Nach der Beurkundung einer Vorsorgevollmacht stellt sich die Frage, ob die Urkunde im Ernstfall überhaupt gefunden wird. Dafür sorgt das Zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer, in dem inzwischen über sieben Millionen Vorsorgeverfügungen verzeichnet sind. Wie die Eintragung abläuft, was sie kostet und warum sie über die Wirkung der Vollmacht im Betreuungsfall entscheidet, ist der Gegenstand dieses Beitrags.
Das Zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer
Wann sich eine notarielle Vollmacht überhaupt lohnt, wofür sie reicht und was sie kostet, habe ich an anderer Stelle ausführlich behandelt — in dem Überblick zur notariellen Vorsorgevollmacht als Alternative zur Betreuung. Dort kommt das Register nur am Rande vor. Es verdient eine eigene Betrachtung, weil es der Schritt ist, der aus einer wirksamen Urkunde ein im Ernstfall auffindbares Dokument macht.
Das Zentrale Vorsorgeregister ist ein bundesweites, vollständig elektronisches Verzeichnis. Die Bundesnotarkammer führt es nach § 78a BNotO als amtliche Registerbehörde unter der Rechtsaufsicht des Bundesjustizministeriums. Verzeichnet werden Vorsorgevollmachten, Betreuungsverfügungen, Patientenverfügungen und seit der Betreuungsrechtsreform auch der Widerspruch gegen eine Vertretung durch den Ehegatten nach § 1358 BGB. Anfang Mai 2026 meldete die Bundesnotarkammer mehr als sieben Millionen registrierte Verfügungen; rund neun von zehn der dort verzeichneten Vollmachten wurden notariell beurkundet.
Die Eintragung durch den Notar nach der Beurkundung
Bei einer notariell beurkundeten Vorsorgevollmacht trage ich die Daten standardmäßig in das Register ein und weise in der Urkunde darauf hin. Rechtlich ist die Eintragung freiwillig, und sie ersetzt nicht die Vollmacht selbst, sondern weist nur auf sie hin. In meiner Praxis hat sich bislang aber kein Mandant gegen die Registrierung entschieden — sie wird durchweg als sinnvoll empfunden. Wer eine privatschriftliche Vollmacht verfaßt hat, meldet sie dagegen über das Online-Portal des Registers selbst an.
Möglich ist die Eintragung durch den Notar, weil Notare beim Vorsorgeregister als registrierungsberechtigte Stelle hinterlegt sind; § 78b Abs. 2 BNotO sieht ausdrücklich vor, daß auch Notare die Registergebühren für die Registerbehörde entgegennehmen. Die Registrierungsdaten übermittle ich unmittelbar im Anschluß an die Beurkundung an die Bundesnotarkammer. Der Vollmachtgeber muß sich um nichts weiter kümmern. So erklärt sich auch der hohe Anteil notariell beurkundeter Vollmachten im Register — der Eintragungsweg ist hier kürzer als bei der Selbstregistrierung.
Der Inhalt eines Registereintrags
Das Register ist ein Auffinde-Verzeichnis, kein Urkundenarchiv. Gespeichert werden Angaben darüber, daß eine Verfügung existiert, wer sie verwahrt, wer als bevollmächtigte Vertrauensperson oder vorgeschlagener Betreuer benannt ist, welche Bereiche die Vollmacht in groben Stichworten umfaßt — etwa Gesundheitssorge, Vermögensangelegenheiten, Aufenthaltsbestimmung — und die Personendaten des Vollmachtgebers. Der Wortlaut der Urkunde selbst wandert nicht in das Register. Die Vollmacht bleibt dort, wo sie hingehört: beim Vollmachtgeber und in meiner Urkundensammlung.
Diese Trennung ist bewußt so angelegt. Ein Gericht, das im Betreuungsverfahren das Register abfragt, soll erfahren, daß eine Vollmacht besteht und wer Bevollmächtigter ist — den Inhalt klärt es dann anhand der Urkunde, die der Bevollmächtigte vorlegt. Der eingetragene Datensatz verrät also, daß vorgesorgt wurde, nicht wie. Wer den Bevollmächtigten später wechselt oder den Umfang ändert, läßt den Datensatz anpassen; die zugrundeliegende Urkunde wird dadurch nicht berührt.
