vorlesen und Belehrung; eine bloße Beglaubigung wäre formunwirksam.
Was die Beglaubigung kostet
Die Kosten für eine Unterschriftsbeglaubigung richten sich nach KV Nr. 25100 GNotKG. Angesetzt wird eine 0,2-Gebühr aus dem jeweiligen Geschäftswert, mindestens 20 Euro, höchstens 70 Euro, zuzüglich Auslagen und 19 % Mehrwertsteuer. In der Praxis bedeutet das:
HR-Anmeldung Adreßänderung (Geschäftswert typisch 25.000 €): Gebühr 32,60 € → gesamt brutto ca. 63 €. Löschungsbewilligung Grundschuld (Geschäftswert 100.000 €): Gebühr 70 € (Höchstbetrag) → gesamt brutto ca. 107 €. Verwalterzustimmung WEG-Verkauf oder Vollmacht für Grundstücksgeschäft: jeweils gesamt brutto ca. 107 €.
Im Vergleich beträgt die Beurkundungsgebühr für einen Kaufvertrag über 400.000 Euro allein rund 1.708 € netto, ohne Betreuungs-, Vollzugs- und Auslagengebühren. Für die Unterschriftsbeglaubigung der Auflassungsvollmacht, die ein abwesender Miteigentümer erteilt, zahlt dieser höchstens 107 Euro brutto. Die Gebühren sind gesetzlich vorgegeben und nicht verhandelbar; die Tabelle des GNotKG gilt bundesweit.
Identitätsfeststellung und Termin
Auch bei der Beglaubigung wird die Identität des Unterzeichners festgestellt (§ 40 Abs. 4 BeurkG i.V.m. § 10 BeurkG). Erforderlich ist ein Personalausweis oder Reisepaß im Original. Ich identifiziere die Person und trage im Beglaubigungsvermerk ein, wie ich mir Gewißheit über die Person verschafft habe.
In unserer Berliner Kanzlei sind Beglaubigungstermine in der Regel innerhalb weniger Tage möglich, auf Wunsch auch kurzfristig. Die Urkunde wird im Regelfall fertig mitgebracht; geprüft wird sie nur darauf, ob Gründe gegen eine Amtstätigkeit sprechen, nicht aber Inhalt oder Vollständigkeit der Erklärung. Für eine Handelsregisteranmeldung kann der Text vorab erstellt oder durch unsere Kanzlei entworfen werden; bei einer Löschungsbewilligung genügt die Mitnahme des Bankschreibens.
Beglaubigungen können auch nach einem Beurkundungstermin erledigt werden, etwa wenn eine im Kaufvertrag vorgelegte Vollmacht noch durch eine Genehmigung des Vollmachtgebers ergänzt werden muß; der Vollmachtgeber kann dafür den Notar seiner Wahl aufsuchen.
Welche Form das Gesetz verlangt
Die Formfrage stellen meist nicht die Beteiligten selbst, sondern die Stelle, die die Urkunde später entgegennimmt. Das Grundbuchamt verlangt die öffentlich beglaubigte Unterschrift nach §§ 39, 40 BeurkG i.V.m. § 29 GBO; das Registergericht stützt sich auf § 12 HGB; bei beurkundungspflichtigen Rechtsgeschäften benennen die jeweiligen Spezialnormen die Form. Bei Unklarheit über die zutreffende Form kann diese vorab geklärt werden.
Dieser Beitrag stellt die Rechtslage nach aktuellem Stand dar. Er dient der allgemeinen Information und ersetzt nicht die rechtliche Beratung im Einzelfall.
Tobias Scheidacker
Notar in Berlin