Wer Auskunft aus dem Register erhält
Das Vorsorgeregister ist nicht öffentlich. Nach § 78b Abs. 1 BNotO erteilt die Registerbehörde Auskunft allein Gerichten und Ärzten — Ärzten zudem nur, soweit die Auskunft für die Entscheidung über eine dringende medizinische Behandlung erforderlich ist. Eine Bank, ein Vermieter oder ein Angehöriger kann den Bestand nicht abfragen. Für die praktische Wirkung der Vollmacht ist vor allem das Betreuungsgericht entscheidend.
Leitet ein Gericht ein Betreuungsverfahren ein, fragt es das Register routinemäßig ab; 2022 geschah das in knapp 198.000 Verfahren. Findet sich dort eine Eintragung, erfährt das Gericht sofort, daß eine Vollmacht existiert, und kann von der Bestellung eines Betreuers absehen. Genau hier greift der Vorrang der Vollmacht vor der staatlichen Betreuung, den § 1814 Abs. 3 BGB anordnet. Dieser Vorrang wirkt allerdings nur, wenn das Gericht von der Vollmacht erfährt. Ist nichts eingetragen und legt auch kein Angehöriger die Urkunde vor, bestellt das Gericht einen Betreuer — obwohl eine Vollmacht im Schreibtisch liegt. Die Eintragung ist der Weg, auf dem die Vorsorge das Gericht erreicht.
Im medizinischen Notfall ist die Lage anders als im Betreuungsverfahren: Ärzte und Ersthelfer müssen zunächst überhaupt erfahren, daß eine Vorsorge besteht. Dafür gibt die Bundesnotarkammer ohne zusätzliche Kosten die ZVR-Card aus — eine Karte im Scheckkartenformat mit der Registrierungsnummer und den Telefonnummern von bis zu zwei Vertrauenspersonen. Sie liegt im Portemonnaie zwischen den übrigen Karten; wird im Ernstfall die Identität anhand der Papiere geprüft, findet sich auch der Hinweis auf die Vollmacht, und die benannte Vertrauensperson läßt sich sofort erreichen. Ich gebe die Karte nach der Eintragung mit aus; sie wird gern angenommen, weil sie die Vorsorge genau dort sichtbar macht, wo im Notfall zuerst gesucht wird.
Die Kosten der Registrierung
Die Registergebühr fällt einmalig an und ist von den Kosten der Beurkundung getrennt. Was die notarielle Beurkundung einer Vorsorgevollmacht nach dem GNotKG kostet, ist im verlinkten Überblicksartikel dargestellt. Für die Eintragung in das Register selbst gilt die Gebührensatzung der Bundesnotarkammer. Sie staffelt nach Kommunikationsweg und Zahlungsart. Am günstigsten ist die Online-Anmeldung mit Lastschrift für 20,50 Euro; mit Überweisung sind es online 23,00 Euro. Auf dem Postweg liegt die Gebühr bei 23,50 Euro mit Lastschrift und 26,00 Euro mit Überweisung. Die erste benannte Vertrauensperson ist in der Grundgebühr enthalten; jede weitere kostet online 3,50 Euro, auf dem Postweg 4,00 Euro. Spätere Änderungen der Daten, die Löschung einer Registrierung und die Eintragung eines Widerrufs sind gebührenfrei. Diese einmalige Gebühr steht den laufenden Kosten einer gerichtlich angeordneten Betreuung gegenüber, die seit dem Kostenrechtsänderungsgesetz 2025 zum 1. Januar 2026 im Schnitt um 12,7 Prozent gestiegen sind. Die Eigenvorsorge bleibt damit auch wirtschaftlich der schlankere Weg.
Die Eintragung in der Vorsorgepraxis
In der Vorsorgepraxis ist die Registrierung damit der letzte, kurze Schritt nach der Beurkundung. Auf demselben Weg läßt sich auch der Widerspruch gegen die Vertretung durch den Ehegatten nach § 1358 BGB vermerken — für alle, die gerade diese gesetzliche Vertretung nicht wünschen. Eine Vollmacht entfaltet ihren Sinn dort, wo der Vollmachtgeber selbst nicht mehr sprechen kann; das Register sorgt dafür, daß dann auch die zuständige Stelle von ihr erfährt.
Dieser Beitrag stellt die Rechtslage nach aktuellem Stand dar. Er dient der allgemeinen Information und ersetzt nicht die rechtliche Beratung im Einzelfall.
Tobias Scheidacker
Notar in Berlin
